راه اندازی سامانه الکترونیکی مناقصه‌هابرای شفافیت عملکردآستان قدس

خبرگزاری مهر: آستان قدس رضوی از نهاد‌های بزرگ فعال در امور مذهبی، فرهنگی و اجتماعی است که به سبب در اختیار داشتن موقوفات و حجم قابل توجه نیروی انسانی، همواره مورد توجه بوده است. به گونه‌ای که در برخی محافل، از این نهاد به عنوان ارگانی ثروتمند یاد می‌شود که عملکرد آن نیازمند شفافیت و پاسخگویی است. از سه سال گذشته با انتصاب حجت الاسلام و المسلمین رییسی به عنوان تولیت این آستان، اقداماتی درخصوص شفاف سازی عملکرد صورت گرفته که از میان آن‌ها می‌توان به ارائه گزارش رسانه‌ای منظم، حسابرسی حاکمیتی علاوه بر حسابرسی داخلی، پرداخت مالیات تکلیفی و ... اشاره کرد.
معاونت اداری و پشتیبانی آستان قدس رضوی تحت عنوان جدید از اردیبهشت ماه امسال از تفکیک معاونت سابق توسعه مدیریت و پشتیبانی آستان قدس به دو معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی و معاونت اداری و پشتیبانی ایجاد شده است. برای آشنایی بیشتر با این مجموعه خبرگزاری مهر به گفتگو با احسان ارکانی معاونت اداری و پشتیبانی آستان قدس رضوی پرداخت که در ادامه مشروح آن را می‌خوانید:
به طور دقیق بفرمایید وظیفه حوزه‌ای که مسئولیتش را برعهده دارید چیست؟
مجموعه معاونت توسعه مدیریت و پشتیبانی آستان قدس رضوی در حدود بیش از 2 سال گذشته ماموریت اصلی اش شامل پرداخت‌های مجموعه عظیم آستان قدس رضوی، امور اداری و برنامه ریزی نیرو انسانی بود که در قالب مدیریت اداری و مالی و مدیریت توسعه و نوسازی اداری به مرحله اجرا می‌رساند. مدیریت بودجه نیز در این معاونت، امور مرتبط با بودجه را برعهده داشت. امور پشتیبانی، نقلیه و ارائه خدمات به بخش‌های مختلف آستان قدس رضوی نیز در این مجموعه پیگیری می‌شد.
از زمان حضور حجت الاسلام و المسلمین رئیسی در آستان قدس، با توجه به سیاست‌ها و منشور هفتگانه ابلاغی مقام معظم رهبری، این معاونت علاوه بر ماموریت‌های قبلی، ماموریت ها، برنامه‌ها و پروژه‌های جدیدی را لازم داشت که در حال پیگیری است.
به طور مشخص چه سیاست‌های متفاوتی نسبت به قبل در دوره مدیریت تولیت جدید اتخاذ شد؟
یکی از تاکیدات مهم تولیت معظم، عدالت در پرداخت‌های پرسنلی است. تاکید شده است که پرداخت‌های بدون قاعده اصلاح و یکسان سازی مجموعه قرارداد‌های استخدامی و به کار گیری پرسنل، مورد بررسی قرار گیرد؛ تا بر اساس آن، نظام عادلانه پرداخت حقوق و دستمزد در طبقات مختلف کاری و سطوح مدیریتی اجرایی گردد.
موضوع ارتقا و ترویج عدالت در پرداخت‌های پرسنلی بعد از بررسی‌های کارشناسی و طرح در شورای مدیران آستان قدس رضوی و با تایید قائم مقام و تولیت آستان قدس رضوی در قالب نظام نامه‌ای تحت عنوان «نظام نامه پرداخت عادلانه حقوق و دستمزد» تبیین و ابلاغ شده و از ماه جاری اجرا خواهد شد.
از جمله نکات مهمی که در نظام نامه پرداخت عادلانه حقوق و دستمزد مورد توجه قرار گرفته، تعیین سقفی برای پرداخت است و اجازه پرداخت بیشتر از سقف حقوقی داده نمی‌شود. با این قابلیت در نظر گرفته شده در نظام نامه، اهرمی وجود دارد که بواسطه آن شکاف پرداخت حقوق وجود نداشته باشد.
آستان قدس رضوی به عنوان اولین دستگاه کشور موضوع حمایت از فرزندآوری را با توجه به سیاست افزایش جمعیت ابلاغی مقام معظم رهبری در قالب احکام حقوقی و کارگزینی پرسنل در نظر گرفته است. در اکثر دستگاه‌های اجرایی حداکثر تا سه فرزند حق اولاد پرداخت می‌شود، اما در آستان قدس، نه تنها این سقف برداشته شده بلکه از فرزند اول تا فرزند چهارم به صورت پلکانی حق اولاد افزایش می‌یابد.
سعی شده تا سیاست‌های پرداختی حقوق طبقات پایین‌تر شغلی، افزایش و طبقات بالاتر، کمی کاهش یابد تا فاصله دو رتبه دریافتی عادلانه شود. پس از تفکیک معاونت توسعه مدیریت و پشتیبانی آستان قدس رضوی، تعدادی از مدیریت‌های زیر مجموعه سایر معاونت‌ها به معاونت اداری و پشتیبانی آستان قدس رضوی ملحق شدند که شامل مرکز گزینش، موسسه تامین و پشتیبانی رضوی، مرکز امور خادمین می‌باشد.
یکی از مهمترین ماموریت‌های ابلاغی تولیت آستان قدس رضوی که با جدیت دنبال می‌شود استفاده از ظرفیت خادمیاریان استانی در مجموعه آستان قدس است. خادمیاری پیش از این در مجموعه آستان قدس رضوی با این شکل و حجم وجود نداشته است، اما اکنون بیش از 190 هزار خادمیار در سامانه خادم یاری داریم.
وضعیت نیروی انسانی در مجموعه شما به چه صورتی است و تاسیس موسسه تامین و پشتیبانی چه آثاری داشته است؟
نیروی انسانی در آستان قدس، مفهوم گسترده‌ای را شامل می‌شود که در حقیقت سرمایه انسانی است. سرمایه انسانی در آستان قدس از خادمان خدمتگزار به درگاه حضرت علی بن موسی الرضا (ع) شروع می‌شود و خادمیارانی که در استان‌ها و شهرستان‌ها به نام امام رضا (ع) خدمت می‌کنند را نیز شامل می‌شود. ذ. کارکنان اداری و نیرو‌های موجود در پروژه‌های عمرانی و شرکت‌های وابسته آستان قدس هم بعدی دیگر از سرمایه انسانی را تشکیل می‌دهند.
بخشی از نیرو‌های آستان قدس در سازمان مرکزی حضور دارند، بخشی در موسسات فرهنگی فعال بودند که اکنون تحت مدیریت سازمان فرهنگی آستان قدس رضوی فعالیت دارند. نیرو‌هایی نیز در شرکت‌های تابعه سازمان اقتصادی آستان در حال کار هستند. اما نیرو‌های پراکنده شرکت‌های مختلف خدماتی، نظافتی و حفاظتی از سال 95 به دستور تولیت آستان قدس و برای رفع تبعیض در نوع قراردادها، نظام مندی پرداخت و بهره‌مند شدن از ابزار‌های حمایتی مانند بیمه و قانون کار، در قالب موسسه تامین و پشتیبانی سامان دهی شدند که باعث می‌شود بتوانیم به صورت تجمیعی از ظرفیت موجود استفاده کنیم.
ایجاد این موسسه باعث افزایش رضایت پرسنل شده است و تمامی افراد تحت پوشش این موسسه علاوه بر قرارگیری تحت پوشش بیمه تامین اجتماعی می‌توانند از مزایای قانون کار، خدمات رفاهی، طبقه بندی مشاغل و تسهیلات صندوق قرض الحسنه استفاده کنند.
آیا جذب نیروی جدید هم در دستور دارید؟
بر اساس بخشنامه ابلاغ شده مقرر است جذب و استخدام نیرو تا اجرای برنامه‌ها و سازماندهی نیروی انسانی موجود متوقف شود و پس از برآورد ظرفیت‌های موجود نیروی انسانی، تصمیم به جذب نیرو بگیریم.
در حال تدوین سامانه جامع منابع انسانی هستیم تا بتوانیم برآورد دقیقی از ظرفیت شرکت ها، نیرو‌های سازمان فرهنگی، حرم مطهر، سازمان مرکزی و موسسه تامین و پشتیبانی داشته باشیم تا بتوان بر اساس نتایج آن تصمیم دقیق و درستی گرفت. اگر برنامه ریزی جهت جذب نیرو آغاز شود، ضمن اعلام شرایط، اطلاع رسانی‌های لازم برای فرایند استخدام نیز انجام می‌شود.
جذب نیرو‌های افتخاری مانند خادمیاران چه آثاری داشته است؟
اکثر فعالیت‌هایی که در آستان قدس در حال انجام است می‌تواند در قالب خدمت خادمیاران به انجام برسد و بسیاری از افراد خادم، رقبت دارند تا بسیاری از خدمات را در قالب خدمات تخصصی هم انجام دهند. بسیاری از افرادی که در قالب انتظامات در حرم خدمت می‌کنند نیرو‌های افتخاری هستند که اگر فرایند خدمت افتخاری نبود باید به تعداد افراد، نیرو جذب و استخدام می‌کردیم.
از ظرفیت نیرو‌های افتخاری می‌توان در مشاغل و خدمات پیرامونی حرم مطهر استفاده کرد. نیرو‌های کار در حوزه معاونت تبلیغات در بخش مکبرین، پاسخگویی به سوالات و همچنین انتظامات صحن‌ها و مهمانسرا تا درصد بسیار بالایی می‌توانند با جایگزینی نیرو‌های افتخاری تکمیل شوند.
هر یک از معاونت‌های آستان قدس که برای خدمات تخصصی نیاز به نیروی افتخاری داشته باشد می‌توانند اعلام کنند تا تامین نیرو از ظرفیت خادم افتخاری انجام شود.
در راستای شفاف سازی عملکرد آستان قدس برای ساماندهی مزایده‌ها و مناقصه‌ها چه برنامه‌ای دارید؟
بر اساس گستردگی بخش‌ها در طی سال نیازمند انعقاد قرارداد‌ها و یا خرید‌های مختلفی هستیم تا نیاز مستمر خدمات و کالای مورد نیاز را تامین کنیم. از اقداماتی که به صرفه و صلاح است تجمیع خرید‌ها است که در قالب یک مناقصه و یا مزایده آن‌ها را انجام می‌دهیم.
راه اندازی سامانه آنلاین و الکترونیکی مناقصه‌ها و مزایده‌ها از جمله کار‌هایی است که در دستور کار معاونت اداری و پشتیبانی است. هم اکنون نیز مناقصه‌ها و مزایده‌ها از طریق سامانه کشوری انجام می‌شود، اما ایجاد سامانه اختصاصی برای آستان قدس با هدف برنامه ریزی و خدمت رسانی بیشتر، دنبال می‌شود. زمانی که مناقصات و مزایده‌ها تحت وب و الکترونیکی انجام شود بسیاری از مشکلات که در روش‌های سنتی وجود داشته برطرف خواهد شد و کلیه عملیات فروش و واگذاری خدمات در فرایندی نظام مند، دقیق، شفاف و عادلانه انجام می‌شود.
برای ایجاد نظم مالی در آستان قدس چه اقداماتی انجام شده است؟
از زمانی که درخواستی برای یک خرید یا ارائه خدمات منعکس می‌شود، تقاضا بررسی می‌شود که آیا در برنامه سالانه آن معاونت و یا حوزه درخواست کننده مشخص شده یا خیر. سپس معاونت برنامه ریزی موافقت خود را برای تخصیص هزینه اعلام می‌کند تا تامین اعتبار انجام شود. اداره ممیزی فرایند تطبیق با آیین نامه معاملات و نظام‌مند بودن فرایند خرید را کنترل می‌کند. اداره تدارکات پس از تایید اداره ممیزی از طریق مناقصه و استعلام و سایر روش‌های قانونی برای خرید کالا و یا تامین خدمات اقدام می‌کند. نماینده‌ای از اداره کل بازرسی در تمامی فرایند خرید حضور دارد. در صورتی که قراردادی منعقد شود، نسخه‌ای را جهت اظهار نظر به معاونت حقوقی و حراست نیز ارسال می‌شود.
پس از خرید کالا یا تامین خدمات، فرایند بعدی کنترل هم توسط مدیریت حسابرسی داخلی و در مجموعه‌های اقتصادی توسط سازمان حسابرسی انجام می‌شود. آستان قدس رضوی شاید تنها نهادی باشد که حجم بالایی از اهرم‌های کنترلی، فرایند مالی آن را کنترل و نظارت می‌کنند.
خرید کالا و خدمات داخلی و ایرانی از مواردی است که در نظام پرداختی به آن توجه ویژه شده و اگر مجموعه‌ای کالای دارای مشابه داخلی را خرید کند در اداره ممیزی تایید نمی‌شود و فرد خاطی باید پاسخگو باشد. یکی از اقدامات انجام شده در معاونت اداری و پشتیبانی، اصلاح فرایند‌های هزینه‌ای است که می‌تواند با برنامه ریزی به حداقل برسد. نمونه این موضوع تامین محل اسکان و اقامت میهمانان است که با سیاست‌های اتخاذ شده، از ظرفیت‌های موجود مورد استفاده قرار خواهد گرفت تا هزینه مهمانسرا و یا هتل اقامت میهمانان را به حداقل برسانیم.
تجمیع درخواست‌های خرید از جمله اقدامات دیگر در حوزه ایجاد نظم مالی است که اگر چند مجموعه تقاضای کالایی مشخص را دارند، خرید به صورت عمده انجام شود تا هزینه‌ها به حداقل برسد. این اقدام مهم با اجرایی کردن نظام الکترونیکی خرید صورت می‌گیرد که در آن بتوان از طریق سامانه الکترونیکی، اقلام، کالا و خدمات مورد نیاز را اطلاع رسانی کنیم و مجموعه‌های واگذاری خدمات و فروشندگان کالا، قیمت‌های خود را پیشنهاد دهند تا با کمترین قیمت پیشنهادی موارد مورد نیاز تامین شوند.
سامانه‌ای کردن روش تهیه بلیت هواپیما یکی ازمصداق‌های نظام الکترونیکی خرید است. در گذشته چند معاونت بلیت مورد نیاز برای یک مقصد را با چندین قیمت مختلف خریداری می‌کردند، اما معاونت اداری و پشتیبانی آستان قدس رضوی تمامی درخواست‌ها را 24 ساعت قبل از سفر از بخش‌ها دریافت و به کمترین قیمت موجود بلیت برای مقصد درخواستی از طریق سامانه تعریف شده تامین می‌کند