جلال مدیر اجرایی بازاریابی است و به عنوان بخشی از نقش خود، مسئول تبلیغ و ترویج محصولی جدید است. کار او در رابطه با تبلیغ زیر نظر مدیر محصول است. مدیر محصول کارشناس این نوع محصول است و مسئولیت هماهنگ‌سازی افراد در همه‌ی بخش‌های سازمان را بر عهده دارد تا محصول را با موفقیت ارائه کنند. با این حال، جلال همچنین باید به مدیر بازاریابی نیز گزارش دهد. مدیر بازاریابی مسئول مستقیم نظارت بر عملکرد کلی، حقوق و مزایا و همچنین پیشرفت حرفه‌ای جلال است.

این مثال ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما در واقع رویکرد مدیریتی بسیار موفقیت‌آمیزی است که «مدیریت ماتریسی» نامیده می‌شود. این رویکرد توسط شرکت‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که در حالی که هزینه‌‌های نیروی انسانی را تحت کنترل دارند، باید تأثیر مدیران کارشناس را هم به حداکثر برسانند. اگر سازمان شما دارای ساختار مدیریت ماتریسی است، احتمال دارد در تصمیم‌گیری‌های مهمی مشارکت داده شوید و شاید مانند جلال مدیرانی با دانش تخصصی داشته باشید که راهنمایی‌های کارشناسانه به شما می‌دهند.

اما مدیریت در سازمان ماتریسی (Matrix Organization) می‌تواند چالش‌هایی نیز به همراه داشته باشد. ما در این مقاله توضیح خواهیم داد که مدیریت ماتریسی چیست و چگونه می‌تواند برای سازمان مفید باشد و شما چگونه می‌توانید در این ساختار پیشرفت کنید.

درباره‌ی مدیریت سازمان ماتریسی

ساختار مدیریت در سازمان ماتریسی، ساختاری سازمانی است که در آن افراد به چند مدیر که نقش‌های مختلفی دارند گزارش می‌دهند. شکل زیر ماتریس موجود در مثال بالا را نشان می‌دهد.

نمونه‌ی ساختار سازمان ماتریسی

در این مثال مدیر عملیات بر کاری نظارت دارد که مربوط به عملیات است مانند بازاریابی، امور مالی یا فروش. مدیر محصول امور مربوط به محصولات یا بازار خاصی را تحت نظر دارد. او گروه‌های چندوظیفه‌ای را اداره می‌کند که اعضایش برای کار روی محصولات خاصی گرد هم می‌آیند.

بسیاری از سازمان‌ها در مقیاس بزرگ‌تری از مدیریت ماتریسی استفاده می‌کنند. مدیران عملیاتی مسئولیت عملکرد در سطحی بین‌المللی را بر عهده دارند و مدیران کشوری کارهای موجود در مناطق یا کشورهای خاصی را تحت نظارت خواهند داشت. این یعنی رهبران سازمان می‌توانند از تجربه‌ی مدیران عملیاتی حداکثر استفاده را ببرند و همچنین از تخصص مدیران منصوب به یک بازار خاص (عموما جغرافیایی) نیز به نفع سازمان بهره‌برداری کنند.

سازمان ماتریسی به چند دلیل مورد استفاده قرار می‌گیرد، از جمله:

• اگر سازمان محصولات بسیاری داشته باشد اما لازم نباشد تا افرادی را به طور تمام وقت مسئول هر یک از این محصولات بکند می‌تواند آنها را به طور نیمه وقت مسئول چند محصول بکند. کارِ مبتنی بر محصول هر شخص تحت نظارت مدیر محصول قرار خواهد گرفت در حالی عملکرد کلی آنها توسط مدیر عملیات کنترل می‌شود.
• اگر سازمان برای ارائه‌ی چند عامل تحت فشار باشد مانند کیفیت محصول و هزینه‌ی کم، این عوامل می‌توانند تحت نظارت مدیران مختلفی باشند. برای مثال کار مربوط به کیفیت محصول تحت نظارت مدیر محصول خواهد بود در حالی که مدیر مالی بر هزینه‌ی آن نظارت خواهد داشت.
• اگر سازمان در کشورها یا مناطق مختلفی عمل می‌کند، ساختار ماتریسی می‌تواند محصولی یکپارچه یا مدیریتی عملیاتی در سطح جهان ارائه دهد. در اینجا افراد به مدیران کشور و همچنین به مدیران تولید یا عملکردی جهانی گزارش می‌دهند.
• اگر سازمان در محیطی که به سرعت در حال تغییر است کار می‌کند، باید فورا به تغییر پاسخ دهد. ساختار مدیریت ماتریسی، یعنی می‌توان اطلاعات را به سرعت به اشتراک گذاشت و با توجه به آنها عمل کرد.

مزایای ساختار ماتریسی

یکی از مزایای ساختار ماتریسی، انعطاف‌پذیری آن است. شما با همکارانی کار می‌کنید که در کارکردهای مختلفی تخصص دارند به گونه‌ای که می‌توانید اطلاعات را به سرعت به اشتراک بگذارید. این کار به افراد کمک می‌کند تا واکنش سریعی به چالش‌ها داشته باشند و به گرایش‌ها و مشکلاتی که ممکن است در ساختار سنتی‌تر نادیده گرفته شود توجه کنند.

ساختار ماتریسی تأثیر «سیلویی» (تکه تکه بودن اطلاعات مورد نیاز) که برخی سازمان‌های با ساختار سنتی تجربه می‌کنند را هم از بین می‌برد. چون بیشتر وقت خود را صرف کار با افراد بخش‌های مختلف می‌کنید، می‌توانید این اطلاعات را به اشتراک گذاشته و روابط خوبی را به وجود آورید. این ارتباطات اغلب با افرادی است که در غیر این صورت آنها را نمی‌دید.

ساختار ماتریسی برای استفاده از تخصص واقعی افراد در حل مشکلات فوق‌العاده است. در مثال ما، گروه هم می‌تواند از راهنمایی‌های کارشناسان محصول و هم کارشناسان عملیاتی استفاده کند.

علاوه بر این، ساختار ماتریسی برای انجام این کار بسیار کارآمد است که: تنها یک مدیر محصول محصول را در سراسر جهان مدیریت می‌کند، تنها یک مدیر بازاریابی، بازاریابی را به صورت جهانی مدیریت می‌کند و اعضای گروه‌ها می‌توانند در صورت داشتن زمان، در گروه‌های مختلف کار کنند. (این امر را می‌توان با بسیاری از افرادی که این وظایف را در شرکت‌های سنتی سلسله مراتبی تکرار می‌کنند، مقایسه کرد.)

اگر ساختار ماتریسی به خوبی مدیریت شود، می‌تواند منجر به درک بالایی از توانمندی فردی نیز بشود. شما احتمالا در حل مشکلات پیچیده دخیل خواهد شد، به اهداف بلندپروازانه‌ی خود می‌رسید و تصمیمات مهمی می‌گیرید که همه‌ی اینها می‌توانند باعث رضایت‌بخشی شغل‌تان بشوند.

چالش‌های مدیریت سازمان ماتریسی

یکی از دشوارترین چالش‌های ساختار ماتریسی ابهام است. برای مثال، چون شما به مدیر محصول و مدیر عملیات گزارش می‌دهید، اینکه اول به چه کسی گزارش دهید یا چگونه کار خود را اولویت بندی کنید؛ گیج‌کننده است. اگر مدیران شما سبک‌های کاری بسیار متفاوتی دارند، باید راه‌هایی را برای پاسخ به هر کدام از آنها پیدا کنید و حتی ممکن است متوجه شوید که هر یک از آنها دستورالعمل‌های متضادی به شما می‌دهند.

کار موفقیت‌آمیز در ساختار سازمان ماتریسی

از این تاکتیک‌ها برای کار موفق در ساختار سازمان ماتریسی استفاده کنید.

1. نقش خود را تعریف کنید

نه تنها نقش و مسئولیت‌های خود، بلکه نقش و مسئولیت‌های دیگران را نیز باید درک کنید.

با آنها ملاقات کنید، نظر آنها را در مورد نقش‌تان جویا شوید و بپرسید که آنها فکر می‌کنند هدف اصلی شما چه باید باشد. ممکن است دریابید که نظرات آنها در مورد اولویت‌های شما متفاوت است و در نتیجه باید با مجموعه‌ی یک‌دستی از نقش‌ها و مسئولیت‌ها موافقت کنید. زمانی که نقش و اولویت‌های خود را مشخص کردید؛ شرح شغل و شاخص کلیدی عملکرد خود را مرور کنید و مطمئن شوید که با آنچه از شما خواسته می‌شود سازگار هستند. اینها می‌توانند با تکامل نیازها و چالش‌های سازمانی تغییر کنند، پس آنها را به طور مرتب بازبینی کنید تا از اعتبار و ارتباط‌شان مطمئن شوید.

2. ضرب‌الاجل‌ها را مدیریت کنید

احتمالا ضرب‌الاجل‌های چندگانه‌ای وجود دارند که باید هم‌زمان به آنها توجه کنید. برخی از آنها ممکن است با یکدیگر تعارض داشته باشند پس باید یاد بگیرید که چگونه وظایف را به طور مؤثر زمان‌بندی و اولویت بندی کنید.

ابتدا، زمان‌تان را به طور هوشمندانه برنامه‌ریزی کنید. از برنامه‌های عملی برای سازمان‌دهی اهداف کوتاه مدت، میان‌مدت و بلند‌مدت خود استفاده کنید و آنها را در زمان‌بندی‌تان بگنجانید. اگر حس می‌کنید تحت فشار هستید، از گزارش‌های فعالیت برای تحلیل زمان‌تان استفاده کنید. سپس از موافقت‌نامه‌ی عملکردتان به همراه گزارش فعالیت و اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور برای شناسایی وظایفی که می‌توان آنها را حذف کرد یا به تأخیر انداخت استفاده کنید. بعد هم یاد بگیرید چگونه بر سر تعارض‌های زمان‌بندی به طو قاطع و صریح مذاکره کنید.

3. ارتباط روشنی برقرار کنید

ارتباط خوب برای پرهیز از ضرب‌الاجل‌های متعارض یا انتظارات غیرواقع‌بینانه ضروری است. با مدیران‌تان صحبت کنید تا بفهمید دوست دارند چگونه با آنها ارتباط برقرار کنید. احتمالا برای آنها بهتر است که شما را به طور منظم ملاقات کنند یا شاید ترجیح بدهند که گزارش‌های پیشرفت هفتگی را برای‌شان ارسال کنید.

4. از تنوع استقبال کنید

داشتن تنوع در دانش، سبک کاری و نظرات در گروه های متعلق به سازمان ماتریسی می‌تواند فرصت‌های یادگیری را فراهم کند؛ اما ممکن است موجب تنش هم بشود. اگر درک نظرات دیگران برای‌تان دشوار است، سعی کنید برای نگاه به مسائل از چشم‌اندازهای مختلف استفاده کنید. می‌توانید از تکنیک پنجره‌ی جوهری هم برای آشکار کردن اطلاعاتی درباره خود، اعتمادسازی و شناختن دیگران در گروه استفاده کنید. اگر مجادلاتی در گروه به وجود می‌آیند، چگونگی مدیریت تعارضات را بیاموزید تا بتوانید مسائل را حل کرده و همه را به بحث بازگردانید.