به این سؤال پاسخ دهید: چه چیزی ارزشمندتر از طلاست که نمی‌توان آن را خرید، به دست آورد، ذخیره کرد و همیشه هم به‌اندازه‌ی کافی در دسترس ما نیست؟
قطعاً پاسخ زمان است.
زمان فرار، زودگذر و ارزشمند است. همه‌ی ما در طول دوران زندگی به مقدار زیادی زمان در اختیار داشته و آموزش مدیریت بهتر آن، بهترین راه برای به حداکثر رساندن بهره از زمان است. یکی از روش‌های برتر در مدیریت و استفاده‌ی بهینه از زمان قانون 80/20 است. به همین خاطر بنیتا به سراغ این قانون آمده تا شما را از جزئیات آن باخبر کند. با ما همراه باشید.
قانون 80/20: قانون «اندک حیاتی»
قانون 80/20 یا اصل پارِتو (به نام اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو) بر این فرض عمل می‌کند که 80 درصد از نتیجه‌ی یک کار از 20 درصد از تلاش‌های ما به دست می‌آید. این قانون اغلب در موارد تجاری مورداستفاده قرار می‌گیرید. برای مثال:
• 80 درصد از مشکلات می‌توانند از 20 درصد از اتفاقات نشات بگیرند.
• 80 درصد از سود یک شرکت از 20 درصد از مشتریان آن به دست می‌آید.
• 80 درصد از شکایت‌ها از یک شرکت از طرف 20 درصد از مشتریان آن است.
بااین‌حال، واقعیت بنیادی که در پشت این اصل مخفی‌شده، تقریباً در هر موضوع ممکنی به اثبات رسیده است:
• 80 درصد از جرائم توسط 20 درصد از جمعیت یک جامعه انجام می‌شود.
• 80 درصد از پیروزی‌ها در ورزش‌ها توسط 20 درصد از تیم‌ها به دست می‌آید.
• 80 درصد از تمام ثروت دنیا در اختیار 20 درصد از مردم است.
واقعیت این است که مقدار زیادی از زمان و انرژی ما در حال هدر رفتن برای کارهایی است که نقش مهم و قابل‌توجهی در پیشرفت ما ندارند. تصور کنید اگر قادر به حذف نیمی از عدم بهره‌وری خود در کل زندگی می‌شدید، الآن در چه جایگاهی قرار داشتید.
زمان خود را با استفاده از قانون 80/20 به حداکثر برسانید
حالا ما کاملاً قانون 80/20 را متوجه شده‌ایم. همه‌ی ما پذیرفته‌ایم که بخش قابل‌توجهی از زمان خود را هدر داده‌ایم. چگونه می‌توان این قانون را در زندگی روزمره‌ی خود و در دنیایی که با وظایف خسته‌کننده، دشوار و کسل‌کننده پرشده است، به کار بست؟
سؤال خوبی است! در ادامه چند توصیه‌ی ساده برای شروع حداکثر بهره‌وری از زمان و دستیابی به بالاترین نتایج در اختیار شما قرار خواهد گرفت:
اولویت‌بندی را یاد بگیرید
این مورد به‌مراتب یکی از حیاتی‌ترین مؤلفه‌ها در مدیریت صحیح زمان و بهینه ساختن اصل 80/20 در زندگی روزمره‌ی شماست. به‌منظور دستیابی به چنین هدفی، پدید آمدن یک تغییر درونی و عمدی در تفکر ضروری است. به‌جای انجام بدون فکر کارهای روزمره، بیاموزید تا چگونه آن‌هایی را که تأثیر اندکی در زندگی ما دارند را کم کنیم. همه‌ی ما می‌دانیم که برخی از کارهایی که باید هر روز انجام دهیم بسیار زمان‌بر بوده و هیچ ارزشی به زندگی روزانه‌ی ما اضافه نمی‌کنند. کارهایی نظیر رفت‌وآمدها، آشپزی، نظافت، اتو کردن لباس، خرید منزل، باید انجام شوند، اما درنهایت به میزان اندکی ما را به سمت هدف سوق می‌دهند. بله بسیاری از زمان ما صرف این‌گونه فعالیت‌ها می‌شود.
برنامه‌ریزی بهتر را بیاموزید
آموختن برای برنامه‌ریزی بهتر، کم کردن از زمان برای کارهای بیهوده و واگذاری برخی از وظایف در صورت امکان، یکی از راه‌های اجرای موفقیت‌آمیز قانون 80/20 در زندگی روزانه است. برای مثال می‌توان فردی را برای کوتاه کردن چمن‌های خانه استخدام کرد، از سیستم حمل‌ونقل عمومی استفاده کرده و در حین رسیدن به سر کار به ایمیل‌ها پاسخ داد و یا بر روی برنامه‌های خود تمرکز کرد. 7 روش برای استفاده بهتر از زمان مقاله‌ای ارزشمند برای کمک به شما خواهد بود.
به‌طور مرتب اهداف خود را تعیین و اصلاح کنید
اهداف کاملاً تعیین‌شده که همواره در جلوی چشمان شما هستند به شما در داشتن تمرکز کمک کرده و موجب اولویت‌بندی شما در کارها می‌شوند. برای دستیابی به هدف خود یک نقشه‌ی راه ترسیم کرده و مرتباً آن را به‌روز کنید. زندگی در جریان است و تمامی این ایده‌ها ممکن است از مسیر خود خارج شوند. زمانی که خودتان را در خارج‌ازمسیر اصلی می‌بینید، به‌سرعت خودتان را جمع‌وجور کرده و به مسیر اصلی بازگردید. تا جای ممکن زمان خود را صرف کارهایی نکنید که شما را از هدف اصلی دور می‌کنند.
توازن صحیحی در میزان تلاش-پاداش برقرار کنید
در تمامی کارهای خود یک توازن صحیح از تلاش و پاداش برقرار کنید؛ این کار در ابتدا از طریق ارزیابی پاداش حاصل از یک وظیفه و سپس تعیین میزان تلاش لازم برای انجام آن به دست می‌آید. برای مثال، اگر کار شما مرتب کردن تخت در صبح هر روز است، که معمولاً برای همه‌ی ما نیز چنین است، پاداش برای یک تخت مرتب خیلی اندک بوده و درنتیجه تلاش (زمان و انرژی) صرف شده برای این کار نیز باید بسیار اندک باشد. ما می‌دانیم که برخی از شما کمال‌گرا بوده و دوست دارید تا هر کاری را با بهترین توان خود انجام دهید. این کار قابل‌تحسین است، اما عملی و یا موثر نیست. یاد بگیرید تا بهترین تلاش خود را برای کاری صرف کنید که واقعاً ارزشش را داشته باشد.
در عمل قانون 80/20 را ساده و کوچک کنید
به اجرا درآوردن این اصل کاملاً ساده است. برای شروع آن از خود سؤالات پیش رو بپرسید:
• 20 درصد از کارهای شما که بیشترین ارزش را دارند کدامند؟
• 20 درصد از زمانی که باعث خوشحالی 80 درصدی من می‌شود چیست؟
• 20 درصد از افرادی که بودن آن‌ها در کنار من باعث خوشحالی می‌شود چه کسانی هستند؟
• 20 درصد از لباس‌هایی که در 80 درصد از مواقع به تن می‌کنم کدامند؟
• 20 درصد از غذاهایی که در 80 درصد اوقات می‌خورم چه غذاهایی هستند؟
شانس اینکه به‌تمامی این سؤالات پاسخ دهید فراوان است. شما تابه‌حال به چنین پرسش‌هایی فکر نکرده بودید. حالا به آن‌ها جواب داده و آماده‌ی تمرکز بر مهم‌ترین کارهای زندگی‌تان شوید. برای مثال، 80 درصد از افرادی که شما با آن‌ها وقت می‌گذرانید، تنها باعث 20 درصد از شادی شما در زندگی می‌شوند؛ شاید هم کمتر. یا اینکه 80 درصد از اقلام مصرفی شما تنها در 20 درصد از اوقات به کار شما می‌آیند. آن‌ها را دور بریزید و یا بفروشید. به‌علاوه 80 درصد از لباس‌های شما تنها در 20 درصد از مواقع پوشیده می‌شوند. از شر آن‌ها نیز خلاص شوید.
مسلماً قانون 80/20 لزوماً یک حکم سرسختانه در زندگی ما نیست. به این قانون به چشم یک ابزار و یا یک لنز برای دیدن جنبه‌هایی از زندگی خود نگاه کنید. هدف کلی این قانون ساده کردن زندگی و استفاده‌ی هوشمندانه‌تر از این کالای ارزشمند، زمان، است.