چگونه می‌خواهید تحلیل کنید که آیا سازمان شما در وضعیت مناسبی برای رسیدن به اهداف مورد نظر خود قرار دارد یا نه؟

این پرسش سال‌های زیادی است که مطرح شده است و پاسخ‌های متعددی برای آن‌ وجود دارد. بعضی از رویکردها به عوامل درونی توجه می‌کنند، برخی دیگر عوامل بیرونی را مورد توجه قرار می‌دهند، برخی این دو دیدگاه را با هم ترکیب می‌کنند و برخی نیز به تجانس بین جنبه‌های مختلف سازمانِ تحت بررسی، توجه می‌کنند. در نهایت مسئله به اینجا ختم می‌شود که کدام عوامل باید مورد مطالعه قرار بگیرند.

در حالی که برخی از مدل‌های اثربخشی سازمانی قدیمی شده‌اند، چارچوب 7s همچنان یکی از مدل‌هایی است که هنوز مورد توجه قرار دارد. این مدل در اوایل دهه‌ی 80 میلادی توسط تام پیترز (Tom Peters) و رابرت واترمن (Robert Waterman)، دو مشاور شرکت مشاوره‌ی مکنزی، توسعه پیدا کرد. فرض بنیادین این مدل این است که برای موفقیت، هفت جنبه‌ی داخلی در سازمان وجود دارد که نیازمند هماهنگی است.

می‌توان از مدل 7s در موقعیت‌های متنوعی که در آنها رویکرد هماهنگ کارآمد است، استفاده کرد، برای مثال:

• بهبود کارایی سازمان؛
• بررسی تأثیرات احتمالی تغییراتی که در آینده درون سازمان رخ می‌دهند؛
• هماهنگ کردن بخش‌ها و فرآیند‌ها در طی خرید شرکتی جدید یا ادغام با دیگر سازمان‌ها؛
• تعیین بهترین راه برای پیاده‌سازی یک استراتژی پیشنهادی.

مدل 7s مکنزی را می‌توان بر عناصر یک تیم یا پروژه نیز اعمال کرد. صرف نظر از اینکه تصمیم گرفته‌اید وسعت حیطه‌ی مورد مطالعه را چگونه تعریف کنید، مسئله‌ی هماهنگی همیشه وجود خواهد داشت.

هفت عامل

مدل 7s مکنزی شامل هفت عامل مستقل است که می‌توان آنها را به صورت عوامل «سخت» یا «نرم» دسته‌بندی کرد:

تشخیص و تعریف عوامل «سخت» آسان‌تر است و مدیریت می‌تواند به طور مستقیم بر روی آنها تأثیر بگذارد: اینها عبارتند از بیانیه‌های استراتژی؛ چارت های سازمانی و خطوط گزارش‌دهی؛ فرآیندهای رسمی و سیستم‌های IT.

از سوی دیگر تعریف عوامل «نرم» می‌تواند دشوارتر باشد. این عوامل کم‌تر قابل لمس و بیشتر تحت تأثیر فرهنگ هستند. اما اگر سازمان می‌خواهد به موفقیت دست‌ یابد، توجه به این عوامل نرم به اندازه‌ی عوامل سخت اهمیت دارند.

همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، عوامل به یکدیگر وابستگی درونی دارند و تغییر در یک عامل، تمامی عوامل دیگر را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

بیایید هر یک از عوامل را به طور مشخص بررسی کنیم:

استراتژی:‌ برنامه‌ای که برای ایجاد و حفظ مزیت رقابتی در رقابت با دیگران، تدبیر شده است.

ساختار: شیوه‌ی ساختاریافتگی سازمان و اینکه چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد.

سیستم‌ها: ‌فعالیت‌ها و رویه‌های روزانه‌ای که کارمندان برای انجام کارشان در آن درگیر هستند.

ارزش‌های مشترک: زمانی که این مدل برای اولین بار توسعه پیدا کرد به این ارزش‌ها «اهداف برتر» گفته می‌شد. اینها ارزش‌های محوری سازمان هستند که در فرهنگ سازمان و اخلاقیات کاری، مشاهده می‌شوند.

سبک: سبکی که برای رهبری اختیار شده است.

کارمندان:‌ کارمندان و توانایی‌های کلی آنها.

مهارت‌ها: مهارت‌ها و شایستگی‌های واقعی کارمندانی که برای شرکت کار می‌کنند.

چگونه از مدل استفاده کنیم

اکنون می‌دانید که مدل چه چیزی را پوشش می‌دهد، اما چگونه می‌توانید از آن استفاده کنید؟

مدل مبتنی بر این نظریه است که برای داشتن عملکردی خوب از سمت سازمان، باید این هفت عامل با هم هماهنگ باشند و به طور مشترک یکدیگر را تقویت کنند. در نتیجه از این مدل می‌توان برای تشخیص اینکه، چه چیزی باید از نو هماهنگ شود تا کارایی بهبود پیدا کند یا در طول انواع تغییرات، هماهنگی (و عملکرد) حفظ شود، استفاده کرد.

خواه این تغییرات ساختاردهی مجدد، فرآیند‌های جدید، ادغام سازمانی، سیستم‌های جدید، تغییر رهبری و خواه هر تغییر دیگری باشند، می‌توان این مدل را برای فهم اینکه عوامل سازمان چگونه به هم وابسته هستند، استفاده کرد. در نتیجه می‌توان مطمئن شد که تأثیرات گسترده‌تری که تغییر در یک ناحیه ایجاد می‌کند، در نظر گرفته شده‌اند.

برای کمک به تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی سازمان (نقطه‌ی الف)، وضعیت پیشنهادی آینده (نقطه‌ی ب) و تشخیص خلأ و ناسازگاری بین این دو، می‌توانید از مدل 7s استفاده کنید. پس از این، مسئله‌ی ما‌ تطبیق و تنظیم عوامل مدل 7s است، این کار برای حصول اطمینان از کارکرد مؤثر و خوب سازمان در زمان رسیدن به نقطه‌ی پایانی مطلوب است.

ساده به نظر می‌رسد؟ قطعا نه؛ ایجاد تغییر در سازمان‌ احتمالا به هیچ وجه کار ساده‌ای نیست! بسیاری از کتاب‌ها و روش‌شناسی‌ها، تلاش کرده‌اند تا استراتژی سازمانی را تجزیه و تحلیل کنند، عملکرد را بهبود بخشند و تغییر را مدیریت کنند. مدل 7s چارچوب خوبی است که به شما کمک می‌کند تا پرسش‌های درستی مطرح کنید، اما همه‌ی جواب‌ها را به شما نمی‌دهد. برای این کار لازم است که دانش درست، مهارت و تجربه‌ی کافی جمع‌آوری کنید.

با فرا رسیدن زمان طرح پرسش‌های درست، برای دنبال کردن هماهنگی هفت عامل از یک ماتریس (که در انتهای مطلب آمده است) استفاده می‌کنیم. این ماتریس را با سؤال‌هایی که با توجه به شرایط خاص سازمان مطرح می‌کنید و نیز استفاده از خرد جمعی تکمیل کنید.

فهرست پرسش‌های 7s

در اینجا بعضی از پرسش‌هایی را که با توجه به چارچوب 7s به فهم وضعیت‌تان کمک می‌کنند، مطرح می‌کنیم. ابتدا از آنها برای تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی (نقطه‌ی A) استفاده کنید، سپس برای وضعیت پیشنهادی (نقطه‌ی B) این کار را تکرار کنید.

استراتژی:

• استراتژی شما چیست؟
• قصد دارید چگونه به اهداف‌تان برسید؟
• با فشارهای رقابتی چگونه مقابله می‌کنید؟
• چگونه باید با تغییر در تقاضای مشتریان، برخورد کرد؟
• استراتژی شما چگونه با مسائل محیطی تطبیق داده شده است؟

ساختار:

• سازمان/تیم چگونه تقسیم شده است؟
• سلسله مراتب چگونه است؟
• بخش‌های مختلف چگونه فعالیت‌ها را هماهنگ می‌کنند؟
• اعضای تیم چگونه خودشان را سازمان‌دهی یا هماهنگ می‌کنند؟
• آیا تصمیم‌گیری و کنترل به صورت متمرکز است یا از آن تمرکززدایی شده است؟ آیا با توجه به کاری که انجام می‌دهید این وضعیت همان گونه است که باید باشد؟
• خطوط ارتباط کجا هستند؟ آیا صریح و روشن هستند؟

سیستم‌ها:

• سیستم‌های اصلی که سازمان را سرپا نگه‌ داشته‌اند کدامند؟ سیستم مالی و منابع انسانی را همانند سیستم ارتباطات و فناوری اطلاعات سازمان، در نظر بگیرید.
• عوامل کنترل کننده کدامند؟ و نظارت و ارزیابی توسط آنها چگونه انجام می‌شود و چه جایگاهی در سازمان دارند؟
• تیم از کدام قوانین و فرآیندهای داخلی‌ برای ماندن در مسیرش استفاده می‌کند؟

ارزش‌های مشترک:

• ارزش‌های محوری کدامند؟
• فرهنگ سازمان/تیم چگونه است؟
• ارزش‌ها چقدر قوی هستند؟
• ارزش‌های بنیادین که تیم/شرکت بر اساس آنها ساخته شده است، کدامند؟

سبک:

• سبک مدیریت/رهبری تا چه حد مشارکتی است؟
• رهبری چقدر مؤثر است؟
• کارمندان/اعضای تیم به رقابت تمایل دارند یا همکاری؟
• آیا تیم‌های واقعی در درون سازمان کار می‌کنند یا فقط گروه‌های اسمی هستند؟

کارمندان:

• چه جایگاه‌ها یا تخصص‌هایی برای کارمندان یا در تیم‌ها وجود دارند؟
• چه جایگاه‌هایی باید پر شوند؟
• آیا بین شایستگی‌‌های مورد نیاز خلائی وجود دارد؟

مهارت‌ها:

• قوی‌ترین مهارت درون تیم/سازمان چیست؟
• آیا مهارت‌هایی وجود دارد که جای‌شان خالی باشد؟
• تیم/سازمان برای انجام چه کاری به خوبی شناخته شده است؟
• آیا کارمندان/اعضای فعلی تیم توانایی لازم را برای انجام کار دارند؟
• توانایی‌ها چگونه بررسی و ارزیابی می‌شوند؟

پرسش‌های ماتریس 7s

از اطلاعاتی که جمع‌آوری کرده‌اید استفاده کنید، بررسی کنید که در چه بخش‌هایی بین عوامل خلأ یا ناسازگاری وجود دارد. به یاد داشته باشید که می‌توانید از این موضوع برای بررسی وضعیت فعلی یا وضعیت مورد انتظار مطلوب در سازمان استفاده کنید.

• با ارزش‌های مشترک‌تان شروع کنید: آیا آنها با ساختار، استراتژی و سیستم شما هماهنگ هستند؟ اگر نیستند، چه چیزی باید تغییر کند؟
• سپس به عوامل سخت نگاه کنید. هر کدام چگونه از سایر عوامل حمایت می‌کند؟ مشخص کنید که در کدام بخش‌ها نیاز به تغییر وجود دارد.
• سپس به سایر عوامل نرم نگاه کنید. آیا آنها از عوامل سخت مورد نظر حمایت می‌کنند؟‌ آیا از یکدیگر حمایت می‌کنند؟ اگر نه، چه چیزی باید تغییر کند؟
• برای تطبیق دادن و هماهنگ کردن عوامل، نیاز به فرآیندی تکراری (و معمولا زمان‌بر) دارید. سپس دوباره تجزیه و تحلیل کنید که این کار چگونه عوامل دیگر و هماهنگی‌شان را تحت تأثیر قرار می‌دهد. اگر نتیجه‌ی نهایی منجر به عملکرد بهتر شود، این فرآیند ارزشش را دارد.

می‌توانید از این ماتریس برای بررسی هماهنگی بین عوامل استفاده کنید.