مدیریت زمان به دانستن ارزش دقایق است. اگر دقیقاً بدانید برای انجام دادن کاری چه مقدار وقت لازم است، آنگاه برنامه کاری تان دچار بی نظمی نخواهد شد. با ما باشید تا بدانید چطور می توان زمان خود را مدیریت کرد و بر آن تسلط پیدا کرد.
همیشه ساعت مچی ببندید
برای اینکه زمان کاری را تخمین بزنید باید وسیله ای داشته باشید که بتوانید به کمک آن مدام از گذر زمان آگاه شوید. وقتی به صورت مکرر به ساعت مچی نگاه می کنید، خود به خود عادت می کنید هر بار قبل از نگاه کردن به ساعت زمان را حدس بزنید.
اگر با مدیریت زمان کارهای خود مشکل دارید همیشه ساعت مچی ببندید. اگر یک ساعت دیواری بزرگ در اتاق تان وجود داشت می توانید ساعت مچی را باز کنید – اما یادتان باشد که هر گاه اتاق را ترک کردید دوباره ساعت را روی مچ تان ببندید.
زنگ هشدار ساعت خود را برای هر 10 دقیقه یکبار کوک کنید
دانستن این نکته که مثلاً در هر 10 دقیقه چقدر می توان کار کرد کمک زیادی به مدیریت زمان می کند. به این ترتیب شما می توانید زمان بندی قسمت های مختلف کار را بدست بیاورید.
تحقیقاتی که در زمینه ی مدیریت زمان انجام شده است، نشان می دهد که برای تخمین دقیق هر فعالیتی من جمله دوش گرفتن و غذا خوردن، می بایست حداقل یک هفته به طور مداوم این پیگیری زمانی را انجام داد.
در برنامه ریزی زمانی، عموماً مردم دچار یک تناقض رایج هستند، به این صورت که برای انجام کارهای ساده زمانی بیش از حد، و برای انجام کارهای وقت گیر تر زمانی کمتر از حد لازم را تخمین می زنند.
فقط نتایج خام را پیگیری نکنید، حالات روحی خود را نیز در نظر بگیرید!
وقتی که سرحال هستید مطمئناً کارهای بیشتری در 10 دقیقه از شما بر می آید. برعکس، روزهایی که کسل و بی حال هستید کارایی تان کاهش پیدا می کند. اگر بدون در نظر گرفتن روحیه ی خود، صرفاً زمان طول کشیدن فعالیت هایتان را اندازه بگیرید، این اندازه گیری دقیق نخواهد بود.
بنویسید که دقایق شما چگونه گذشت و یادداشت کنید که واقعاً در زمان انجام آن فعالیت چقدر حال و حوصله داشتید. بعضی وقت ها می توانید از عبارت ” افتادم روی غلتک ” استفاده کنید که یعنی از کارایی بالایی برخوردار هستید. بعضی وقت ها هم که از شدت بی حالی می خواهید سرتان را روی میز بگذارید و بخوابید، بنویسید که چه وضعی داشتید.
این کار یک روز و دو روز نیست. حداقل یک هفته یا در بهترین حالت باید یک ماه حالات خود را پیگیری کنید. پس از انجام دادن این کار می توانید الگوهایی برای خود بسازید که به تخمین تان از زمان کمک کنند.
نسبت خطای خود را حساب کنید
تخمین زدن زمان کاری نیست که بتوانید به سرعت در آن ماهر شوید. وقت زیادی می برد. توصیه می شود هر بار مقدار خطایی که در تخمین زمان دارید را یادداشت کنید. اصطلاحاً به این اشتباهِ تخمین زمانی” نسبت خطا ” می گویند.
نسبتِ خطا گرفتن کار خسته کننده ای است، اما در دراز مدت به شما کمک های زیادی می کند. گرفتن نسبت خطا در پروژه هایی که 10-20 ساعت کار می برند، ضروری است. برای این کار مختارید از هر یک از استراتژی های زمان گیری که ترجیح می دهید، استفاده کنید.
فهرستی از وظایف کاری خود را بنویسید، یا پروژه های بزرگ را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید و تخمین بزنید که چقدر زمان برای انجام دادن هر یک لازم دارید. وقتی هر کدام از وظایف را تکمیل کردید، یادداشت کنید که آن کار چقدر از وقت شما را گرفت. وقتی همه ی وظایف را انجام دادید، مجموع زمان واقعی را بنویسید و آن را بر کل زمان تخمین زده شده، تقسیم کنید.
برای مثال، اگر تخمین زدید که زمان حدودی برای تکمیل مجموعه ای از وظایف 12 ساعت است، اما زمان واقعی که برای انجام کار طول کشیده 15 ساعت است، آن گاه ” نسبت خطا” ی شما می شود 12/15 یا 25/1 . این بدان معنی است که شما 25% از آن چیزی که فکر می کردید بیشتر کارتان طول کشیده است.
این نسبت خطا به درد زمانی می خورد که فردی از شما تاریخ تحویل کار می خواهد. آنجاست که باید محاسبه کنید کارتان حدوداً چقدر طول می کشد و ممکن است چه مشکلاتی باعث طول کشیدن اضافی کار شود، سپس نتیجه را به آن فرد اعلام کنید.
شاید هیچ وقت نتوانید به صورت 100% از زمان تخمینی خود مطمئن باشید، اما با به کارگیری این روش ها می توانید تا حد زیادی به واقعیت نزدیک باشید.
نوشته شده توسط : میثم
