ابتکار و بازدهی بسیار با بازدهی و کارایی ارتباط دارد: انجام کارهای بیشتر، با سرعت بیشتر و با منابع کمتر. و آنگونه که امروزه زندگی سرعت گرفته، کار دیگر وقت و مکان نمی‌شناسد، و از همیشه مهمتر شده. برای اینکه هر روز خود را با بیشترین بازدهی بگذرانیم، نیازمند تمرکز روی این سه بخش هستیم:
زمان
انسان‌ها ذاتا چندوظیفگی ضعیفی دارند، بنابراین مدیریت زمان برای بهبود بازدهی بسیار کلیدی است. بزرگترین سیاهچاله زمان، وظایف غیرمترقبه (و معمولا بی‌اهمیت) هستند. تغییر وظیفه ناخواسته زمانی بیش از آنچه فکر می‌کنید را از شما می‌رباید و طبق پژوهش‌ها، بازگشت از این وقفه‌های کم‌اهمیت معمولا حدود 30 دقیقه طول می‌کشد. برای پرهیز از این وضعیت در طول روز راهکارهای زیر را استفاده می‌کنیم:
1. روزتان را با 'وقت شخصی' شروع کنید: صبح هنگام مروری بر ایمیل‌ها و به‌روزرسانی‌های شبکه‌های اجتماعی داشته باشید که در طول شب انباشته شده‌اند و از آنها بکاهید. پاسخ‌های کوتاه و سریع را بفرستید، تا افراد قادر به انجام وظایف مرتبط شوند. کارهای بزرگتر را برنامه‌ریزی کنید. و موارد بی‌اهمیت و خبری را حذف کنید.
2. از سفرهای شهری برای تکمیل وظایف هماهنگی استفاده کنید: اشتباه است که از سفرهای شهری برای انجام وظایف حساس-به-زمان استفاده نکنید. در جریان سفر صبحگاهی می‌توانید با مشاورین یا همکاران صحبت کنید، در جریان پیشرفت پروژه‌های جاری قرار بگیرید و در صورت نیاز کمک کنید و کمبودها را جبران کنید. به این شکل زمانی که به دفتر شرکت می‌رسید، تصویری کامل از روز کاری خواهید داشت.
3. کاهش 25 درصدی زمان همه جلسات: بیشتر وقت جلسات به هدر می‌رود، بنابراین با کاهش 25 درصدی هیچ چیز را از دست نمی‌دهید. در عوض اگر همیشه جلسات زیادی دارید می‌توانید مقداری از وقت خود را بازیابی کنید و به کارهای دیگر اختصاص دهید.
4. استراحت‌های برنامه‌ریزی‌شده در طول روز: از یک جلسه به جلسه دیگر رفتن کار مفیدی نیست، زیرا خستگی باعث می‌شود بهروری شما پایین آید. بخشی از زمان خود را در تقویم روزانه هاشور بزنید و به استراحت بپردازید، طوری که دیگران هم بفهمند اینها اوقات شخصی شما هستند. با این وقفه‌ها می‌توانید انرژی خود را تجدید کنید و در صورت نیاز یک چُرت کوتاه بزنید.
فضا
منظور از فضا، محیط پیرامون شما است. از دفتر کار گرفته تا محیط کار مجازی‌تان. شاید محیط کار شما خط مقدم نباشد اما عنصر مهمی در افزایش بازدهی و ابتکارتان است. این هم چند ترفند مرتبط:
5. هر وقت منطقی است "بیرون از دفتر" کار کنید: اگر نیاز به نگارش یک سند یا تحقیق درباره موضوعی دارید، غیبت از محیط کار و شلوغی آن می‌تواند تمرکز شما را بهبود دهد. برخی شرکت‌ها دریافته‌اند که دورکاری کارمندان (کار از خانه) مزایایی از جمله کاهش زمان سفرهای شهری، کاهش زمان غذا خوردن، و کاهش مرخصی به خاطر بیماری را در پی دارد.
6. تعداد جاهایی که از آنها اطلاعات می‌گیرید را محدود کنید: اگر از اپلیکیشن‌های زیادی استفاده می‌کنید (ایمیل، ابزارهای چت، فیدخوان‌ها، توییتر، لینکدین، فیسبوک، و سیستم‌های آمار و فروش و …) کاری کنید که اعلان‌های هر یک فقط روی یک دستگاه به نمایش در آیند. برای مثال فقط روی موبایل‌تان. به این شکل می‌توانید با کنار گذاشتن موبایل، خلوتگاهی روی کامپیوترتان بسازید و سریع‌تر کارها را پیش ببرید.
7. اعلان‌های خبری روی موبایل و کامپیوتر را خاموش کنید: نگذارید که اپلیکیشن‌ها تمرکز شما را با ارسال اعلان‌های پاپ-آپ خراب کنند. آنها را قطع کنید. زمان‌های چک کردن ایمیل را محدود نمایید. مطمئن باشید که پشیمان نخواهید شد و هیچ مشکلی نیز پیش نخواهد آمد.
طرزفکر
خودتان را در موقعیتی قرار دهید که بتوانید در لحظه روی انجام وظایف مناسب تمرکز کنید:
8. به جای ارسال ایمیل، صحبت کنید: تلفن را بردارید و به راهرو یا حیاط شرکت بروید، آنجا مستقیم با همکاران یا شرکای تجاری صحبت کنید. اگر کسی در قاره دیگری است، استفاده از چت ایرادی ندارد. اما چنانچه افراد همزبان و نزدیک شما هستند، با گفتگو به جای نگارش متن، می‌توانید مقادیر زیادی وقت بی‌زبان را صرفه‌جویی کنید. گاهی متن فقط باعث افزایش ابهام‌ها می‌شود که رفع آنها وقت بیشتری را از شما می‌گیرد.
9. مسایل بزرگ را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید: این کار باعث کاهش حس اضافه‌کاری می‌شود که معمولا صاحبان مشاغل بزرگ دارند. یک راهکار می‌تواند استفاده از فنون چابک‌کاری (Agile techniques) باشد. این روش که از دنیای نرم‌افزار شروع شد، با شکستن کارهای بزرگ به بخش‌های کوچک، باعث سرعت گرفتن کارها و چیره شدن بر حس تنش ناشی از وظایف بزرگ می‌شود.
10. از چک‌لیست برای وظایف تکراری استفاده کنید تا خطاها کاهش یابند: معمولا وقتی بیش از حد کار کرده‌اید یا با محدودیت زمانی مواجه‌اید، استفاده از چک‌لیست کمک بزرگی می‌کند تا مسیر را بهتر ادامه دهید.
