مطالعات و تحقیقات نشان داده است که یک کارمند عادی به طور متوسط روز خود را به طور کل 3/2 ساعت در هفته برنامه ریزی می کند. نتایج تحقیقات مربوط به بخش های فروش نشان می دهد که افرادیکه زمان بیشتری را به برنامه ریزی اختصاص دادند موفق تر بوده اند. از اینرو تصمیم گرفتیم در این مقاله به شما نشان دهیم که چطور می توانید روزتان را برنامه ریزی کنید.
– تصویر طولانی مدت موفقیت خود را تجسم کنید و آنرا به صورت نوشتار دربیاورید. اهدافتان را هر چند وقت یکبار مرور کنید. اهدافتان باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی و با جایی که الان قرار دارید متناسب باشد. همچنین باید یک روز پایان نیز برای آن وجود داشته باشد. استیون کووی این را اینطور تعریف می کند، “شروع کردن با در نظر گرفتن سرانجام کار در ذهن”.
– هر روز برای خودتان برنامه بنویسید. آیتم هایی را در این برنامه بگنجانید که بتوانید همان روز آنها را تکمیل کنید مثل “آماده کردن ضمیمه ها برای گزارش ماهانه” به جای “کار کردن روی گزارش”.
– برنامه روزانه خود را به سه بخش الف، ب و ج اولویت بندی کنید.
– آیتم های بخش “الف” برای موفقیت دراز مدت شما اهمیت زیادی دارند (اگر هیچ کار دیگری نداشتید که امروز انجام دهید، اینها فعالیت هایی هستند که روی نتیجه یک ماهه آینده شما تاثیر دارد).
-آیتم های بخش “ب” کارهایی هستند که باید جزء برنامه کاریتان امروز انجام دهید (اینها کارهای فوری هستند اما نه به آن اندازه مهم).
-آیتم های بخش “ج” فعالیت هایی نوشته نشده و غیرقابل اجتناب اما لازم هستند (اجرا، مسافرت، مسائل شخصی).
-آیتم های بخش “د” کارهایی هستند که می توانید انجام آنرا به تعویق بیندازید، به کس دیگری محول کنید یا از لیست روزانه خود حذف کنید.
-با کارهای بخش الف شروع کنید. فقط به خاطر اینکه کارهای بخش ج ساده تر هستند به سراغ این بخش نروید. همچنین باید آیتم های بخش الف را به قسمت های کوچک تر و قابل کنترل تر دربیاورید که انجام آنها آسانتر باشد.
-با اتمام هر کار یک تیک جلوی آن بزنید تا حس پیشرفت در کار به شما منتقل شود.
-برای کارهای اصلی وقت بگذارید. این می تواند اختصاص زمان برای کار کردن روی یک کار اصلی باشد. اگر کسی بخواهد طی آن زمان شما را ملاقات کند باید بگویید، متاسفم من قبلاً با کس دیگری قرار گذاشته ام!
– برای یک روزتان اینقدر برنامه نگذارید که قادر به انجامشان نباشید. برای کارهای اورژانسی، فرصت های خاص و زمان فکر کردن هم وقت بگذارید.
– خودتان مدیر خودتان باشید. از خودتان بپرسید که آیا به اهدافتان رسیده اید و برای رسیدن به آنها برنامه تان باید دستخوش چه تغییراتی شود.
– همین الان انجامش دهید. مردم همیشه می گویند، “هفته آینده با من تماس بگیرید برای آن قرار می گذاریم”. به جای این بگویید، “اجازه بدهید همین الان آنرا انجام دهیم”.
-همیشه برای تعادل بخشیدن به زندگیتان هم وقت بگذارید، یعنی برای خانواده تان، ورزش، تفریح و فعالیت های اجتماعی و معنوی هم برنامه ریزی کنید.
-ساعات مختلف روز را بررسی کنید تا ببینید در چه ساعاتی بالاترین کارایی را دارید. سپی این ساعات را به انجام کارهای اصلی خود که اولویت بالایی دارند اختصاص دهید.
