چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

«اِیچ.جکسِن بروان»، نویسنده‌ی شهیر آمریکایی می‌گوید: «نگویید که وقت کافی ندارید. شما دقیقا همان تعداد ساعاتی را در روز در اختیار دارید که هِلن کلِر، لویی پاستور، میکل آنژ، مادر ترِزا، لئوناردو داوینچی، توماس جِفِرسِن و آلبرت انیشتین داشتند.»

همه‌ی ما آرزو می‌کنیم که کاش زمان بیشتری در روز داشتیم. وقتی روز به پایان می‌رسد و نگاهی به آنچه انجام داده‌ایم می‌اندازیم، اغلب از خودمان می‌پرسیم که آن همه ساعت کجا رفتند. همه‌ی ما همواره کم و بیش بحران زمان داریم. مثلا می‌گوییم: «زمان کافی در روزم ندارم» یا «نمی‌دانم از کجا باید وقت پیدا کنم تا این همه کار را انجام دهم» یا «هیچ وقت برای خودم وقت ندارم». اگر شما هم مانند بیشتر مردم دنیا هستید، پس مدیریت زمان یکی از مسائل مهم زندگی‌تان است. اگر ادامه‌ی این مطلب را بخوانید، به احتمال زیاد می‌توانید نکاتی برای مدیریت بهتر زمان‌تان بیاموزید. پس بیایید ببینیم چگونه زمان را مدیریت کنیم.

احتمالش زیاد است که در بُرهه‌ای از زمان در زندگی‌تان، یک دروه‌ی مدیریت زمان گذرانده‌ باشید، کتاب‌هایی در این زمینه خوانده باشید و برای سامان‌دهی، اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی روز‌تان از یک برنامه‌ریز الکترونیکی یا کاغذی استفاده کرده باشید. ممکن است بپرسید: «با این همه دانش و چنین گَجِت‌هایی، چرا هنوز هم احساس می‌کنم که نمی‌توانم به همه‌ی کارهایم برسم؟»

پاسخش ساده است. هر چیزی که تا حالا درباره‌ی مدیریت زمان آموخته‌اید، وقت تلف کردن است، چون اصلا به دردتان نمی‌خورَد.

پیش از اینکه شروع به مدیریت زمان کنید، باید یاد بگیرید که زمان چیست. واژه‌نامه‌ها زمان را به صورت «نقطه یا بازه‌ای که در آن چیزی اتفاق می‌افتد» تعریف می‌کنند. به عبارت ساده‌تر، زمان، هنگام رخ دادن رویدادها است.

دو نوع زمان وجود دارد: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، در هر دقیقه 60 ثانیه، در هر ساعت 60 دقیقه، در هر روز 24 ساعت و در هر سال 365 روز وجود دارد و همه‌ی زمان‌ها به طور یکسان می‌گذرند. هنگامی که فردی 50 ساله می‌شود، دقیقا 50 سال سن دارد، نه کم‌تر و نه بیش‌تر.

در زمان واقعی، همه‌ی زمان‌ها نسبی هستند. زمان بسته به اینکه شما چه کار می‌کنید، کُندتر و تُندتر خواهد گذشت. دو ساعت در اداره‌ی وسائط نقلیه ممکن است به نظر 12 سال بیاید. در عین حال بچه‌ی 12 ساله‌مان انگار همین دو ساعت پیش به دنیا آمده است.

مدیریت زمان-چگونه زمان را مدیریت کنیم

حالا کدام یک از این زمان‌ها دنیایی را که واقعا در آن زندگی می‌کنیم، توصیف می‌کند؟ زمان واقعی یا زمان ساعتی؟

دلیل اینکه گجت‌ها و سیستم‌های مدیریت زمان به درد نمی‌خورند این است که این سیستم‌ها برای مدیریت زمان ساعتی طراحی شده‌اند. زمان ساعتی، نامربوط و غیرضروری است. زیرا شما در زمانِ ساعتی زندگی‌ نمی‌کنید و حتی به آن دسترسی هم ندارید. شما در زمان واقعی زندگی می‌کنید. دنیایی که در آن هنگامی که در حال خوش گذراندن هستید، زمان پرواز می‌کند و وقتی دارید مالیات‌تان را پرداخت می‌کنید، اصلا تکان نمی‌خورد.

خبر خوب اینکه زمان واقعی مفهومی روانی است و در ذهن شما وجود دارد. یعنی شما آن را به وجود می‌آورید و هر چیزی که خودتان ایجاد کنید، می‌توانید مدیریتش کنید. حالا زمان آن رسیده است که همه‌ی جملات خودتخریب‌گر و خودمحدودکننده‌ را مانند «وقت کافی ندارم» یا «امروز وقت مناسبی برای شروع کار تازه یا مدیریت بهتر کار فعلی‌‌ام نیست» را کنار بگذارید.

تنها سه راه برای گذراندن وقت وجود دارد: اندیشیدن، گفت‌وگو کردن و اقدام کردن. جدا از نوع کسب‌وکاری که دارید، کار شما از ترکیب این سه مورد تشکیل شده است.

به عنوان یک کارآفرین، ممکن است دیگران مرتبا شما را متوقف کنند یا به مسیر دیگری بکشانند. با اینکه نمی‌توانید همه‌ی تعلیق‌ها و توقف‌ها و حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید، خودتان در این باره‌ تصمیم‌ می‌گیرید که چقدر زمان صرف آنها کنید و چقدر زمان صرف اندیشه‌ها و گفت‌وگوها و اقدامات‌تان کنید تا به موفقیت برسید.

روش‌های زیر را تمرین کنید تا بر زمان چیره شوید

1. یک دفتر برنامه‌ریزی داشته باشید و اندیشه‌ها، گفت‌وگوها و فعالیت‌های‌تان را به مدت یک هفته ثبت کنید. این به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که چقدر کار می‌توانید طی یک بازه‌ی یک روزه انجام دهید و لحظه‌های ارزشمند شما چطور می‌گذرند و کجا می‌روند. در این صورت خواهید فهمید که چقدر زمان صرف کارهای نتیجه‌بخش می‌کنید و چقدر زمان برای افکار و گفت‌وگوها و اقدامات به‌دردنخور تلف می‌کنید.

دفتر برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان-چگونه زمان را مدیریت کنیم

2. اگر می‌خواهید واقعا بدانید که چگونه زمان را مدیریت کنیم، کافی است که برای هر فعالیت یا مکالمه‌ای که برای موفقیت‌تان مهم است، زمان مناسب اختصاص دهید. فهرست «کارهای قابل انجام» بلند و بلندتر خواهد شد تا زمانی که دیگر نمی‌شود هیچ کاری برایش کرد. داشتن یک دفترچه‌ قرار ملاقات بسیار خوب است. قرارهای‌تان را با خودتان برنامه‌ریزی کنید و بازه‌های زمانی‌ای برای اندیشه‌ها، مکالمات و اقداماتی که اولویت بالایی دارند، خالی کنید. زمان شروع و پایان آنها را برنامه‌ریزی کنید. برای حفظ این قرارها نظم داشته باشید.

3. دستِ کم 50 درصد زمان‌تان را که صرف اندیشه‌ها، مکالمه‌ها و اقداماتی کنید که بیشترین نتیجه را برای‌تان دارند.

4. برای توقف‌ها و تعلیق‌ها زمان بگذارید. زمان‌هایی را به این اختصاص دهید که از کاری که در حال انجامش هستید، دور شوید. برای نمونه، مفهومی به عنوان «زمانی برای همکاران» در ذهن داشته باشید. آیا «زمانی برای همکاران» راه دیگری برای نامیدن «توقف‌های برنامه‌ریزی‌شده» نیست؟

مدیریت زمان برای جلوگیری از آشفتگی-چگونه زمان را مدیریت کنیم

5. 30 دقیقه‌ی ابتدایی هر روز را به برنامه‌ریزی کل روز اختصاص دهید. تا زمانی که برنامه‌ی زمانی‌تان را تکمیل نکرده‌اید، روزتان را آغاز نکنید. مهم‌ترین زمان هر روز زمانی است که برنامه‌ی زمانی را برنامه‌ریزی می‌کنید.

6. 5 دقیقه پیش از هر تماس تلفنی یا هر فعالیتی به این فکر کنید که می‌خواهید چه نتیجه‌ای به دست آورید. این کار کمک می‌کند تا پیش از آغاز کار بدانید که موفقیت چه شکلی است. همچنین این کار سرعت گذر زمان را آهسته‌تر می‌کند. پس از هر فعالیت یا هر تماس تلفنی 5 دقیقه صرف این کنید که مشخص کنید آیا نتیجه‌ی دلخواه‌تان را به دست آورده‌اید یا نه. اگر نه، چه چیزی را فراموش کرده‌اید؟ در تماس یا فعالیت بعدی آن را چطور تغییر می‌دهید؟

7. می‌خواهید بدانید که چگونه زمان را مدیریت کنیم ؟ ساده است، هنگامی که حتما باید کاری را به پایان برسانید، یک علامت «لطفا مزاحم نشوید» پشت در دفترتان قرار دهید.

مدیریت زمان با نه گفتن به مزاحمت‌ها- چگونه زمان را مدیریت کنیم

8. تمرین کنید که تنها به این دلیل که تلفن زنگ می‌زند و تنها به این دلیل که ایمیل‌ها از راه می‌رسند، جواب آنها را ندهید. پیام‌رسان‌ها را قطع کنید. فورا به درخواست‌های دیگران توجه نکنید، مگر اینکه برای کسب‌وکارتان به شدت حیاتی باشد که یک واکنش یا پاسخ انسانی فوری به قضیه بدهید. در عوض، زمانی را برای جواب دادن به ایمیل‌ها و تلفن زدن به تماس‌های از دست رفته کنار بگذارید.

9. در نهایت برای اینکه بدانید که چگونه زمان را مدیریت کنیم، بهتر است سایر حواس‌پرت‌کن‌ها مانند فیس‌بوک و بقیه‌ی شبکه‌های اجتماعی را کنار بگذارید، مگر اینکه این رسانه‌های اجتماعی ابزارهایی برای بهبود کسب‌وکارتان باشند.

مدیریت زمان و ابزارهای حواس‌پرت‌کن-چگونه زمان را مدیریت کنیم

10. به یاد داشته باشید که به انجام رساندن همه‌ی کارها غیرممکن است. همچنین به خاطر داشته باشید که احتمال این وجود دارد که 20 درصد اندیشه‌ها، گفت‌وگوها و اقدامات‌تان، 80 درصدِ نتایج‌ دلخواه‌تان را بسازند.

برگرفته از: entrepreneur.com

خواندن این کتاب پرطرفدار را از دست ندهید

کتاب الکترونیکی