نحوه عملکرد نرم افزار حسابداری ابری شرکتی
حسابداری، قلب تپنده هر کسب‌وکاری است. اگر این قلب درست عمل کند، سایر اعضای سازمان هم با هماهنگی بیشتری کار می‌کنند. اما برای شرکت‌ها، این قلب باید به‌صورت دقیق‌تر و سریع‌تری تپش داشته باشد. یکی از بهترین ابزارهایی که می‌تواند این کار را انجام دهد، نرم افزار حسابداری شرکتی است. در این مقاله، با نحوه عملکرد این نرم‌افزار، مزایا، چالش‌ها و نکاتی برای انتخاب بهترین نرم‌افزار آشنا می‌شوید.
نرم افزار حسابداری ابری شرکتی چیست؟
تصور کنید تمام اطلاعات مالی شرکت شما، مثل اسناد، گزارش‌ها و تراکنش‌ها، در فضایی امن و همیشه در دسترس قرار داشته باشد؛ بدون اینکه نیاز باشد دائماً نگران خرابی سرور یا کمبود فضای ذخیره‌سازی باشید. نرم افزار حسابداری ابری شرکتی دقیقاً همین کار را انجام می‌دهد. این نرم‌افزار بر روی فضای ابری (Cloud) اجرا می‌شود و به شما این امکان را می‌دهد که اطلاعات حسابداری شرکت خود را از هر جا و با هر دستگاهی مدیریت کنید.
نحوه عملکرد نرم افزار حسابداری ابری
حالا که فهمیدیم این نرم‌افزار چیست، بیایید به نحوه عملکرد آن بپردازیم.
۱. ذخیره‌سازی اطلاعات در فضای ابری
تمام داده‌های حسابداری شرکت شما به‌جای ذخیره شدن روی سرورهای محلی یا هارد دیسک، به‌صورت رمزگذاری‌شده در فضای ابری ذخیره می‌شوند. این موضوع امنیت اطلاعات را افزایش می‌دهد و از خطراتی مثل سرقت داده یا از دست رفتن اطلاعات جلوگیری می‌کند.
۲. دسترسی همزمان و چندکاربره
یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری ابری شرکتی این است که چندین کاربر می‌توانند به‌طور همزمان به سیستم دسترسی داشته باشند. مثلاً مدیر مالی می‌تواند گزارش‌ها را بررسی کند، در حالی که حسابدار ورودی‌های جدید را ثبت می‌کند.
۳. به‌روزرسانی لحظه‌ای اطلاعات
در این سیستم، هر تغییری که در اطلاعات انجام شود، به‌صورت لحظه‌ای برای همه کاربران به‌روزرسانی می‌شود. مثلاً اگر یک پرداخت جدید ثبت شود، همه افراد مرتبط با این موضوع فوراً از آن مطلع می‌شوند.
۴. اتصال به نرم‌افزارهای دیگر
بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری ابری امکان اتصال به سایر سیستم‌ها مثل CRM، مدیریت منابع انسانی یا نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را دارند. این یکپارچگی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا همه بخش‌های سازمان هماهنگ با یکدیگر عمل کنند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار حسابداری پیمانکاری
چرا شرکت‌ها به نرم افزار حسابداری ابری نیاز دارند؟
ضرب‌المثلی داریم که می‌گوید: "عقل سالم در بدن سالم است". حالا این ضرب‌المثل را در کسب‌وکار به این صورت تغییر دهید: "حسابداری سالم در شرکت سالم است". در ادامه به دلایل نیاز شرکت‌ها به این نرم‌افزار می‌پردازیم.
۱. صرفه‌جویی در هزینه‌ها
با استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابری، نیازی به خرید سرورهای گران‌قیمت یا استخدام تیم پشتیبانی فنی نیست. همچنین، به‌روزرسانی‌ها به‌صورت خودکار انجام می‌شود.
۲. دسترسی آسان
برای یک شرکت بزرگ که شعبه‌های مختلف دارد، دسترسی به اطلاعات حسابداری از هر نقطه دنیا یک مزیت فوق‌العاده است. کافی است اینترنت داشته باشید تا به اطلاعات دسترسی پیدا کنید.
۳. افزایش امنیت اطلاعات
اگرچه ممکن است ابتدا نگرانی‌هایی درباره امنیت فضای ابری داشته باشید، اما واقعیت این است که بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات ابری از پیشرفته‌ترین پروتکل‌های امنیتی استفاده می‌کنند.
۴. بهبود بهره‌وری
وقتی نیازی به انجام دستی محاسبات یا ارسال ایمیل‌های تکراری برای هماهنگی نیست، زمان بیشتری برای تمرکز روی مسائل استراتژیک خواهید داشت.
نکات مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری ابری شرکتی
حالا که می‌دانید این نرم‌افزار چقدر برای شرکت‌ها حیاتی است، باید هنگام انتخاب آن به نکات زیر توجه کنید:
۱. امکانات متناسب با نیاز شرکت
مثلاً اگر شرکت شما در زمینه بازرگانی فعالیت می‌کند، حتماً به دنبال نرم افزاری باشید که قابلیت اتصال به انبارداری و مدیریت فروش را داشته باشد. (این‌جا می‌توان از عبارت "نرم افزار حسابداری بازرگانی" نیز یاد کرد.)
۲. رابط کاربری ساده
نرم‌افزاری انتخاب کنید که استفاده از آن برای تیم شما آسان باشد.
۳. پشتیبانی و خدمات پس از فروش
حتماً بررسی کنید که شرکت ارائه‌دهنده، پشتیبانی خوبی داشته باشد و در مواقع نیاز به شما کمک کند.
۴. امنیت داده‌ها
از امنیت بالای نرم‌افزار اطمینان حاصل کنید. مثلاً رمزگذاری اطلاعات، استفاده از فایروال‌های پیشرفته و امکان تعیین سطح دسترسی کاربران.
چالش‌های نرم افزار حسابداری ابری
هرچند این نرم‌افزار مزایای زیادی دارد، اما با چالش‌هایی هم روبه‌رو است:
-
نیاز به اینترنت پایدار: اگر اینترنت قطع شود، دسترسی به اطلاعات ممکن نخواهد بود.
-
هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه: برخی شرکت‌ها ممکن است این هزینه را سنگین بدانند.
-
وابستگی به ارائه‌دهنده خدمات ابری: اگر شرکت ارائه‌دهنده دچار مشکل شود، ممکن است اطلاعات شما نیز تحت تأثیر قرار بگیرد.
جمع‌بندی
در پایان باید گفت که نرم افزار حسابداری آنلاین شرکتی، یک راه‌حل هوشمندانه برای مدیریت مالی شرکت‌هاست. این نرم‌افزار نه‌تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بلکه با بهبود امنیت و دسترسی به اطلاعات، خیال شما را از مدیریت امور مالی راحت می‌کند. البته انتخاب نرم‌افزار مناسب اهمیت زیادی دارد و باید با دقت انجام شود.
به قول قدیمی‌ها: "کار را که کرد؟ آن که تمام کرد." با انتخاب درست یک نرم‌افزار حسابداری ابری، می‌توانید مطمئن باشید که کارهای مالی شرکتتان به بهترین شکل انجام خواهد شد.
