پیشنهاد کردن چگونه می تواند بر نتیجه ی مذاکره تأثیر بگذارد؟
بی تردید همه ی ما در خیلی از مواقع در حال پیشنهاد دادن هستیم. گاه پیشنهادها خودمانی و گاه رسمی هستند. در این وضعیت برخی از پیشنهادها به طرز قابل توجهی موفقیت آمیزتر از بقیه می باشند. به راستی وجه تمایز بین یک پیشنهاد موفق و یک پیشنهاد ناموفق چیست؟
هنر پیشنهاد دادن این است که کسی را وادار کنید به شما پاسخ «مثبت» بدهد.
یک پیشنهاد از دو قسمت تشکیل می شود:
الف- موضوع پیشنهاد
ب- نحوه ی پیشنهاد دادن
پیشنهاد دادن تا حدودی شبیه پریدن یا چتر نجات است. زمانی که از هواپیما به بیرون می پرید دیگر نمی توانید به سمت آن برگردید. وقتی پیشنهادی را مطرح می کنید، دیگر نمی توانید به آسانی آن را پس بگیرد. لذا درست همان طور که همیشه قبل از پریدن از هواپیما حتماً با دقت چتر نجات را بررسی می کنید و جهت باد را پیدا می کنید، بدون اقدامات اولیه هم ممکن نیست بتوانید پیشنهادی را مطرح کنید. البته کارهای مقدماتی بستگی به ماهیت خود پیشنهاد دارد، اما معیارهای کلی وجود دارد که می توانید با مراجعه به آن ها کیفیت هر پیشنهادی را ارزیابی نمایید.
تنظیم پیشنهاد باید بر چه اساسی باشد؟
پیشنهادی که به دقت تنظیم شده باشد باید مشخصات زیر را دربر داشته باشد؛
- شانس بالایی برای پذیرفته شدن داشته باشد و حداقل در صورت رد شدن، باعث خدشه دار شدن روابط شما با طرف مقابل نگردد. همیشه باید بتوانید با ذهنی پویا آماده ی ارائه ی پیشنهادات جدید باشید. زیرا ممکن است پیشنهاد اول شما مورد قبول واقع نشود.
- نسبت به ضرورت ها، منافع، نگرانی ها و هوشمندی طرف مقابل از خود توجه واقعی نشان دهید. طرف مقابل در مذاکره احتمالاً مایل است پیشنهادهای مختلفی را از شما بشنود. حتی گاهی می توانید به عنوان یک شگرد، پیشنهادی را مطرح کنید که نمی خواهید مورد پذیرش قرار گیرد. بدین ترتیب جزئیات نظر دیگری را به دست می آورید.
- آنچه را که می خواهید طرف مقابل درباره ی آن تصمیم گیری کند، مشخص کنید.
- برای رسیدن به توافق مطالب پیشنهادی را به روشنی بیان کنید. اگر این کار را نکنید ممکن است پیشنهادی که می تواند به راحتی مورد قبول واقع گردد، بی جهت رد شود.
- قابلیت اجرایی و واقع بینانه بودن آن از نظر مدیران مافوق و یا هیئت مؤسسان قابل قبول باشد. بی تردید این کافی نیست که فکر کنید این فقط نفر مقابل است که باید به پیشنهادتان پاسخ دهد. شما باید به افراد دیگری هم فکر کنید که ممکن است توضیحاتی بخواهند و باید متقاعد شوند که پیشنهاد شما فکر خوبی است. اگر پیشنهاد شما با نگرش سایر افراد منطبق نباشد، ممکن است بی جهت مردود شناخته شود.
بیان پیشنهادات:
به دقت به نحوه ی بیان یک پیشنهاد بیندیشید و آن را به تنهایی یا با یک همکار تمرین کنید تا بتوانید قبل از این که واقعاً آن را مطرح کنید، نتیجه اش را حدس بزنید. به کار بردن واژه های نامناسب می تواند روی پذیرفته یا رد شدن پیشنهادتان تأثیر بگذارد.
نکات ابتدایی زیر را به خاطر بسپارید:
الف- پیشنهادتان را در یک قالب مثبت بیان کنید. در راستای آنچه که می خواهید نه آنچه نمی خواهید.
ب- پیشنهادتان را طوری تنظیم کنید که از چندین بخش تشکیل شده باشد به گونه ای که بتوان در صورت لزوم برخی از آن ها را حذف نمود یا مورد مذاکره قرار داد. بازگذاشتن برخی مباحث در مذاکره و احتمال امتیازدهی موجب می شود طرف مقابل انگیزه ی بیشتری برای گوش دادن پیدا کند. این کار شما به او می گوید که آماده اید انعطاف پذیر باشید و همچنین به شما نیز این فرصت را می دهد تا مسائلی را که برایتان اهمیت چندانی ندارند به طرف مقابل واگذار کنید.
ج- پیشنهادتان را طوری مطرح کنید که به نظر بیاید ایده ی واقعاً خوبی دارید و از طرف مقابل دعوت می کنید که به شما ملحق شود. اگر پیشنهاد شما ویژگی های متقاعدکننده ای داشته باشد، در این صورت به نظر نخواهد رسید که می خواهید ایده ای را تحمیل کنید که صرفاً به نفع خودتان است.
یادتان باشد که پیشنهاد را باید بفروشید. کلمه ی فروختن در این جا کاملاً بجا است، زیرا این دقیقاً همان مشخصه ای است که یک پیشنهاد خوب باید داشته باشد، یعنی چنان ماهرانه تنظیم و با هنرمندی ساخته و ارائه شده باشد که خود به خود فروخته شود.
پاسخ دادن به پیشنهادات:
پاسخ به یک پیشنهاد نیز به اندازه ی ارائه ی آن دشوار است. برای پاسخ دهی صحیح، نکات زیر را مدنظر قرار دهید:
- سعی کنید به هر پیشنهادی قبل از پاسخ دادن به عنوان یک فرصت برای گفتگو نگاه کنید. حتی یک پیشنهاد نه چندان جالب را سریع رد نکنید، زیرا در حال گفتگو فرصت این را دارید که اوضاع را بهتر کنید. می توانید پرسش های آرامش دهنده و سودمندی از خودتان بپرسید، پرسش هایی مثل:
- چرا نقطه نظر مرا درک نمی کند؟ شاید من به وضوح برایش توضیح نداده ام؟ ... به جای ایراد گرفتن از طرف مقابل از این فرصت استفاده کنید و برایش توضیح دهید که چرا نمی توانید آن را قبول کنید و دلایل مشخص خود را برای نپذیرفتن پیشنهادش شرح دهید. بهتر است به جای این که فوراً آن را رد کنید، با جملاتی مثل: « ایده ی جالبی است. می توانی کمی بیشتر توضیح بدهی؟»، به او پاسخ دهید و بعد در حین این که او بیشتر راجع به ایده ی خود صحبت می کند، به دنبال راهی باشید که پیشنهاد دیگری را به نفع هر دو تعدیل کنید.
- صبور باشید و اولین پیشنهاد را نپذیرید، حتی اگر جذاب باشد. زیرا اگر این اولین پیشنهاد او باشد، بدین معنا است که می تواند پیشنهادهای خوب دیگری هم بدهد. در اکثر موارد افراد هرگز همه ی پیشنهادهای خود را همان اول با شما مطرح نمی کنند. لذا همیشه ارزش آن را دارد که کمی صبر کنید و ببینید چه پیشنهاد دیگری را مطرح می کنند.
- اگر مجبورید پیشنهادی را رد کنید، سعی کنید ضمن این که از طرف مقابل می خواهید مسئله را از زاویه ی دید شما ببیند، علت را توضیح دهید. برای این که مؤدبانه یک پیشنهاد را رد کنید، باید این احساس را به او القا کنید که اگر جای شما بود، او هم این پیشنهاد را رد می کرد.
- وقتی پیشنهادی را رد می کنید به فرد مقابل بگویید که دقیقاً چه تغییراتی در این پیشنهاد می تواند آن را قابل قبول کند.
همچنان که اولین پیشنهاد را قبول نمی کنید، آن را از دست هم ندهید چون به هر حال ممکن است نکته ی مفیدی در آن نهفته باشد.
- با روش و لحنی به پیشنهادات پاسخ دهید که معلوم شود به عقیده ی شما این توافق امکان پذیر است و صرفاً به دنبال پیدا کردن بهترین پیشنهاد هستید. اگر پیشنهاد از طرف مقابل باشد، ممکن است دلیل آن، نیاز او به شما در آن شرایط خاص باشد. این امر برای شما خوش شانسی محسوب می شود اما به این نکته واقف باشید که وابستگی، رنجش و دلخوری هم به دنبال دارد.
موانع موجود برای پذیرش پیشنهادها کدامند و چگونه می توان بر آن ها غلبه کرد؟
همواره در مذاکرات، پیشنهادات زیادی ارائه می شود که به رغم منطقی بودن جواب مثبتی دریافت نمی کنند. در این جا به چند مورد که بیشتر به نحوه ی ارائه ی پیشنهاد شما مربوط است تا به ماهیت آن، اشاره می شود.
موانع رایج در پذیرش پیشنهادات:
الف- تفاوت های فرهنگی و ارزشی:
عدم توجه به برخی تفاوت های اساسی بین خود و طرف مقابل باعث رد شدن پیشنهادها می گردد.
ب- موانع عاطفی:
شاید رویدادی در گذشته اتفاق افتاده که مانع پذیرفته شدن پیشنهادتان می شود. در لحظه ای مناسب بپرسید: چه چیزی مانع از آن می شود که پیشنهادم ر ا قبول کنید؟
ج- انعطاف ناپذیری ظاهری:
همیشه از طرف مقابل بخواهید ضرورت ها و منافع شان را به صراحت بیان کنند و بپرسید چه نکته ای بر خلاف نظر آن ها است یا دلایل بازدارنده را بی غرضانه شرح دهید و از آن ها بخواهید نظراتشان را بیان کنند و بگویند چه کار کنید. از آن ها بخواهید چشم انداز بلندمدت تری از آنچه را که مدنظر دارند، ارائه دهند و عوامل تأثیرگذار بر این دیدگاه را در صورت نپذیرفتن پیشنهاد شما توضیح دهند.
د- تضاد شخصیت:
سعی کنید به مشکل ایجاد شده پی ببرید و با استفاده از برخی اصول زیر بنایی از پدید آمدن آن جلوگیری نمایید یا پیشنهاد کنید طی جلسه ای غیررسمی با طرف مقابل، عامل آن را دقیقاً پیدا کنید.
هـ- امور بسیار مرعوب کننده:
بعضی اوقات افراد نمی توانند به یک پیشنهاد پاسخ مثبت بدهند. زیرا آن را بسیار مرعوب کننده می بینند و نمی خواهند مسئولیت اتخاذ چنین تصمیم مهمی را بر عهده بگیرند. در این گونه موارد سعی کنید پیشنهادتان را به بخش های جزئی تری تبدیل کنید تا قابل فهم تر شود.
و- تردید بیش از حد:
برای تصمیم گیری در خصوص پیشنهادات باید اطلاعات لازم در زمینه ی مربوطه را داشته باشید. چنانچه متوجه مبهم بودن اطلاعات و تردید خود شدید، شاید بتوانید با کمک همدیگر با آن مبارزه کرده و در جستجوی اطلاعات، راهنمایی ها یا گزارش های کارشناسانه ی بیشتری برآیید.
ز- توقعات غیرواقع بینانه:
گاه پیشنهاد مطرح شده فاقد معیارهای مورد انتظار فرد مقابل است. اگر از این موضوع آگاه شدید، سعی کنید به توقعات فرد پی برده و با ظرافت دریابید که این توقعات تا چه حد واقع گرایانه هستند. راه حل بعدی این است که اولویت ها را بار دیگر با آن ها بررسی کنید، به این امید که شاید پیشنهاد واقع بینانه شما بتواند در یک زمینه ی وسیع تر یا با توجه به عوامل دیگر پذیرفته شود.
ح- فقدان سرعت عمل:
اگر از همان ابتدا احساس می کنید توفیق چندانی در قبولاندن پیشنهاد خود به دست نخواهید آورد، پیشنهاداتی را که قبلاً ارائه داده اید و مورد قبول واقع شده اند، فهرست کنید و فشارها و محدودیت های وارد شده بر هر دو طرف را بار دیگر بررسی و تجزیه و تحلیل نمایید.
به طور خلاصه پیشنهادات تأثیرگذار پیشنهاداتی هستند که:
- شانس خوبی برای پذیرفته شدن دارند.
- نشان دهنده ی توجه به ضرورت ها، منافع، دغدغه ها و هوش فرد مقابل هستند.
- مشخص می کنند که شما از فرد مقابل می خواهید که چه تصمیمی را اتخاذ کند.
- قابلیت اجرایی و واقع بینانه بودن آن از نظر مدیران مافوق و یا هیئت مؤسسان قابل قبول است.
- در قالب مثبت بیان می شوند.
- متشکل از چندین بخش هستند به گونه ای که می توان هر یک را مورد مذاکره و تعدیل قرار داد.
- به گونه ای بیان می شوند که به نظر می رسد شما ایده ی خوبی دارید و از طرف دیگر می خواهید به شما بپیوندد.
منبع مقاله:
آتش پور، حمید؛ (1386)، روان شناسی مذاکره (چگونه می توان یک مذاکره کننده ی حرفه ای بود؟)، تهران: نشر قطره، چاپ سوم