انبار و اصول انبارداری

تمام موجودی و سرمایه هر مجموعه ای، در انبار آن مجموعه قرار گرفته است. بنابراین، انبارداری پایه و اساس هر کسب و کاری محسوب می شود. اهمیت انبار، از چندین زاویه قابل مشاهده است. این مجموعه، به عنوان مرکز ذخیره ‌سازی کالا ها عمل کرده و کمک می کند تا کسب و کار ها به طور موثر، موجودی کالا های خود را مدیریت کنند. این مسئله باعث می‌ شود تا سازمان ها قادر به پاسخ به موقع به نیاز های مشتریان بوده و به بهبود فرآیند های تولید و توزیع منجر شوند. موجودی کالا ها باید در محلی استاندارد و ایمن نگهداری شوند و از همه مهم تر، دسترسی به آن ها در تمام مواقع، امکان پذیر باشد.

وجود یک انبار مناسب، برای استمرار هر کسب و کاری ضروری است؛ اما وجود این مجموعه در صورتی به بهینه سازی هزینه ها و افزایش بهره وری منجر خواهد شد که با اصول صحیح و استاندارد انبارداری مدیریت شود. در این مقاله، با صفر تا صد مراحل انبارداری، انواع روش های اصولی، فرایند های لازم و همچنین وظایف انباردار ها آشنا خواهیم شد.

انبارداری چیست؟

انبارداری، شامل یک سری فعالیت ‌ها و رویه ‌هایی است که برای مدیریت و کنترل موجودی کالا ها و محصولات در انبار صورت می گیرد. این حوزه، بر اساس اصول و تکنیک ‌های خاصی برای دریافت، ذخیره، نگهداری، توزیع و کنترل مواد مختلف مدیریت می شود و هدف اصلی آن، بهبود بهره‌ وری و کاهش مجموع هزینه ها است. دریافت و تحویل به موقع کالا ها با صرف کمترین زمان و حداقل میزان استفاده از نیروی انسانی، از دیگر وظایف اصلی و مهم انبارداران است که مجموع تمام این عملکرد ها در کنار هم، تنها با رعایت قواعد و اصول انبارداری میسر خواهد شد.

انبارداری شامل چه مراحلی است؟

فرایند انبارداری، شامل 3 مرحله اساسی است که در ادامه، به معرفی و توضیح هر یک خواهیم پرداخت.

دریافت کالا

دریافت کالا ها و محصولات، اولین مرحله مدیریت انبار است که در آن، کالا ها و مواد وارد انبار شده و فرآیند ثبت و دریافت آن‌ ها آغاز می گردد. در این مرحله، کالا هایی که از تأمین کنندگان وارد می‌ شوند، مورد بررسی و ثبت قرار می گیرند. این فرآیند، شامل کنترل کیفیت و تعداد کالا ها، بررسی مطابقت اقلام با سفارش موردنظر و در صورت لزوم، ثبت اطلاعات مربوطه است. در صورت وجود مغایرت میان کالا ها نیز، باید نسبت به ثبت صورت جلسه اقداماتی صورت گیرد. تمام این فرایند ها، باید تحت کنترل های امنیتی صورت بگیرد تا در صورت وجود هرگونه نقص و خطا، به راحتی قابل پیگیری باشد. همچنین، در این مرحله، برای هر کالا یا محموله، شناسه‌ و سریال هایی ایجاد می ‌شود تا قابلیت پیگیری آن ها به صورت دقیق و منظم تری فراهم شود.

دسته بندی و جابجایی کالا ها

مرحله دوم انبارداری، شامل دسته‌ بندی و جابجایی کالا ها است. در این مرحله، کالا ها بر اساس عوامل مختلفی دسته ‌بندی شده و در قفسه های مخصوص خود قرار می گیرند تا به راحتی قابل شناسایی و در دسترس باشند. فرآیند دسته‌ بندی شامل تعیین کد، شماره‌ گذاری و گروه‌ بندی کالا ها، بر اساس ویژگی‌ های مختلفی مانند نوع، ابعاد و ویژگی ‌های فیزیکی آن ها انجام می شود.

پس از قرار گیری کالا ها در محل موردنظر، باید مکان دقیق آن ها در سیستم مدیریت انبار ثبت گردد. سپس، با تکمیل فرآیند تحویل، صاحب کالا، رسید یا قبض انبار را دریافت خواهد کرد که این رسید، به عنوان تأییدیه ای رسمی جهت تحویل و دریافت کالا ها محسوب می شود.

بسته بندی و ارسال کالا

برای خروج محصولات از انبار، ابتدا به مجوز خروج نیاز خواهد بود. پس از صدور این مجوز و دریافت اطلاعات مربوط به نحوه ارسال، اقلام موردنظر بسته بندی شده و سپس بارگیری می شوند. در طی انجام این فرایند، انباردار وظیفه دارد لیست محصولات ارسالی را جمع آوری کرده و در قالب یک فاکتور و یا بارنامه، به شرکت ارائه دهد.

وظایف تیم انبارداری

جالب است بدانید که یک انبار، تنها از تعدادی کارمند با شرح وظایف یکسان تشکیل نشده است؛ بلکه هر مجموعه ای، متشکل از یک تیم انبارداری است که هر یک از اعضا، مسئولیت مجزایی را بر عهده داشته و شرح وظایف مشخصی دارند. مجموع فعالیت این تیم در کنار هم، یک انبار استاندارد و اصولی را تشکیل خواهد داد. در ادامه، به معرفی چند عضو مهم این تیم و وظایف و مسئولیت های هر یک خواهیم پرداخت.

کارمند تحویل گیرنده

نخستین وظیفه این فرد، بررسی کالا ها و اقلام هنگام تحویل، جهت عدم مغایرت و وجود نواقص است. گام دوم، دسته بندی کالا ها و توزیع آن ها در انبار خواهد بود. ضمناً اگر سفارشی برای خرید کالا ها ثبت گردد، اقلام مورد نیاز را از انبار یافته و اقدام به آماده سازی آن ها جهت ارسال خواهد کرد. کنترل موجودی های انبار، ارائه گزارشات کاهش یا افزایش اجناس و نگهداری این رکورد ها نیز، جزو وظایف تکمیلی فرد تحویل گیرنده محسوب می شود.

کارمند انباشت

وظیفه این شخص، دریافت کالا ها، اطمینان از طبقه بندی صحیح آن ها در قفسه ها، مدیریت سفارش ها از طریق ایمیل، فکس، سایت و تلفن، حصول اطمینان از دریافت صحیح و به موقع سفارش مشتریان، بازگشت یا تعویض محصولات آسیب دیده و در کل افزایش بهره وری در فروش و مدیریت انبار است.

کارمند ناظر انبار

ناظر انبار، وظیفه تولید و ارائه گزارش از فعالیت های انجام شده در انبار مانند بارگیری، تخلیه بار و سطوح موجودی بار را بر عهده خواهد داشت. بررسی آمار کالا های موجود در انبار و سامان دهی و حفاظت از آن ها، از وظایف اصلی و حساس ناظران انبار به شمار می رود. این افراد باید توانایی مدیریت بر امور کارکنان و کنترل لازم بر فعالیت های انجام شده را داشته باشند تا انبار در بهینه ترین حالت ممکن مشغول به فعالیت باشد.

اپراتور انبار

اپراتور ها، معمولا به انجام کار هایی همچون پاک سازی انبار، جابجایی کالا های انباشته شده، مرتب سازی قفسه ها و اقسام مختلف و انجام خرده کاری ها می پردازند.

تمام وظایفی که شرح دادیم، از موارد ضروری در کنترل و مدیریت یک انبار است. همانطور که دیدید، یک انبار برای کارکرد اصولی و حفظ بقای خود، به یک تیم بزرگ و کاربلد نیاز دارد تا در بخش های مختلف این مجموعه، به انجام فعالیت های متنوع و مجزای خود بپردازند. اما مدیریت چنین مجموعه بزرگی حتی با وجود یک تیم گسترده و کاربلد، باز هم کار آسانی نخواهد بود. امروزه با پیشرفت فناوری و روی کار آمدن تکنولوژی های جدید، سبک نوینی از مدیریت انبار به وجود آمده است که خوشبختانه، دیگر دشواری ها و مراحل متعدد پیشین را به همراه نخواهد داشت. این سبک نوین، استفاده از نرم افزار های پیشرفته انبارداری است.

انبارداری به سبکی نوین

روش های سنتی انبارداری، نیازمند تجهیزات و پرسنل فراوانی است که علاوه بر پراکندگی، هزینه های فراوانی نیز به دنبال خواهند داشت. امروزه با پیشرفت تکنولوژی، روش های نوینی همچون استفاده از نرم افزار های انبارداری به وجود آمده اند که این مرحله ی دشوار و البته حساس را، به روندی بسیار آسان و منظم تبدیل کرده اند.

با خرید نرم افزار انبارداری، علاوه بر مدیریت انبار و بی نیازی از وجود پرسنل و اپراتور های گوناگون، امور مالی و حسابرسی انبار نیز به راحتی قابل کنترل خواهند بود. این نرم افزار ها، امکان ثبت تمامی مراحل ورود و خروج کالا ها، رسید و حواله انبار، دسته بندی کالا ها و ارتباط با قسمت فروش را، به صورت یکجا امکان پذیر ساخته اند.

استفاده از نرم افزار های انبارداری، سود کسب و کار ها را چندین برابر کرده و با ارائه گزارشات کامل از تمامی اقسام انبار، خیال کارفرمایان را از بابت روند رو به رشد این مجموعه، آسوده خواهد کرد.

کلام آخر

انبار ها، اساس حیاتی هر سازمانی هستند. این مراکز ذخیره‌ سازی، به مدیریت موثر موجودی کالا ها و بهبود فرآیند های تولید و توزیع کمک شایانی می کنند که نتیجه تمام این فرایند ها، به کسب رضایت مشتریان منجر خواهد شد. بنابراین، واضح است که کنترل و مدیریت اصولی انبار ها، از چه اهمیت ویژه ای برخوردار خواهد بود. در این مقاله، به طور جامع به شرح انواع نکات مهم در خصوص مراحل انبارداری، معرفی تیم انبارداری، شرح وظایف آن ها و همچنین بهینه و به روز ترین روش مدیریتی یعنی استفاده از نرم افزار های پیشرفته انبارداری اصولی پرداخته شد.

در حال حاضر، استفاده از نرم‌ افزار های انبارداری، بهترین روش برای مدیریت جامع انبار و کنترل آسان موجودی ‌ها است که بدون نیاز به پرسنل و صرف هزینه‌ های بالا، با رعایت تمام اصول امنیتی امکان پذیر خواهد بود.Top of Form