مدیریت تجهیزات رایانه در ادارات

اشاره

با فراگیر شدن کاربرد رایانه در بخش های مختلف زندگی انسان ها، توجه به مدیریت کارآمد و بهره وری در استفاده از آن به موضوع مهم وقابل توجهی تبدیل شده است. توجه به ابعاد مختلف استفاده از تجهیزات رایانه و مواد خام مورد نیاز آن می تواند نقش مثبتی در کاهش هزینه های آن داشته باشد.

شاید این مسأله در منازل یا مغازه های کوچک نمود کم تری داشته باشد، اما با نگاهی گذرا به اداره یا سازمان دولتی و توجه به وسعت کاربرد رایانه در آن، می توان به اهمیت این امرپی برد. اجازه دهید در ابتدا این تجهیزات را در طبقه بندی ساده ای قرار دهیم:

تقیسم بندی تجهیزات رایانه

اولین گروه، تجهیزات سخت افزاری غیر مصرفی مانند دیسک سخت، صفحه نمایش، صفحه کلید و... می باشند. این تجهیزات معمولا ً یک بار خریداری شده و (شاید) سال های مورد استفاده قرار می گیرند.

تقسیم بندی دوم در مورد اقلا م خام مصرفی در رایانه می باشد. خود این تجهیزات نیز به دو بخش تقسیم می گردد. بخش اول، تجهیزات خام مصرفی است. این تجهیزات یک بار به کار گرفته شده و در آینده بارها مورد استفاده قرار می گیرند. فلا پی دیسک(Floppy Disk) و لوح فشردهCD) و (DVD از انواع این اقلا م هستند. بخش دوم، اقلا م خام مصرفی مانند کاغذ پرینتر، پودر چاپگر لیزری(تونر) یا جوهر چاپگر رنگی (کارتریج) می باشند. این اقلا م به مرور زمان مورد استفاده قرار گرفته و تمام می شوند.

تجهیزات غیرمصرفی

حافظه های سریع قابل حمل(Flash Memory)

امروزه فلا پی و لوح فشرده به عنوان (تنها) ابزار انتقال اطلا عات از یک رایانه به رایانه دیگر مورد استفاده قرار می گیرد.

هر یک از این ابزار به نوبه خود دارای محاسن و معایب خاصی است. به عنوان مثال حسن فلا پی در سادگی کاربرد و قابلیت نوشتن و خواندن توا‡م اطلا عات می باشد. در حالی که سرعت و حافظه پایین و آسیب پذیری بالا ی آن نیز از معایب مشهود آن به شمار می رود. در مقابل آن لوح فشرده دارای سرعت و حافظه بالا و آسیب پذیری کمتری نسبت به فلا پی است. اما کاربرد آن به سادگی فلا پی نمی باشد و در عین حال نیز نمی توان به سادگی عمل نوشتن و خواندن اطلا عات را روی آن پیاده کرد. حافظه های سریع قابل حمل از جمله ابزار نوین و پرکاربرد به شمار می رود که به سرعت جایگاه خویش را در دنیای رایانه یافته است.

این حافظه به زبان ساده، از مدارهای مجتمع (IC) تشکیل شده اند که وظیفه ی نگهداری اطلا عات را به عهده دارند. فلش مموری ها مزایای سادگی کاربرد (البته از ویندوزME به بعد) و قابلیت نوشتن و خواندن توا‡م اطلا عات را، از فلا پی دیسک، به ارث برده و از آن طرف نیز همانند لوح فشرده حافظه بالا ، سرعت بالا و آسیب پذیری بسیار کم تری را دارد. در صورت انتخاب نوع مرغوب آن، این حافظه ها سال ها می تواند مورد استفاده قرار گیرند.

نحوه ی استفاده این حافظه ها نیز بسیار ساده هستند کافی است گذرگاه داده ی(Port) این حافظه ها را به پورتUSP رایانه متصل کنید؛ در ویندوزXP بلا فاصله درایو موقتی ایجاد می گردد و همانند داریوهای دیگر رایانه، از طریقMy Computer می توان از اطلا عات آن استفاده کرد. ظرفیت این حافظه ها در انواع مختلفی مثل46MB ،821MB ،652MB ،215MB و ... می باشند. محدوده ی قیمت این حافظه ها نیز، بسته به نوع آن، متفاوت است. برای نمونه، حافظه ی652MB در حدود سی هزار تومان قیمت دارد.

پشتیبان گیری از درایو

بیش تر کاربران ویندوز با دردسرهای زیاد نصب سیستم عامل بر روی رایانه آشنا هستند و هرازگاهی نیز با آن دست و پنجه نرم می کنند. در صورتی که شما کاربر خوش شانسی باشید، روند نصیب ویندوز با کم ترین پیغام خطا به پایان می رسد، اما در صورت وجود هر مسأله ی سخت ا فزاری یا نرم افزاری ، عملیات نصب ویندوز می تواند دردسر ساز شود. برای رهایی از نصب متعدد ویندوز، ابتدا سیستم عامل ویندوز و برنامه های کاربردی مورد نیاز را نصب کنید. سپس فایل های غیر ضروری را از درایو مربوطهC) یا(D پاک نمایید. حال توسط برنامهNorton Ghost یک پشتیبان(Image) از درایو مربوطی را در یک فایل ذخیره کنید. از این به بعد، در صورت بروز مشکل احتمالی در ویندوز، می توانید در مدت زمان کوتاهی درایو خود را احیا نمایید ودیگر نیازی به نصب مجدد آن نمی باشد. (قبل از این کار ابتدا فایل های مهم خود را در درایو دیگری کپی کنید.)

تجهیزات مصرفی

فلا پی دیسک ها

فلا پی دیسک ها نیز از اقلا م مصرفی پر استفاده در رایانه می باشند. در بسیاری از مواقع، از فلا پی دیسک برای بایگانی برخی اطلا عات مهم استفاده می گردد. این کار دو عیب عمده دارد: اول این که عمر مفید دیسکت پایین است؛ دوم این که برای بایگانی فایل ها باید یک دیسکت را برای همیشه به این امر اختصاص دهید. در نتیجه پس از مدتی دیسکت های فراوانی را باید به این منظور نگه داری کنید.

در مقابل این کار می توانید از برنامه های پشتیبان گیری مثلWinImage استفاده کنید. این برنامه پشتیبان کاملی از ساختار دیسکت تهیه کرده و آن را در یک فایل ذخیره می کند. حال می توانید این فایل را در دیسک سخت یا لوح فشرده ذخیره کنید. پس از اتمام کار، دیگر نیازی به فلا پی نخواهد بود و می توانید فلا پی دیسک را برای امر دیگری به کار برید. در آینده نیز می توانید فایل ایجاد شده را توسط همین برنامه دوباره روی دیسکت پیاده کنید. پس از این کار، دیسکت جدید همان محتویات دیسکت قبلی را خواهد داشت. حجم هر فایل ایجاد شده در حدود1/44MB می باشد. مزیت این کار این است که از انباشته شدن دیسکت ها جلوگیری شده و امنیت اطلا عات نیز حفظ می شود.(در مواردی استثنایی، مثل دیسکت قفل برنامه ها، این کار توصیه نمی شود.)

رایت لا یه های مختلف روی لوح فشرده

در بیش تر مواقع، کاربران برای پشتیبان گیری از اطلا عات یا برای نقل و انتقال اطلا عات، از لوح فشرده CD))استفاده می کنند، اما در بیشتر مواقع حجم اطلا عات کپی شده بسیار پایین تر از حجم لوح فشرده می باشد. با این حال در هر بار رایت کردن، از یک لوح فشرده، به این منظور استفاده می کنند. در چنین مواقعی می توان از لا یه بندی لوح فشرده استفاده کنید. توسط لا یه بندی شما می توانید در هر بار رایت کردن اطلا عات یک لایه در لوح فشرده ایجاد و اطلا عات را در آن کپی کنید. این کار را می توانید تا پر شدن ظرفیت لوح فشرده به دفعات تکرار نمایید. در این صورت هزینه ی پرداخت شده برای خرید لوح فشرده کاهش خواهد یافت. برای نمونه، به منظور لا یه بندی اطلا عات، در هنگام رایت در برنامهNero Butning Rom ، از منوی فایل، گزینه یNew را انتخاب کنید.

دکمه یSrart MuItisession: با این کار یک لا یه ی جدید ایجاد و اطلا عات در آن رایت می گردد. در صورتی که لوح فشرده محتوی اطلا عات باشد با این کار لا یه ی قبلی پنهان شده و لا یه ی جدید به عنوان پیش فرض نمایش داده می شود. (می توانید از این گزینه در مواقعی که لوح فشرده مورد نظر به هر دلیل سوخته باشد استفاده کنید.)

دکمه ی:Continue MuItisession Disc با این کار لا یه ی قبلی به لا یه ی جدیدالحاق شده و اطلا عات جدید به اطلا عات قبلی، روی لوح فشرده، افزوده می شود. برای نمونه، اگر لوح فشرده از قبل حاوی اطلا عات باشد و اطلا عات جدید را توسط این گزینه رایت کنید، اطلاعات جدید، در کنار اطلا عات قبلی، قرار خواهد گرفت.

دکمه ی: No Multisession با انتخاب این گزینه در هنگام رایت یک لوح فشرده خام، انتهای لوح فشرده بسته می شود و دیگر نمی توان در آینده فایل های جدیدی را روی لوح فشرده رایت کرد.( نمی توان لا یه های جدید در لوح ایجاد کرد)

موادخام مصرفی

کاغذ چاپگر

کاغذ چاپگر نیز از جمله اقلا م مصرفی پر استفاده است. در استفاده از کاغذ، برای چاپگر، باید دقت لا زم رامبذول داشت. کیفیت و ضخامت کاغذ از جمله این موارد است، زیرا غلتک چاپگرها حساس هستند. در صورتی که از کاغذی باضخامت بالا یا بسیار پایین استفاده کنید روی غلتک و کارکرد چاپگر تأثیر منفی خواهد داشت. همچنین سطح کاغذهای نامرغوب پرزدار هستند. این پرزها نیز اثر نامطلوبی روی چاپگر خواهند داشت.

پودر چاپگر لیزری (تونر)

چاپگرهای لیزری سیاه و سفید از پودر، برای چاپ اطلا عات در کاغذ، استفاده می کنند. هزینه ی متوسط تونر (محافظه پودر) این چاپگرها در حدود 45 تا 55 هزار تومان است. برای صرفه جویی در مصرف پودر چاپگر می توانید فشردگی یا غلظت پودر چاپ را در هنگام چاپ پایین بیاورید. در این صورت در صد قابل توجهی از پودر چاپگر در هنگام چاپ صرفه جویی می گردد. این امر، خصوصاً در هنگام چاپ غلط گیری کتاب یا مقاله، بیش تر نمایان می شود. مشابه همین امر نیز در مورد چاپگرهای جوهرافشان، که از جوهر چاپ (کارتریج) برای چاپ تصاویر رنگی استفاده می کنند. نیز یکسان است.

برای تنظیم غلظت پودر یا جوهر، واردControl Panel شده و پوشه یPrinters را باز کنید. در این پوشه چاپگرهای نصب شده قرار دارند. با کلیک راست روی چاپگر وا نتخاب گزینه ی Properties می توانید تنظیمات لا زم را اعمال کنید. (به دلیل متفاوت بودن روش تنظیم در چاپگرهای مختلف از ارائه ی گزینه ی مربوط معذوریم.)

عمر مفید پودر چاپگر لیزری و جوهر چاپگر جوهر افشان

نکته ی دیگر، در چاپگرها، عمر مفید پودر و جوهر می باشد. علی رغم این که عمر مفید پودر چاپگر لیزری زیاد است، اما به مرور زمان دانه های ریز پودر چاپگر به یکدیگر می چسبند ودانه های درشت تری را تشکیل می دهند. حال اگر عمل چاپ با این پودر انجام شود روی کیفیت چاپ چاپگر تأثیر نامطلوب خواهد داشت.

در چاپگر جوهر افشان مسأله طور دیگری است. در چاپگر جوهر افشان، برای عمل چاپ از جواهر مایع استفاده می گردد. این جوهرها تاریخ مصرف مشخصی دارند به مرور زمان که از ساخت کارتریج (محفظه ی جوهر) می گذرد، کیفیت جوهر پایین می آید. در نتیجه کیفیت تصویر چاپ شده نیز پایین خواهد آمد. نکته ی دیگر این است که در بعضی از این چاپگرها، در صورت استفاده نکردن از چاپگر، جوهر کارتریج خشک شده و هد دستگاه را از بین می برد.

استفاده از کارت اینترنتی

اکنون اجازه دهید به طور مختصر به نحوه ی استفاده از اشتراک اینترنت بپردازیم. به طور ساده، وقتی که شما درخواستی برای نمایش یک صفحه از سایت ارسال می کنید مدت زمان کوتاهی طول می کشد تا این صفحه برای شما ارسال گردد. در همین مدت زمان می توانید یک صفحه دیگر را نیز برای نمایش فراخوانی کنید. به عبارت دیگر، برای استفاده بهینه از تماس اینترنت می توانید از سایت های متعددی در یک زمان بازدید کنید. (برای باز کردن یک صفحه جدید در برنامه مرورگر دکمهCtlr+N را فشار دهید.)

از طرف دیگر، در صورتی که می خواهید تعدادی از صفحات یک سایت یا تمام مطالب آن را مرور نمایید از برنامه یWebzip یاOffline Explore استفاده کنید. این برنامه، صفحات مورد نظر شما را، با سرعت نسبتاً خوبی، از اینترنت دریافت کرده و در رایانه ذخیره می کند.

نکته ی دیگر، مطالعه و مرور محتویات یک سایت خاص می باشد. برای نمونه، می خواهید به مطالعه ی مطالب یک سایت اینترنتی بپردازید. در ابتدا بدون این که مطالب هر صفحه را به طور کامل مطالعه کنید، تمامی صفحات را یک بار به سرعت باز کنید تا این صفحه در رایانه ذخیره شود. (پس از فراخوانی همه ی صفحات، مطالب سایت به صورتOffine در سیستم شما ذخیره می گردد.) حال تماس اینترنت را قطع کنید. سپس در برنامه مرور گر Work Offline را انتخاب کنید و به مطالعه ی صفحات دریافت شده بپردازید. توسط این مزیت می توانید در کارکرد اینترنت صرفه جویی کنید.

پیش بینی های نرم افزاری

راه اندازی شبکه کوچک در واحدها

در صورتی که دو یا چند رایانه در محیط کار خود دارید با هزینه ی نسبتاً پایینی می توانید یک شبکه ی محلی کوچک برای رایانه ی خود ایجاد کنید. به این ترتیب می توانید امکانات رایانه ها را در شبکه ی خود به اشتراک بگذارید. توسط این قابلیت، امکانات هر رایانه به تنهایی توسط شبکه بالا رفته و می توانید بهره وری کار را افزایش دهید. در ادامه، امکاناتی را، که در یک شبکه ی کوچکی به اشتراک گذاشته می شود، برای شما لیست می کنیم:

1. دیسک سخت؛

2. لوح فشرده رام؛

3. فلا پی دیسک؛

4. اشتراک اینترنت (با اتصال یک رایانه به اینترنت سایر رایانه ها نیز می توانند به اینترنت متصل شوند.)؛

5. چاپگر.

مدیریت اطلا عات و اسناد

هیچ کس مایل نیست که اطلا عات با ارزش و مهم خود را به خاطر سهل انگاری از دست بدهد. به همین دلیل در نگه داری و استفاده ی صحیح از آن تدابیر لا زم را اتخاذ می کند. طبقه بندی فایل ها، در پوشه های جداگانه، اولین و مهم ترین گامی است که هر کاربر رایانه در این راه بر می دارد. شما به عنوان کاربر باید بدانیدکه فایل شما با چه نامی ذخیره می گردد و مسیر دقیق آن چیست؟ این مطلب، در عین ساده بودن، بسیار حایز اهمیت می باشد، زیرا بسیار پیش آمده که یک کاربر با تجربه، به دلیل نادیده گرفتن این اصل، اطلا عات مهم خود را از دست داده است. دوم این که برای ذخیره کردن فایل های مهم از مسیرهای تعیین شده خود استفاده نموده و از مسیرهای پیشنهاد شده توسط ویندوز و سایر برنامه های کاربردی استفاده نکنید، زیرا ویندوز و سایر برنامه ها غالباً مسیرهای پیشنهادی را در درون شاخه های داخلی خود معرفی می کنند و این از دو دیدگاه صحیح نیست: اول این که مسیرهای پیشنهادی غالباً طولا نی و تو در تو بوده و دنبال کردن این مسیرها وقت گیر و به خاطر سپردن آن نیز مشکل است. دوم این که در صورت آسیب دیدن ویندوز یا برنامه های کاربردی، همواره خطر پاک شدن تصادفی این فایل ها در نصب مجدد ویندوز و برنامه ی کاربردی وجود دارد.

در نوع طبقه بندی ای که برای اطلا عات خود استفاده می کنید، حتماً باید درجه بندی اهمیت پوشه ها را تعریف نمایید. وحتی الا مکان آنها را جدا از یکدیگر قرار دهید. همچنین باید نوع فایل ها را نیز در طبقه بندی در نظر بگیرید. برای نمونه، پوشه یSoftware برای نرم افزار ،Document برای اسناد،Temp فایل های موقتی،Music برای موسیقی،Backup برای نگه داری پشتیبان فایل ها و... .

نکته ی دیگر، نام گذاری فایل ها است. برای نام گذاری فایل ها حتی الا مکان از نام های کوچک انگلیسی استفاده کنید، زیرا قواعد نام گذاری با کاراکترهای انگلیسی استاندارد بوده و درآینده ریسک کم تری را برای شما به دنبال خواهد داشت.

آخرین نکته در مدیریت فایل ها این است که معمولا ً برنامه های کاربردی، که به اسناد و مدارک کار سروکار دارند، امکان تعریف کلمه ی عبور(Password) را برای تعریف مجوز دسترسی فراهم می کنند. ما هم پیشنهاد می کنیم که شما این مسأله را جدی بگیرید و برای حفاظت از اطلا عات خود از این امکان استفاده کنید. فقط دقت داشته باشید که برای انتخاب رمز، از عبارات با معنا و مرتبط با هم استفاده کنید تا درصد فراموشی کلمه ی رمز را کاهش دهید.