اکنون که در حال نوشتن این متن هستم یک تایمر کوچک در منوبار مکبوک در حال شماره معکوس دقایق تا اتمام زمان 25 دقیقه‌ای تعیین شده است. هنگامی که این عدد به صفر برسد، من فعالیت کاریم را متوقف می‌کنم و 5 دقیقه وقت دارم تا کمی استراحت کنم یا اینکه در شبکه‌های اجتماعی گشتی بزنم یا به برنامه‌های تلویزیون نگاهی بیاندازم.
بعد از اتمام این استراحت، دوره 25 دقیقه‌ای بعدی برای کار و فعالیت آغاز می‌شود. جالب است که این تایمر کوچک و ساده می‌تواند تا حد بسیار زیادی کارآیی شما را افزایش داده و البته به سلامت‌تان هم کمک کند. زیرا به جای ساعتها پای کامپیوتر نشستن، هر 25 دقیقه یک بار از جای‌تان بلند شده و قدمی زده و به بدن‌تان استراحت می‌دهید. البته به شرطی که موبایل‌تان را روی میزی دورتر از کامپیوتر قرار دهید!
البته کسانی که همیشه برای بهینه سازی و کارآمدتر ساختن نیروها و کارکنان تلاش می‌کنند می‌دانند که تکنیک پومودورو یکی از روشهای گوناگون این کار است که به نظر از بسیاری روشهای دیگر ساده‌تر و کاراتر است. با چند روز استفاده از این تکنیک و عادت کردن به آن، خواهید دید که چگونه تعویق کارها و بی‌فکری‌های مداوم در این زمینه جای خودشان را به کارآمدی و تمرکز خواهند داد.
اگر شما هم مثل من همیشه دوست دارید به جای پرداختن به کار واقعی، با سهل انگاری وقت‌تان را به چک کردن شبکه‌های اجتماعی بگذرانید، احتمالا تکنیک پومودورو معجزه برنامه کاری شما خواهد بود.
این تکنیک چه کارکردی دارد؟
همیشه اینکه پشت سیستم نشسته و مشغول کار شوید، امری بسیار سخت به نظر می‌رسد. به خصوص اگر شما یک فریلنسر یا کسی باشید که برای خودش کار می‌کند و کسی برای سنجش کارایی‌تان بالای سر شما نباشد داستان بدتر هم می‌شود.
مساله این نیست که من از کار بدم می‌آید یا اینکه به آن نیازی ندارم. بلکه داستان این است که شروع کار همیشه سخت است. مثلا هنگامی که لپ‌تاپ را باز می‌کنید… مشغول چک فیس‌بوک می‌شوید، به وبگردی می‌پردازید، و مدتی به اینترنت گردی می‌گذرد تا اینکه بتوانید تمام نیرو و انگیزه‌تان را جمع کرده و کار اصلی را شروع کنید.
در این میان احتمالا اندکی (تقریبا ده‌ها بار در روز!) هم وقت برای تویتر می‌گذارید و سرانجام سراغ کار و شغل‌تان می‌روید. اما متاسفانه بعد از اندکی کار دوباره این فکر تمام کله‌تان را مشغول می‌کند که در فیس‌بوک، توییتر یا اینستاگرام چه اتفاق جدیدی افتاده است؟ لذا کار را رها کرده و نگاهی دوباره به شبکه‌های اجتماعی می‌اندازید. هرچند که در 99 درصد مواقع طی این مدت کوتاه دوری شما هیچ اتفاق خاصی نیافتاده است.
و این چرخه معیوب ساعتها تکرار می‌شود و در نهایت کاری را که باید در چند ساعت تمام کنید، یک یا چند روز متوالی به تعویق می‌افتد. و این پشت گوش انداختن کارها همچنان ادامه می‌یابد. و گاهی اوضاع اینقدر خراب می‌شود که روزها و هفته‌ها از برنامه کاری عقب می‌افتید و تنها سرگرم وبگردی و شبکه‌های اجتماعی بوده‌اید.
اما به گمانم تکنیک پومودورو راه حل نهایی مشکل همه ما است.
اصل بر بهره‌وری است
تکنیک پومودورو در دهه 1980 توسط فرانچسکو سیریلو ابداع شد. این راه‌حل علیرغم سادگی بیش از حد، یک استراتژی مدیریت زمان بسیار کارآمد است. شیوه کارکرد این تکنیک بدین صورت است:
- یک تسک و وظیفه را انتخاب کرده و 25 دقیقه زمان را به انجام آن اختصاص می‌دهید.
- پس از 25 دقیقه کار روی تسک انتخابی، شما یک پومودرو را کامل کرده‌اید.
- حال وقت آن است که طی زمان 5 دقیقه‌ای یک استراحت کوتاه به خودمان بدهیم.
- حال نوبت آغاز پومودرو بعدی است و یک تسک ویژه را انتخاب و 25 تا 30 دقیقه زمان بی وقفه را برای کار روی آن اختصاص می‌دهیم.
- و دوباره استراحت 5 دقیقه‌ای را از سر گذرانده و دور بعدی کار آغاز می‌شود.
- پس از کامل کردن 4 پومودورو نوبت به استراحت طولانی‌تر می‌رسد و این بار 20 دقیقه به خودمان وقت استراحت می‌دهیم.
هنگامی که فرانچسکو این تکنیک را توسعه می‌داد به دنبال ساده‌ترین روش اندازه‌گیری زمان بدون دردسر و ایجاد حواس پرتی بود. لذا وی از یک تایمر آشپزخانه ساده استفاده کرد که شکل گوجه‌فرنگی بود. جالب است که در زبان ایتالیایی pomodoro به معنی گوجه‌فرنگی است. اما امروزه تعداد بسیار زیادی اپلیکیشنهای ویژه موبایل و لپ‌تاپ در دسترس است که مدیریت زمان به روش پومودورو را برای‌مان آسان ساخته‌اند. اگر هم اندکی به کارهای فنی علاقه‌مند باشید، می‌توانید با مقداری وسایل الکترونیک و یک کیت ادونیو یا رسپری پای یک پومودورو دیجیتال برای‌خودتان آماده کنید.
اگر به دنبال اپلیکیشنهای ساده‌ای برای استفاده به عنوان تایمر پومودورو می‌گردید، شاید این موارد مناسب شما باشند:
بر خلاف بسیاری از سیستمهای افزایش بهره‌وری که متعصبانه از شما وفاداری به یک سری قوانین و محدودیتهای شدید را می‌خواهند، تکنیک پومودورو بسیار انعطاف پذیر است. شما اکنون کاملا درگیر بخشی از تسک‌تان هستید و می خواهید بدون استراحت آن را ادامه دهید؟ خب همین‌کار کنید. اکنون مشغول یک کار خسته‌کننده و ملالت‌آور هستید؟ به جای زمان 25 دقیقه‌ای، تنها بازه‌های 15 تا 20 دقیقه‌ای برای تسکهای‌تان تعیین کنید. انعطاف پذیری این سیستم به شما اجازه می‌دهد تا به سادگی آن را اجرایی کنید.
تکنیک پومودورو واقعا چکار می‌کند؟
آنچه تکنیک پومودورو را کاربردی ساخته، این است که کاملا منطبق بر روح و روان انسانی کار می‌کند.
یک: پومودرورو آغاز کار را آسان می‌کند.
به جای اینکه یک صفحه خالی جلویتان باز کرده و برای کسب انگیزه شروع کار تلاش کنید، تنها لازم است خودتان را متقاعد کنید قرار است 25 دقیقه کار کنید و بعد از آن نوبت استراحت است. این از نظر ذهن انسان زمان زیادی نیست و در نتیجه کنار آمدن با آن انرژی چندانی نمی‌طلبد.
دو: اشتیاق انسان به تعویق کار را با شمارنده ثانیه‌ها به تصویر می‌کشد.
به جای آنکه به دنبال چند ساعت کار هدفمند باشید، تنها لازم است کارهای‌تان را به قطعات کوچکی تقسیم کنید که در بازه زمانی 25 دقیقه قابل انجام باشند. هنگامی هم که اشتیاق سر زدن به شبکه‌های اجتماعی درون تان زبانه می‌کشد، تنها کافی است نگاهی به تایمر انداخته و به خودتان وعده انجام این کار در دقایق استراحت بعدی را بدهید.
سه: یکی از مشکلات تعویق کارها، احساس گناه و سرزنش خودتان بعد از فراغت از آن است.
اگر احساس می‌کنید چندان کارآمد عمل نمی‌کنید و تنها مشغول پرسه در وب و شبکه‌های اجتماعی هستید و دنبال راه‌حلی هم برای این مشکل نمی‌گردید، پس از دست آن خلاصی نخواهید داشت و هر روز خودتان را سرزنش می‌کنید. اما با استفاده از وقتهای استراحت پومودورو به خودتان این اجازه را می‌دهید که با تعویق موقت و کوتاه‌مدت کارها اندکی هم وفق مراد دل خودتان عمل کنید و تصمیم‌گیری را در بازه‌ای هرچند کوتاه به عقل نسپرید!
چهار: هر پومودورو یک چالش کوچک است.
انسان همیشه دعوت به مبارزه را (حتی از طرف خودش) دوست دارد و اینکه با خودتان مسابقه بگذارید که در روز چند پومودورو (تایم کاری 25 دقیقه‌ای) را به اتمام می‌رسانید، لذت بخش و اشتیاق برانگیز است. همه ما نیاز داریم که احساس کنیم همیشه در حال بهتر شدن هستیم. لذا آنچه که در پومودوروهای قبل به دست آورده‌ایم برای‌مان رضایت‌بخش خواهد بود. علاوه بر این، به جای اینکه فکر کنیم چند ساعت روز کاری‌مان است و هدر رفتن دقایقی از آن مشکل ساز نخواهد بود. اکنون اینگونه می‌سنجیم که حتی 5 یا 6 دقیقه اتلاف وقت یعنی از دست دادن یک چهارم پومودورویی که برای کسب آن تلاش کرده‌ایم. لذا هر پومودورو یک چالش کوچک شخصی با خودمان است. این دقیقا مانند احساسی است که در هر بار باشگاه رفتن داریم و تلاش می‌کنیم نسبت به دفعه قبل (یا هم‌باشگاهی‌مان) وزنه‌ای اندکی سنگینتر را بلند کنیم.
پنج: استراحتهای پومودورو فرصتهایی عالی هستند.
در حالی که تمرکز اصلی تکنیک پومودورو بر استفاده مفید از 25 دقیقه‌های برنامه کاری است، اما این استراحتهای 5 دقیقه‌ای هم فرصتهای بسیار خوبی هستند. استفاده از کامپیوتر و یکجا نشستن برای مدت زمان طولانی، به سلامتی‌مان آسیب می‌رساند. لذا یکی از بهترین کاربردهای زمان استراحت پومودورو این است که از جای خود بلند شده و چرخی در اطراف بزنیم یا حتی تا آشپزخانه رفته و لیوانی آب بنوشیم.
چشمان‌مان هم که مدت طولانی خیره به نمایشگر بوده‌اند اندکی استراحت می کنند و اینگونه جلوی وقوع مشکلات بینایی هم گرفته می‌شود. در زمان استراحت طولانی‌تر 20 دقیقه‌ای هم می‌توانیم از خانه بیرون زده و از هوای تازه استفاده کنیم یا اینکه یک جایزه هرچند کوچک، اما خوشمزه و سالم برای خودمان بگیریم. اینگونه به جای آنکه ساعتهای متمادی پشت کامپیوتر بنشینیم، تا حد زیادی بدن‌مان را به شکل کنترل شده استراحت می‌دهیم.
این وقتهای 5 دقیقه‌ای استراحت هم می‌توانند بسیار کارآمد باشند و شما در کنار قدم زدن و استراحت جسمی، می‌توانید از آنها برای آموزش مهارتهای تازه یا عادات خوب استفاده کنید. حتی می‌توانید با اندکی تغییر در برنامه پومودورو و افزایش زمان استراحتها به 7 دقیقه، یک برنامه ورزشی ساده برای خوش‌اندامی‌تان طراحی کنید.
و در هم آمیختن تمام این تاثیرات کوچک اما مهم باعث می‌شود که تکنیک پومودورو به فنی بسیار قدرتمند تبدیل شود. هر یک از این موارد به خودی خود خوب هستند، اما وقتی که یکجا جمع شوند می‌توانند زندگی‌مان را تغییر دهند. این شیوه حداقل من را از یک فریلنسر کلیشه‌ای و استاد دفع وقت به یک نویسنده بسیار کارآمد تبدیل کرده است.
استفاده از پومودرو به شکل موثر در برنامه کاری‌تان نه تنها باعث می شود که شما کارآمدتر باشید، بلکه به دلیل افزایش رضایتمندی شخصی، شما را شادتر می‌سازد. همچنین وقت آزاد بیشتری برای‌تان فرآهم می‌اورد (زیرا کارها در زمان کمتری به انجام می‌رسند.) و کار شما هم به دلیل نظم بهتر می‌شود.
شما از چه شیوه‌هایی برای تمرکز و بهره‌وری در زمان کار استفاده می‌کنید؟ اگر شیوه پومودورو را به کار بسته و سودمند یافتید، تجربیات‌تان را با ما و دیگر کاربران به اشتراک بگذارید.
