امسال نمایشگاه گردشگری با رویدادها و اتفاق‌هایی گوناگون برگزار شد. نحوه چیدمان، دکوراسیون غرفه‌ها، ارتباط با بازدیدکنندگان و تنوع در ارائه خدمات و محصولات نسبت به سال‌های گذشته تغییراتی مثبت داشت و امیدهایی نو را در جهت اعتلای وضع گردشگری ایران در دل‌ها زنده کرد. با توجه به پایان این رویداد این سوال مطرح می‌شود که با جمع شدن غرفه‌ها، آیا کار سازمان‌هایی که در نمایشگاه شرکت کرده بودند پایان می‌یابد؟ در این مطلب به نکاتی می‌پردازیم که در جهت بازاریابی و ارتباط با مشتریان پس از برگزاری جشنواره مطرح می‌شوند.
1- جلسه برگزار کنید
پس از مدت کوتاهی استراحت، با تیمی که برای شرکت در جشنواره یا نمایشگاه تشکیل داده بودید، جلسه بگذارید. در این جلسه درباره نقاط قوت و ضعف گفت‌وگو کنید. آمارهایی که دارید را ارائه کنید، توضیح دهید کدام شیوه‌های بازاریابی برای شما سودمند بوده است و کدام نتوانسته نیازهایتان را برطرف کند. حتی پرداختن به جزئیاتی از قبیل اینکه چند عدد بروشور و کارت ویزیت در هر روز پخش شده و در گفت‌وگو با میهمانان نمایشگاه به چه نتایجی رسیده‌اید، بسیار اهمیت دارد.
2- نظر دیگران را بپرسید
بسیار اهمیت دارد بدانید آیا در نظر دیگران جلوه کرده‌اید یا خیر و از بیرون چگونه دیده شده‌اید. شاید سخت باشد که بخواهید از تمام بازدیدکنندگان درباره غرفه و اقداماتی که انجام داده‌اید سوال بپرسید اما راه ساده‌تری هم وجود دارد. می‌توانید از کسانی که اطلاعاتشان را به شما داده‌اند، پرسنل خودتان، خانواده‌های آنها، تامین‌کنندگان و دوستان‌تان نظرسنجی کنید. از آنها بپرسید نمایشگاه در مجموع چگونه بود و سطح شما نسبت به آن، کجا قرار داشته است. برای انجام این نظرسنجی در اینجا سه پیشنهاد مطرح می‌شود؛ یک اینکه می‌توانید نظرسنجی را به‌صورت تلفنی که شیوه‌ای صمیمانه برای دریافت نظرات است انجام دهید. روش دوم ارسال فرم‌های الکترونیکی است که شیوه‌ای رسمی و با قابلیت‌های بررسی کمی و کیفی است. در نهایت تهیه فرم‌ها به‌صورت کاغذی که شیوه‌ای مرسوم و آشنا برای انجام نظرسنجی‌ها است در مواقعی مناسب به‌نظر می‌رسد. بعد از دریافت نظرات دیگران اطلاعات را طبقه‌بندی و مرتب کنید. در نهایت تمام اطلاعات به دست آمده را در سیستم CRM یا سامانه ارتباط با مشتریان خود ثبت کنید.
3- با دقت پیگیری کنید
در نمایشگاه با افراد بسیاری گفت‌وگو کرده‌اید، اطلاعاتی را از آنها گرفته‌اید، قول می‌دهید اطلاعاتی را هم برای آنها ارسال کنید و کسانی هم می‌خواهند با شما بیشتر ارتباط داشته باشند. تمام قول‌هایی که داده‌اید و گرفته‌اید را با دقت ثبت و پیگیری کنید. برای بهتر انجام شدن این موضوع پیشنهاد می‌شود ابتدا پیگیری‌ها را طبقه‌بندی و اولویت‌های آنها را تعیین کنید سپس برای هر کدام از موارد مدت زمانی برای انجام در نظر بگیرید. به این شکل هیچ موضوعی گم یا فراموش نمی‌شود و بدون نگرانی و استرس می‌توان مطمئن بود که ارتباطات ایجاد شده در نمایشگاه از بین نخواهند رفت. برای این مهم می‌توانید از نرم‌افزارهای CRM یا مدیریت پیگیری استفاده کنید.
4- تشکر کنید
سپاسگزاری کردن یکی از کلیدواژه‌ها در صنعت گردشگری است و علاوه‌بر نشان دادن ادب و حرفه‌ای بودن سازمان، کمک می‌کند دوستان بیشتری پیدا کنید. از یاد نبرید افراد بسیاری بودند که در اجرا و راه‌اندازی نمایشگاه به شما کمک کرده‌اند. پرسنلی که در روزهای برگزاری در نمایشگاه حضور پیدا کردند، غرفه‌سازی که طراحی و اجرای غرفه شرکت‌تان را بر عهده داشت، کسانی که در طول برگزاری نمایشگاه در سمت تیم اجرایی کنارتان بودند و کمک کردند تا مشکلات رفع شود و حتی مسوول برگزاری نمایشگاه که از ماه‌ها قبل برای داشتن غرفه و ارائه محصولات و خدمات خود با او در ارتباط بوده‌اید. ضمن سپاسگزاری شاید لازم باشد برای برخی از آنها پاداش هم در نظر بگیرید. مثلا ارسال یک سبد گل برای تیم غرفه‌ساز، یا چند هدیه کوچک برای پرسنل در یادها باقی خواهد ماند و ارزش معنوی آن بسیار بیشتر از چیزی است که در ظاهر می‌بینید. سپاسگزاری به هر شکل ضمن ایجاد ارتباطات موثر برای دوره‌های بعدی نمایشگاه هم به کمکتان خواهد آمد. همچنین از تشریف‌فرمایی بازدیدکنندگانی که به نمایشگاه آمده و به غرفه شما سر زده‌اند و اطلاعاتشان را برایتان در فرم‌های مخصوصی وارد کرده‌اند، با ارسال ایمیل یا پیامکی تشکر کنید.
5- کتابچه سوابق بسازید
پس از پایان مراحل پیشین، لازم است تمام وقایع و گزارش‌ها را به‌درستی ثبت و ضبط کنید. این کار باعث می‌شود نقاط مثبت و منفی برگزاری نمایشگاه‌ها به‌صورت سالانه در حافظه سازمانی باقی بماند. در این کتابچه باید از تمام هزینه‌های مربوط به نمایشگاه بگویید، به تفکیک روزها حوادث تلخ و شیرین جاری در غرفه را نقل کنید و توضیح دهید چرا این اتفاق‌ها پیش آمده‌اند. تحلیل‌ها و راه‌حل‌هایی را که برای جلوگیری از وقوع مجدد مشکلات در جلسات تحلیل ارائه شده‌اند در کتابچه ذکر کنید، پیگیری‌هایی که انجام شده‌اند را توضیح دهید و بگویید برای سپاسگزاری از اعضای تیم برگزاری چه اقداماتی صورت گرفته است. مطمئن باشید زمان و هزینه‌ای که برای تهیه و تنظیم این کتابچه خواهید گذاشت نسبت به تمام سال‌هایی که قصد شرکت در نمایشگاه‌ها را دارید به‌صرفه خواهد بود و کمک می‌کند بتوانید با رفع مشکلات، حضوری قدرتمندتر از سال‌های گذشته در نمایشگاه‌های بعدی داشته باشید.
بهنام اسلمی / مشاوره توسعه کسب‌وکار – دنیای اقتصاد
