رکسانا خوشابی - کارشناس ارشد مشاوره
تحریریه زندگی آنلاین : وقتی سخن از برنامه‌ریزی به میان می‌آید همه متفق‌القول اظهار می‌کنند که برنامه‌ریزی کاری ضروری است. اگر کمی بیشتر در این مورد صحبت شود، بیش از این هم در باره برنامه‌ریزی داد سخن می‌دهیم که برنامه‌ریزی حیاتی است و باعث زندگی موفق تر است و... الی آخر، اما واقعیت چیست؟ واقعیت این است که اکثر ما برنامه‌ریزی نمی‌کنیم! حتی اکثر ما برنامه‌ریزی بلد نیستیم!
اگر شما نیز از توان برنامه‌ریزی مناسبی برخوردار نیستید، خیلی خود را سرزنش نکنید، چون متاسفانه حتی برخی از مدیران اجرایی نیز از توان برنامه‌ریزی مناسبی برخوردار نیستند! اما آیا برنامه‌ریزی سخت است یا کارهای ما به گونه‌ای است که امکان برنامه‌ریزی ندارد؟ پاسخ هر دو سوال منفی است؛ زیرا مشکل در ناتوانی اکثر ما در تفکر و اندیشیدن است نه در سختی برنامه‌ریزی. اما برنامه‌ریزی به زبان ساده به چه معنا است؟ و آیا می‌توانیم از کودکی برنامه‌ریزی را به کودکان‌مان بیاموزیم؟ به زبان ساده، برنامه‌ریزی یعنی دیدن آینده در اکنون و آماده کردن مقدمات لازم برای روبرو شدن با آن، که کاری است ساده و در عین حال ضروری. پس می‌توان گفت که یادگرفتن برنامه‌ریزی ضروری است. اگر نتوانیم برنامه‌ریزی کنیم قادر نخواهیم بود از وقت و امکانات خود به خوبی استفاده کنیم و این همان چیزی است که باید به فرزندان‌مان هم یاد بدهیم. باید به فرزندان‌مان یاد بدهیم که بدون برنامه‌ریزی دوباره‌کاری‌های زیادی پیش می‌آید و ممکن است به علت عدم تدارک وسایل لازم، انرژی زیادی صرف شود و چیزهای زیادی به هدر رود.
بیشتربخوانید:
کبریت و برنامه‌ریزی!
برای مثال آیا تهیه کبریت کار سختی است؟ مسلما نه. شما به هر مغازه بقالی یا سوپر مارکت که بروید می‌توانید کبریت تهیه کنید، اما فرض کنید به پیکنیک رفته‌اید و وسط صحرا یا کوه می‌خواهید چای درست کنید که متوجه می‌شوید کبریت ندارید. آیا تهیه کبریت در آنجا کار سختی است؟ بله. ممکن است برای تهیه کبریت لازم باشد مسافت زیادی را طی کنید. پس کسی که حتی برای رفتن به پیکنیک نتواند درست برنامه‌ریزی کند، بدبختانه وقت خود را تلف کرده و با دوباره‌کاری، خود را خسته و ناتوان خواهد کرد، زیرا قابل پیش‌بینی است که زمان زیادی را هدر داده و احساس ناکامی و سردرگمی خواهد کرد.
چرا برنامه‌ریزی نمی‌کنیم؟
با آنکه برنامه‌ریزی ضرورت دارد، ما به دلایل متعددی برنامه‌ریزی نمی‌کنیم، از جمله:
عجول هستیم؛ یعنی در انجام کار عجله و شتاب به خرج می‌دهیم و این یعنی چون به صورت کلی بر انجام کار واقفیم به سرعت وارد عمل می‌شویم. در صورتی که قبل از اقدام باید با دقت به جنبه‌های مختلف کار واقف شد. مثلا دختر جوانی برای مهمانی فارغ‌التحصیلی‌‌اش بدون برنامه‌ریزی دست به کار می‌شود، البته او آشپزی بلد است، ولی غذا درست کردن برای 20 نفر و تدارکات مهمانی با تهیه شام شب یک خانواده از نظر کمیت، مواد اولیه زمان لازم برای پخت، کافی بودن وسایل پخت و ... تفاوت زیادی دارد که باید از ابتدا، محاسبه و در نظر گرفته شود تا مشکلی پیش نیاید. یا ممکن است کودک ما برای درست کردن کار دستی استعداد و حتی مهارت کافی داشته باشد، اما تا وسایل مورد نیاز خود را فهرست نکند و نتواند فهرست خود را تهیه کرده و زمان لازم برای درست کردن کاردستی را نیز تخمین بزند، نمی‌تواند آن را به موقع بسازد و تمام کند.
بیشتربخوانید:
گاهی هم توان فکر کردن یعنی تفکر در یک موضوع را نداریم؛ یعنی به جای اینکه با قدرت تفکر، جنبه‌های گوناگون کار را شناسایی و یک مدل ذهنی برای خود ایجاد کنیم، به صورت سعی و خطا عمل می‌کنیم. یعنی از همان اول اقدام می‌کنیم و اگر به نتیجه مطلوب نرسیم، آن را اصلاح کرده و مجددا اقدام می‌کنیم و بدین ترتیب هم مواد لازم را به هدر می‌دهیم و هم دوباره‌کاری کرده و زمان را به هدر می‌دهیم. به عنوان نمونه وقتی که می‌خواهیم چیدمان خانه یا دفتر محل کارمان را تغییر دهیم؛ به جای اینکه ابعاد اتاق و میز و صندلی را اندازه گرفته و نقشه چیدمان را روی کاغذ پیاده کنیم، میز را بلند می‌کنیم و در محل مورد نظر می‌گذاریم. حال اگر وسایل جا نگرفتند، مجددا جای آنها را تغییر می‌دهیم و آن قدر این کار را تکرار می‌کنیم که به نتیجه مطلوب برسیم. یا اگر کودک‌مان بخواهد دوستانش را برای بازی به خانه دعوت کند، در نظر نمی‌گیریم که آیا تعداد آنها با تعداد اسباب‌بازی‌های مورد علاقه هر کدام هم‌خوانی دارد یا نه؟ آیا به اندازه همه بچه‌ها خوراکی داریم؟ آیا فضای خانه یا اتاق کودک‌مان ظرفیت همه همبازی‌های او را دارد یا خیر؟ در حالی که نه تنها باید روی این موارد فکر کرده باشیم، بلکه باید فرزندمان را هم در این تفکر و سنجش شریک و سهیم کنیم.
ممکن است برنامه‌ریزی را بلد نباشیم؛ در این صورت باید بدانیم که برنامه‌ریزی روشمند بوده و دارای فرمول‌هایی است. کسی که فرمول‌های برنامه‌ریزی را بداند، حتی اگر قدرت تفکرش هم ضعیف باشد، می‌تواند برای کارهایش برنامه‌ریزی کند، مگر اینکه با یک کار بسیار پیچیده روبرو باشد که در این صورت مجبور می‌شود بیشتر فکر کند و توان تفکر خود را افزایش دهد یا از فرد متخصص مشورت بگیرد. حواس‌تان باشد که به عنوان مادر یا پدر وظیفه داریم که برنامه‌ریزی را به فرزندان‌مان یاد بدهیم. این را هم بگویم که خیلی از ما برنامه‌ریزی بلدیم، اما خودمان غافلیم که چیزی که بلدیم همان برنامه‌ریزی است، چون آن را با تجربه و تکرار آموخته‌ایم و نام برنامه‌ریزی را بر آن نگذاشته‌ایم.
راهکارهایی برای غلبه بر عدم برنامه‌ریزی
همان‌طور که اشاره شد، اگر می‌خواهیم برنامه‌ریز واقعی شویم لازم است از این سه ویژگی پرهیز کنیم:
از اولین ویژگی شروع می‌کنیم؛ یعنی شتاب‌زدگی در عمل. به نظر شما چرا شتابزده وارد کارها می‌شویم؟ به چند دلیل شتابزده وارد کارها می‌شویم. مهم‌ترین دلیل نداشتن حوصله است. یعنی حوصله یا صبر و تحمل نداریم و می‌خواهیم از وضعیت فعلی خود خلاص شویم و وضعیت جدیدی را تجربه کنیم. گاهی نیز فکر می‌کنیم که می‌دانیم که چه کار باید انجام دهیم، یعنی به نوعی توهم دانستن داریم، در حالی که در عمل نمی‌دانیم چه کنیم. دلیل دیگر این است که می‌خواهیم هرچه سریع‌تر از شر کار خلاص شویم و برویم سراغ استراحت! بنابراین زود شروع می‌کنیم که زود هم تمام کنیم.
اما، راه‌حل جلوگیری از شتاب‌زدگی، مکث و تامل قبل از انجام کار است. این مکث و تامل فضایی برای تفکر باز یا ایجاد می‌کند، فضایی که می‌توان در آن، جنبه‌های گوناگون را بررسی کرد، راه‌های گوناگون را مد نظر قرار داد و بهترین آنها را برگزید.
دومین ویژگی، آموختن و یادگرفتن روش برنامه‌ریزی است. در اینجا به یک روش ساده در برنامه‌ریزی اشاره می‌کنیم. خوشبختانه این روش ساده برنامه‌ریزی برای بسیاری از امور روزمره ما جوابگو است. برای این روش نیاز به یک تکه کاغذ کوچک به اندازه کف دست داریم و چه بهتر که دفترچه‌ای کوچک، برای برنامه‌ریزی‌های‌مان داشته باشیم. این دفترچه را برای فرزندان‌مان هم تهیه کنیم. داشتن دفترچه این حسن را دارد که گاهی به برنامه‌های قبلی مراجعه کرده و از آنها هم استفاده می‌کنیم.
قبل از برنامه‌ریزی، موضوع را (در اینجا پیکنیک رفتن) مد نظر قرار می‌دهیم و در مورد آن تمرکز می‌کنیم. سپس روی یک برگه آنچه که در مورد موضوع می‌دانیم (مثلا چه کاری باید انجام شود و به چه نتایجی می‌خواهیم برسیم و چه افرادی دخیل هستند و ...) و همچنین سؤالات و ابهاماتی که در مورد موضوع داریم را نیز نوشته و تا حد امکان به آنها پاسخ می‌دهیم. بعد از آنکه در مورد موضوع به تصویر واضحی رسیدیم، برگه را بر می‌گردانیم و کلیه اقدامات لازم را (بدون توجه به ترتیب اجرا) پشت برگه می‌نویسیم. سپس اقدامات را خوانده و ترتیب اجرا را با نوشتن اعداد کنار آن معلوم می‌کنیم. این کار بسیار ساده است، اما سعی می‌کنیم آن را با یک مثال بیشتر توضیح دهیم.
بیشتر بخوانید:
یک مثال: برنامه‌ریزی در مورد رفتن به پیکنیک در تعطیلات آخر هفته با استفاده از روش اولیه برنامه‌ریزی این است:
روی برگه
زمان رفت هفت صبح و زمان برگشت شش عصر روز جمعه
یک وعده غذا (صبحانه و ناهار) در پیکنیک. چی بخوریم؟
سبد مخصوص پیکنیک شکسته است.
یک ساله که پیکنیک نرفتم و از سایر وسایل پیکنیک خبر ندارم.
پارک جنگلی حاشیه شهر جای خوبی برای پیک نیک است.
با چه کسانی می‌خواهم به پیکنیک بروم.
هوا کمی سرد است. بهتر است لباس گرم هم به همراه ببرم.
.................
پشت برگه
3- خرید سبد پیکنیک
2- برداشتن وسایل پیکنیک، زیرانداز، عینک آفتابی، پول، قمقمه، فلاسک چای، چای، قند، آب و .... .
4- پختن سیب‌زمینی و تخم‌مرغ یا درست کردن ساندویچ خانگی
1- دعوت از همکلاسی‌ها یا دوستان برای رفتن به پیکنیک (حداکثر 6 نفر) و توافق در مورد مسیر
6- خرید نان و چیدن غذا در ظروف
7- کوک کردن ساعت
(توضیح اینکه اعداد کنار اقدامات بیانگر ترتیب انجام کار است که بعد از کامل شدن اقدامات نوشته شده است).
نکات جالب و مهم
بعد از اجرای برنامه، روی اقدامات را ضربدر می‌کشیم. با این کار به ذهن‌مان فرمان می‌دهیم که کار تمام شد و دیگر به موضوع نپردازد.
حتما از دو روی کاغذ دفترچه استفاده کنید. برگرداندن برگه بعد از اتمام مرحله شناخت صورت می‌گیرد. در مرحله شناخت، نوشتن سؤال و ابهامات بلامانع است، ولی در مرحله بعدی، کلیه اقدامات باید به صورت واضح و شفاف باشد.
دو روی برگه از جهتی معرف دو لب مغز است که دو فرایند مختلف در آن صورت می‌گیرد.
همان‌طور که ملاحظه کردید برنامه‌ریزی می‌تواند ساده باشد، اما از بسیاری از سردرگمی‌ها و دوباره‌کاری‌ها نجات‌مان می‌دهد. در زمان برنامه‌ریزی می‌توانیم نوشتن را به عهده فرزندمان بگذاریم تا به تدریج برنامه‌ریزی را یاد گرفته و خودش هم به تنهایی از عهده آن برآید. در عین حال کار تیمی و دسته جمعی را هم بیاموزد و بتواند فکر کند. متاسفانه عدم علاقه به فکر کردن و یا ناتوانی در تفکر از همان بچگی در فرزندان ما نهادینه می‌شود و این وظیفه ما است که آنها را برای انجام کارها وادار به تفکر کنیم تا بتوانند از تفکر و برنامه‌ریزی لذت ببرند.
چک‌لیست‌ها
غیر از برنامه‌ریزی، تهیه چک‌لیست‌ها را هم باید به فرزندان‌مان بیاموزیم. چک‌لیست‌های آماده و معین، ما را از صرف وقت و تفکر مدام و روزانه رها می‌کنند. برای مثال ما می‌توانیم برای بستن ساک و چمدان مسافرتی‌مان چک‌لیست داشته باشیم و آن را در هر باری که سفر می‌کنیم مورد استفاده قرار بدهیم:
مسواک
جوراب
انواع لباس‌های لازم
قرص ضد تهوع
برس و شانه
شارژر موبایل
موبایل
ساعت مچی
دستمال کاغذی
پلاستیک
دمپایی
سوغاتی‌هایی که می‌بریم
....
و همین‌طور الی آخر.
همچنین می‌توانیم چک لیست خروج از خانه داشته باشیم و آن را دم درب آپارتمان‌مان بچسبانیم. این چک‌لیست هم می‌تواند شامل اقلام زیر باشد:
بستن همه پنجره‌ها
از برق خارج کردن لوازم برقی مانند اطو یا تلویزیون یا کولر...
خاموش کردن شعله‌های اجاق گاز
بستن اهرم گاز
بردن آشغال‌ها
بستن شیرهای آب
خاموش کردن تهویه‌ها
خاموش کردن چراغ‌ها و لامپ‌ها
....
همان‌طور که ملاحظه می‌کنید، این نوع چک لیست‌ها را می‌توان یک بار تهیه کرد و به طور روزانه یا مناسبتی از آنها استفاده کرد و برای کارهای معمول و روزمره، مدام به تفکر نپرداخت. اگر کودکان‌مان را به تهیه چک لیست‌ها عادت بدهیم، هرگز سر جلسات امتحان چیزی را فراموش نخواهند کرد و با این روش از بسیاری از اضطراب‌ها و دلشوره‌های بی‌جا جلوگیری خواهیم کرد.
تفکر و برنامه‌ریزی دو خواهر و برادرند که اگر آنها را به زندگی‌مان دعوت کنیم، زندگی راحت‌تر و موفقیت‌آمیزتری را تجربه خواهیم کرد.