تغییر رویه استخدام با افزایش دورکاری‏‌ها

 1) زمانی که کارکنان موجود را نتوان به راحتی به پروژه‌ها یا واحدهای جدید انتقال داد.  2) زمانی که استفاده از نیروهای بیرون از سازمان کم‌‌هزینه‌‌تر از به‌کارگیری نیروهای موجود یا پرداخت اضافه‌‌کاری به آنها باشد.

3) نیاز به کارکنانی با مهارت‌‌های خاص و تخصصی داشته باشیم که داخل سازمان نتوان آنها را یافت. 4) بازگشت سرمایه برای راهکارهای شگرف به‌شدت بالا باشد.

 شرکت‌‌ها باید دانش مورد نیاز برای یک پروژه خاص را در نظر بگیرند. پس از آن مشخص کنند که کمبود دانش و مهارت برای آن پروژه را قصد دارند از طریق استخدام جبران کنند یا به قراردادهای کوتاه‌‌مدت با استعدادهای آزاد بازار روی خواهند آورد. استعدادهای آزاد می‌توانند انعطاف‌‌پذیری و دسترسی به استعدادها و منابعی را برای شرکت‌‌ها فراهم کنند که در مدل‌های سنتی استخدام دیده نمی‌شوند. همچنین از آنجا که کارکنان بیشتری به دنبال افزایش انعطاف‌‌پذیری در شغل و مسیر حرفه‌‌ای خود هستند، این مدل استخدامی می‌تواند جذب آنها را تسهیل کند.

فرض کنید در سال 2019 مشاور یک شرکت به هیات‌مدیره آن می‌‌گفت که بخش زیادی از کارکنان را می‌توان به دورکاری فرستاد؛ آن هم فقط با چند روز اطلاع‌‌رسانی زودتر. او در توضیح مزایای این طرح بیان می‌کرد کارکنان پس از مدتی کوتاه بهره‌‌وری‌‌شان به وضعیت عادی باز خواهد گشت و بسیاری از آنها تمایلی به بازگشت به محیط کار نخواهند داشت. به احتمال زیاد، چنین پیشنهادی باعث می‌شد شرکت مزبور اقدام به قطع همکاری با آن مشاور کند. با این حال، پژوهش‌هایی که به‌طور جداگانه توسط هر دو نویسنده این مقاله انجام شده، حاکی از آن است که وضعیت دورکاری شرکت‌‌ها تقریبا همانند چیزی است که توصیف شد. تجربه دورکاری اجباری دو سال اخیر باعث شد که شرکت‌‌ها مزایایی در آن دسته از شیوه‌های کار مشاهده کنند که هیچ‌گاه حاضر به امتحانش نبودند. همچنین به کارکنان نشان داد که آنها چنان که فکر می‌کردند، به شکل سنتی و از 9 صبح تا 5 عصر در دفتر کار یک شرکت محبوس نیستند. برای هر دو دسته آنها، راهی به عقب وجود ندارد.

با این حال، دورکاری و شیوه کار ترکیبی انتهای مسیر نیست. توانمندی‌‌های جدیدی که سازمان‌ها برای دورکاری یافته‌‌اند، فرصت‌‌ها و احتمالات جدیدی پیش رویشان گسترده است و اکنون رهبران شرکت‌‌ها و سازمان‌ها باید به بررسی تغییراتی در مدل‌های استخدامی خود بگردند که به نفعشان خواهد بود.

یک مدل انعطاف‌‌پذیر یا استعداد آزاد از جمله مدل‌های استخدامی قابل بررسی است. مدل انعطاف‌‌پذیر و استعداد آزاد اصطلاحاتی گسترده هستند و سناریوهای مختلفی را در برمی‌گیرند؛ از استفاده از متخصصان پاره‌‌وقت و آزاد گرفته تا برگزاری مسابقات و رقابت‌‌هایی برای شرکت متخصصان آنلاین جهان در یک دوره نوآوری و ایده‌‌پردازی. ویژگی تمام این سناریوها استفاده از کارکنان پروژه‌‌محور یا موقتی است که به‌طور دائم در کنار شرکت نخواهند بود. اگر این شیوه‌های به‌کارگیری کارکنان به درستی پیاده‌‌سازی شوند، می‌تواند امکان دسترسی سازمان‌ها به متخصصان بااستعداد و ماهر را فراهم سازد و انعطاف‌‌پذیری مورد علاقه بسیاری از شاغلان را هم به آنها بدهد. از طرفی تعهدات مالی و قانونی کارفرما به کارکنان نیز به‌شدت کاهش می‌‌یابد. مانند دورکاری در دوران پیش از کرونا، شرکت‌‌ها بسیار کند به سمت مدل‌های جدید استخدامی می‌‌روند. همان‌طور که استاد دانشگاه و اقتصاددان ارشد یک گروه بزرگ کاریابی به نام آپ‌‌ورک (Upwork) می‌گوید، در سال‌های منتهی به فراگیری کووید-19شاهد افزایش تدریجی توجه شرکت‌‌ها به استفاده از استعدادهای آزاد بازار بودیم. اما اکنون که دورکاری عادی شده است، تغییرات سریعی در این زمینه می‌‌بینیم.

برای کمک به درک و بهره‌‌گیری شرکت‌‌ها از فرصت‌‌هایی که استعدادهای آزاد در اختیارشان می‌‌گذارد، قصد داریم جنبه‌های مختلف این موضوع را باز کنیم؛ اینکه شاهد چه روندهایی در زمینه مدل‌های استخدامی انعطاف‌‌پذیر/  استعداد آزاد هستیم، اینکه چه شغل‌‌ها یا وظایفی بیشترین تناسب را با این مدل دارند و مدیران نیازمند توجه به چه مواردی در استفاده از چنین مدلی هستند.

 کاربرد مدل انعطاف‌‌پذیر و استعداد آزاد

مدل‌های استخدامی انعطاف‌‌پذیر از گذشته سه هدف را دنبال می‌کردند:

  نخست، انعطاف‌‌پذیری به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا میزان کارکنان خود را بالا و پایین برده و حجم نیروی انسانی را براساس تقاضای کار تنظیم کنند.

  دوم، مدل‌های انعطاف‌‌پذیر امکان برون‌‌سپاری وظایف و مسوولیت‌های کوچک را برای شرایطی فراهم می‌‌ساخت که یا استفاده از کارکنان تمام‌‌وقت توجیه نداشت یا هزینه و تامین سربار موقت برای این بخش از کارها منجر به کاهش سرعت پروژه یا افزایش هزینه‌های آن می‌شد.

  سوم، استراتژی‌‌های استعداد آزاد امکان دسترسی به راهکارهای نوآورانه و مجموعه مهارت‌‌هایی گسترده‌‌تر از روش‌های سنتی استخدام را فراهم می‌‌سازد. برخی از رهبران بازار مانند نتفلیکس و ناسا در برگزاری مسابقات و رقابت‌‌های نوآوری مشاهده کرده‌‌اند که اغلب شرکت‌‌کنندگان بیرونی ایده‌ها و راهکارهای بهتری در پروژه‌های مشابه نسبت به کارکنان رسمی می‌دهند.

با این حال، همچنان موانعی بر سر راه سازمان‌ها برای اقتباس مدل استعداد آزاد وجود دارد. در آپ‌‌ورک، به عنوان یکی از پیشگامان آنلاین بازار کار، تیم فروش شاهد موانع بزرگی در مسیر مشتریان بالقوه‌‌شان بوده‌‌اند. راحت نبودن با دورکاری یکی از مهم‌ترین بازدارنده‌ها در استفاده شرکت‌‌ها از استعدادهای آزاد بوده است. این موضوع به ویژه از آن جهت اهمیت دارد که اغلب استعدادهای آزاد بازار که حاضر به همکاری‌‌های پاره‌‌وقت یا پروژه‌‌ای هستند، ترجیح می‌دهند وظایف خود را به صورت دورکاری پیش ببرند. مقاومت شرکت‌‌ها در اقتباس این مدل استخدامی همچنین ناشی از عادات یا بوروکراسی آنها نیز هست. بسیاری از شرکت‌‌ها نگران ریسک‌‌های امنیتی دورکاری بوده یا با ابزارها و روش‌های مدیریتی لازم برای افزایش اثربخشی استعدادهای آزاد بیگانه هستند. در نتیجه، اکثر شرکت‌‌ها برای تامین کارکنان خود به بازارهای کار محلی مراجعه کرده و از مدل‌های استخدامی سنتی استفاده می‌کنند. با این حال، شرایط در حال تغییر است. در پژوهشی که توسط اوزیمک، یکی از نویسندگان این مقاله انجام شده است، بیش از نیمی از مدیران منابع انسانی شرکت‌‌های مصاحبه شده عنوان کردند که دورکاری منجر به افزایش توانایی و تمایل آنها برای استفاده از کارکنان آزاد دورکار در حین و پس از همه‌‌گیری کرونا شده است. کارکنان علاقه‌‌مند به این شیوه همکاری نیز در همین مدت افزایش یافته است. گزارش‌ها حاکی از آن است که بسیاری از افراد در یک سال گذشته از شغل خود استعفا داده و با تمرکز بر خوداشتغالی به دنبال انعطاف‌‌پذیری و کنترل بیشتری بر زندگی‌‌شان هستند. این وضعیت به حدی برجسته بوده که اصطلاحی به نام دوران استعفای بزرگ رایج شده است. در یک نظرسنجی از شاغلان آمریکایی، یک نفر از هر پنج نفری که در دوران کرونا قادر به دورکاری بودند، عنوان کردند که به دنبال آزادکاری هستند تا بتوانند به کار از خانه خود ادامه دهند. برای این دسته از افراد، برنامه زمانی انعطاف‌‌پذیر (و در نتیجه کنترل بیشتر بر زندگی) مهم‌ترین مزیت دورکاری و همکاری‌‌های پاره‌‌وقت است.

در مجموعه‌‌ای از پژوهش‌های آپ‌‌ورک، پاسخ‌‌دهندگان به هر دو مورد فرصت‌‌ها و تمایل خود برای استخدام نیروهای آزاد اشاره کرده‌‌اند. مدیرانی که به همکاری یا استخدام کارکنان مستقل در یک سال اخیر اقدام کرده‌‌اند، عنوان کردند که بدون این کمک‌‌های بیرونی یا مجبور بودند خودشان کارها را انجام دهند (35 درصد) یا از کارکنانشان بخواهند که ساعات بیشتری را به کار بپردازند (28 درصد). هر دو راهکار می‌توانست منجر به فرسایش شغلی شود. از بین مدیران پاسخ‌‌دهنده به این نظرسنجی، 20درصد اعلام کردند در آینده از خدمات یک شرکت بیرونی استفاده می‌کنند و 3 درصد به دنبال شرکتی متخصص در یافتن نیروی کار آزاد خواهند بود. فقط 8درصد از آنها بیان کردند که استخدام‌های جدید تمام‌‌وقت خواهند داشت و 6درصد نیز امکان دورکاری را منتفی دانستند. پاسخ‌‌دهندگان همچنین بیان کردند که در دوران همه‌‌گیری کرونا تعداد قراردادهایشان با کارکنان آزاد به‌شدت افزایش یافته است (53درصد از آنها از نیروهای آزاد دورکار بیشتری نسبت به پیش از کرونا استفاده کرده بودند و فقط 6درصد همکاری‌‌های آزاد کمتری داشتند). آنها همچنین برنامه دارند که از این ظرفیت طی دو سال آینده استفاده بیشتری ببرند (47 درصد در مقابل 11درصد)‌.

 شغل‌‌ها و وظایف مناسب استعدادهای آزاد

مدل استخدامی انعطاف‌‌پذیر/ استعداد آزاد کارآیی خود را برای طیف گسترده‌‌ای از مشاغل و وظایف اثبات کرده است. در صدر مهارت‌‌های فهرست‌‌شده توسط آپ‌‌ورک، پشتیبانی اداری (شامل وظایف نسبتا روتین مانند ورود داده‌ها) و توسعه وب/ نرم‌‌افزار به چشم می‌‌خورد. این مشاغل نیاز به طیف گسترده‌‌ای از مهارت‌‌ها است. برخی از آنها را به سادگی می‌توان در بازار کار یافت و برخی از آنها به دلیل پیچیده و تخصصی بودن به سختی یافت می‌شوند. فارغ از آن هزینه استخدام تمام‌‌وقت کارکنانی با برخی از این مهارت‌‌ها به‌شدت بالا است. در این میان برخی از بسترهای اینترنتی مانند تاپ‌‌کدر (Topcoder) به‌طور تخصصی روی برگزاری رقابت‌‌ و تورنمنت (مدلی که کارآیی آن در حوزه نوآوری اثبات شده است) متمرکز شده‌‌اند و به عنوان مثال از بهترین برنامه‌نویس‌‌های جهان می‌خواهند که برای انجام یک پروژه با یکدیگر رقابت کنند. با وجود طیف گسترده مهارت‌‌هایی که می‌توان برای کسب آنها از مدل‌های استخدامی انعطاف‌‌پذیر/ استعداد آزاد استفاده کرد، چند مورد از آنها تناسب بیشتری با این مدل‌ها دارند:

1.  زمانی که کارکنان داخلی را به راحتی نتوان به پروژه یا واحد دیگری اختصاص داد.

2. زمانی که استفاده از مهارت نیروهای بیرونی ارزان‌‌تر از استخدام یکی از کارکنان موجود یا پرداخت اضافه‌‌کار به آنها باشد.

3. زمانی که نیاز به مهارت‌‌هایی بسیار تخصصی و پیشرفته باشد که در داخل سازمان نتوان آنها را یافت (یا حتی نیروهای دارای چنان مهارت‌‌هایی به سادگی حاضر به همکاری تمام‌‌وقت نباشند)‌.

4. بازگشت سرمایه راهکارهای شگرف بسیار عالی باشد. در سه شرایط نخست، شرکت‌‌ها فقط به دنبال یافتن یک مهارت و تخصص خاص می‌گردند و به این منظور گزینه استخدام انعطاف‌‌پذیر/  استعداد آزاد را هم می‌توانند بررسی کنند. اما در حالت چهارم، انگیزه دیگری نیز در کار است: در بسیاری از رقابت‌‌های نوآوری و ایده‌‌پردازی، نیروهای بیرونی، کارکنان را شکست می‌دهند. آنها رویکردها و راهکارهای بسیار متنوعی را برای یک مشکل خاص ارائه می‌کنند و شرکت را قادر می‌سازند که به بررسی و انتخاب بهترین راهکار بپردازد.

اما احتمالا حتی مهم‌تر از شرایطی که شرکت را به سمت استخدام استعدادهای آزاد پیش برده است، ماهیت و طبیعت شغل و وظیفه شغلی مدنظر است. شرکت‌‌ها قبل از تصمیم‌گیری به شیوه استفاده از مدل استخدام انعطاف‌‌پذیر/ استعداد آزاد باید به بررسی چند موضوع مهم بپردازند.

نخست اینکه سطح دانش و تخصص مورد نیاز شرکت برای یک پروژه خاص اغلب توازن بین نیروهای داخلی و بیرونی را از بین می‌‌برد. در حالی که متخصصان آزاد می‌توانند یک اپلیکیشن وب پیچیده مبتنی بر پایگاه داده را به راحتی از صفر بسازند (و احتمالا این کار را بهتر از کارکنان بسیاری از شرکت‌‌ها انجام می‌دهند)، زمانی که نیاز به تعامل دو اپلیکیشن (یا هر نوع نیاز به تسلط بر دانش درون‌‌سازمانی) باشد، اوضاع فرق می‌کند. در این شرایط سه راهکار وجود دارد:

الف) یکی از کارکنان شرکت بین سیستم جدید و سیستم قدیمی پل بزند، ب) نیروی آزاد باید سیستم‌‌های داخلی شرکت را بیاموزد (که احتمالا هزینه‌‌ای بیش از آموزش نیروهای داخلی شرکت دارد)، یا ج) یکی از کارکنان داخلی وظیفه یکپارچه‌‌سازی را برعهده بگیرد و کار نیروی آزاد را تمام کند. سپس این سوال مطرح می‌شود که آیا یک پروژه یا وظیفه کاری، تکرار می‌شود یا فقط یک بار انجام می‌‌پذیرد. هر نوع استخدام و به‌کارگیری نیروها شامل برخی هزینه‌ها می‌شود (این هزینه می‌تواند یافتن و نظارت بر نیروی آزاد، برگزاری یک رقابت یا هزینه‌های استخدام یک نیروی تمام‌‌وقت باشد)‌. اگر قرار است یک پروژه یا وظیفه کاری تکرار شود، اغلب صرفه اقتصادی بر استخدام کارکنانی دائمی‌‌تر و بلندمدت‌‌تر است. این مساله به ویژه زمانی پررنگ‌‌تر می‌شود که نیروهای جدید نیاز به آموزش گسترده و آشنا شدن با فرهنگ یا رویه‌ها و سیستم‌‌های کاری شرکت داشته باشند. البته وظایف تکراری اگر نیازمند آموزش دانش‌‌ها و مهارت‌‌های اختصاصی شرکت نباشند و متکی بر دانش و مهارت‌‌های عمومی باشند، از طریق استعدادهای آزاد قابل انجام هستند.

در نهایت، یکپارچه‌‌سازی راهکارهای استعداد آزاد با رویه‌ها و سیستم‌‌های کلی سازمان نیاز به هزینه دارد. این هزینه می‌تواند براساس نیاز پروژه به دانش و شرایط اختصاصی شرکت بسیار کم تا بسیار زیاد باشد.

 استعدادهای آزاد چه زمانی مفید هستند؟

براساس معیارهایی که گفته شد، اعتقاد داریم که رواج دورکاری تحولی را سرعت بخشید که به کاهش هزینه‌های استخدام، جست‌وجو و نظارت مدیران می‌‌انجامد و از مسوولیت کارکنان برای درک و یادگیری دانش و شرایط اختصاصی شرکت می‌کاهد. تغییراتی ما را به وضعیت کنونی رسانده است. به دلیل جا افتادن دورکاری‌‌ها، اکنون مدیران منابع انسانی در استخدام کارکنانی که هرگز ندیده‌‌اند، نگرشی مثبت‌‌تر دارند و امکان دورکاری آنها را می‌‌پذیرند. دوم، شرکت‌‌ها بر ابزارهای ارتباط مجازی (مانند تماس تصویری و اشتراک‌‌گذاری صفحه نمایش) سرمایه‌‌گذاری کرده‌‌اند و اکنون ساده‌‌تر می‌توان به حل مشکلات از راه دور یا تعامل و ارائه/ دریافت بازخورد از نیروهای بیرونی پرداخت. سوم، دورکاری و ابزارهایی مانند اسلک (Slack) باعث شدند که نظم بیشتری بر رویه‌ها و دستورالعمل‌‌های سازمانی حاکم شده و با طبقه‌‌بندی و نظام‌‌مند شدن دانش و رویه‌های درون‌‌سازمانی، آشنایی و آموزش نیروهای بیرونی ساده‌‌تر شده است.