در شرکت‌های خدماتی برخلاف شرکت‌های تولیدی محصول ملموسی تولید و فروخته نمی‌شود، بلکه مشتریان در ازای پرداخت هزینه، خدماتی را دریافت می‌کنند. از جمله شرکت‌های خدماتی می‌توان به بیمارستان‌ها، بانک‌ها، هتل‌ها و شرکت‌های نظافتی اشاره کرد. ازهمین‌رو طبیعی است که حسابداری در شرکت‌های خدماتی تفاوت قابل‌توجهی با سایر شرکت‌ها و مجموعه‌ها داشته باشد. به همین خاطر در این مقاله قصد داریم درباره نحوه حسابداری شرکت خدماتی صحبت کنیم. اگر قصد آشنایی با این مبحث از علم حسابداری را دارید، اطلاعات این مقاله کاملا برایتان مفید خواهد بود.
حسابداری خدماتی چیست؟
حسابداری خدماتی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و امور مالی است که برای ارزیابی همخوانی‌های مربوط به ستون بدهکار و بستانکار مورداستفاده قرار می‌گیرد. به‌عبارت‌دیگر، حسابدار شرکت خدماتی وظیفه آزمایش و تصدیق ستون‌های بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه با ستون‌های مشابه در تراز آزمایشی از حساب‌های معین و کل را به عهده دارد.
به‌طورکلی حسابداری شرکت های خدماتی در سه گام انجام می‌شود که به شرح زیر است:
- جمع‌آوری اطلاعات همه رویدادهای مالی برای برآورد و تخمین داده‌های اولیه شامل: حصول مقدار دقیق سرمایه، بدهی و دارایی، صدور سند حسابداری و ساماندهی مدارک بر اساس تاریخ برای استخراج ترتیب بدهکاری و بستانکاری، دفترنویسی، انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل و دفتر معین
- تهیه ترازهای آزمایشی دفاتر کل و معین و سنجش گردش حساب و ستون‌های «بد» و «بس» در دوره‌های مشخص
- تهیه کاربرگ به‌منظور نمایش سود، زیان و ترازنامه، ثبت تعدیلات به‌منظور اصلاح حساب‌های معین و کل، تهیه ترازنامه و اختتام حساب‌های دائمی پرونده حسابداری یک سال مالی
توجه کنید که هر گام از حسابداری خدماتی در زمان مشخصی باید انجام شود. زمان انجام گام اول در طول دوره مالی، گام دوم در پایان هر ماه و گام سوم در پایان هر سال مالی است. حسابداران می‌توانند در کل این مدت از برنامه حسابداری برای انجام امور مالی و سروسامان دادن به داده‌ها و اطلاعات مالی استفاده کنند.
ضرورت حسابداری در شرکت‌های خدماتی
هرچند نحوه فعالیت شرکت‌های خدماتی به‌طورکامل با شرکت‌های تولیدی متفاوت است و هیچ محصول ملموسی در این شرکت‌ها تولید نمی‌شود، اما حسابداری خدماتی برای انجام فعالیت‌هایی مانند خرید دارایی، ایجاد بدهی و افزایش سرمایه ضروری است. از جمله اهداف و ضرورت‌های حسابداری در شرکت خدماتی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیریت هوشمند: تهیه جدول‌های مربوط به بدهکاران و بستانکاران از جمله فعالیت‌هایی است که به مدیریت هوشمند و کارآمد فعالیت‌ها در شرکت‌های خدماتی کمک می‌کند.
- ثبت اطلاعات مالی شرکت: اطلاعات مالی همواره از جمله مهم‌ترین اطلاعات شرکت‌ها هستند که در پیشبرد اهداف و رشد و توسعه سازمان نقش چشمگیری دارند. حسابدار خدماتی با ثبت و طبقه‌بندی اطلاعات مالی به بقا و رشد مجموعه کمک می‌کند.
- گزارش‌دهی دقیق: گزارش‌های دقیق مالی همواره باید در دسترس مدیران سازمان قرار گیرد تا برنامه‌ریزی مناسبی برای انجام فعالیت‌ها و پیاده‌سازی استراتژی‌ها داشته باشند. یکی از اهداف حسابداری در شرکت‌های خدماتی ارائه گزارش‌های کتبی و شفاف به مدیران است.
علاوه‌بر موارد بالا، کارهای رایجی مانند صدور فیش حقوقی برای کارکنان، ثبت معاملات، ارائه صورت‌های مالی و تهیه گزارش‌های لازم برای ارائه به سازمان امور مالیاتی از جمله مواردی است که حسابداران شرکت‌های خدماتی موظف به انجام آن هستند.
ثبت های حسابداری شرکت های خدماتی
صورت‌های مالی شرکت‌های خدماتی حاصل عملیات حسابداری است که باید در دفاتر حساب مربوطه ثبت شود؛ به‌عنوان مثال، صورت معاملات فصلی همان ارائه گزارش خرید و فروش فصلی است که سازمان‌ها برای افزایش شفافیت اقتصادی باید برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنند. درواقع شرکت‌های خدماتی باید به‌ازای هر فعالیت یا معامله ثبت انجام دهند که در ادامه به بررسی چند نمونه از ثبت های حسابداری شرکت های خدماتی می‌پردازیم:
- ارائه خدمات به مراجعان: زمانی که خدماتی به مراجعان ارائه و هزینه آن به‌صورت نقدی دریافت شود، این رخداد مالی را باید در دفاتر حسابداری خدماتی مالی ثبت کنید.
- دریافت وجه خدمات انجام‌شده در آینده: چنانچه خدماتی توسط شرکت ارائه شود، ولی مشتری وجه آن را در آینده بپردازد، این رخداد مالی ثبت می‌شود.
- پرداخت هزینه‌های شرکت: این رخداد مالی را زمانی باید در دفاتر ثبت کنید که هزینه‌های شرکت مانند آب و برق پرداخت شود.
- برداشت صاحب یا صاحبان شرکت: زمانی که صاحب یا صاحبان شرکت از حساب سازمان برای مصارف شخصی خود برداشت کنند، این رخداد مالی باید ثبت شود.
- سرمایه‌گذاری مجدد صاحب یا صاحبان شرکت: چنانچه صاحب یا صاحبان شرکت نسبت به افزایش سرمایه شرکت اقدام کنند، این رخداد باید در دفاتر حسابداری خدماتی ثبت شود.
- وام‌های دریافتی شرکتی: درصورتی‌که یک شرکت خدماتی برای انجام امور از موسسات مالی یا اشخاص تسهیلاتی با استفاده از ضمانت گذاشتن چک یا سند بگیرد، این رخداد را باید در دفاتر حسابداری خدماتی خود ثبت کند.
علاوه‌بر موارد بالا، ثبت‌های دیگری نیز برای شرکت‌های خدماتی وجود دارد که در ازای پرداخت یا دریافت وجه باید در دفاتر حسابداری خدماتی به‌دقت ثبت شود. با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری خدماتی مانند سپیدار به‌راحتی می‌توانید نسبت به ثبت اطلاعات مالی اقدام کرده و گزارش‌های مربوطه را به‌صورت منسجم دریافت کنید.
کدینگ حسابداری شرکت خدماتی
در حسابداری شرکت خدماتی برای ساماندهی بهتر امور مالی از نوعی دسته‌بندی کردن حساب‌ها به نام «کدینگ حسابداری شرکت خدماتی» بهره می‌برند. کدینگ حسابداری خدماتی یک نمونه پیشنهادی بر اساس استانداردها و عناصر اصلی حسابداری است که به‌صورت عمومی تهیه می‌شود و برای گنجاندن حساب‌های موردنیاز در حساب‌های گروه و کل بدون ایجاد تغییر کاربرد دارد.
به‌عبارت‌دیگر، کدینگ حسابداری شرکت خدماتی به‌معنای دسته‌بندی کردن حساب‌ها است که به صورت‌های مختلفی انجام می‌شود. برای کدینگ حسابداری شرکت‌های خدماتی باید به مواردی مانند فعالیت و گزارش‌های موردنیاز شرکت توجه کنید. به‌منظور انجام کدینگ حسابداری می‌توانید از نرم‌افزارهای حسابداری شرکت‌های خدماتی بهره ببرید. این کار علاوه‌بر ساماندهی امور مالی به تهیه گزارش‌های مالی دقیق و با شفافیت بالا کمک می‌کند و از هرگونه خطای انسانی مصون است.
آموزش حسابداری خدماتی را چگونه آغاز کنیم؟
ازآنجایی‌که در شرکت‌های خدماتی موجودی کالای شرکت گردش خاصی ندارد، حسابداری شرکت‌های خدماتی با سایر شرکت‌ها متفاوت است. اگر قصد فراگیری آموزش حسابداری خدماتی را دارید، باید با مهم‌ترین اصطلاحات و مراحل انجام این کار آشنا باشید. برای شروع آموزش حسابداری شرکت‌های خدماتی باید در زمینه‌های زیر دانش خود را بیشتر کنید:
- شناخت انواع شرکت‌ها
- تهیه و تنظیم حساب تنخواه گردان
- آشنایی با حساب‌های دائم و موقت
- نحوه تهیه و تنظیم صورت‌های رسمی و غیررسمی
- حسابداری دوبل
- تهیه و تنظیم سند حسابداری
- نحوه ثبت حسابداری شرکت‌های خدماتی
- نحوه بستن حساب‌ها
بسیاری از متخصصان حوزه امور مالی معتقدند که حسابداری شرکت‌های خدماتی نسبت به حسابداری سایر شرکت‌ها آسان‌تر است؛ زیرا در شرکت‌های خدماتی نیازی به ثبت موجودی کالا و محاسبه هزینه محصولات نیست.
انجام امور حسابداری خدماتی با نرم‌افزار سپیدار سیستم
شرکت‌های خدماتی برای انجام امور مالی از قبیل خرید دارایی، افزایش سرمایه و ایجاد بدهی به حسابداری شرکت‌های خدماتی نیاز دارند. برای حسابداری شرکت خدماتی باید با مباحث مهمی مانند کدینگ حسابداری خدماتی و انواع ثبت حسابداری خدماتی آشنا باشید که در این مقاله به بررسی آن‌ها پرداختیم. اگر یک شرکت خدماتی دارید یا حسابدار چنین مجموعه‌ای هستید، برای انجام امور مالی با شفافیت بالا حتما از نرم‌افزارهای حسابداری خدماتی استفاده کنید.
نرم‌افزار حسابداری خدماتی سپیدار همکاران سیستم با محیط کاربری بسیار آسان، ثبت اطلاعات مالی و کنترل میزان ورود و خروج نقدینگی را برایتان راحت‌تر می‌کند و بر اساس موارد ثبت‌شده گزارش دقیقی از کلیه عملیات و فعالیت‌های انجام‌شده در اختیارتان قرار می‌دهد. چنانچه قصد تهیه این نرم‌افزار کاربردی را دارید، از وب‌سایت سپیدار سیستم به آدرس sepidarsystem.com دیدن کنید.