عصر ایران / مدرسه کار و کسب ؛ دکتر علیرضا داداشی* - سازمانها و کسب و کارها فارغ از اندازه، طول عمر، موضوع فعالیت، نوع مالکیت یا هر مورد دیگری، قوانین خاص خودشان را دارند که از منظر فرهنگ سازمانی، نباید شکسته بشوند.
تعریف اتیکت سازمانی
بیزینس اتیکت یا آداب معاشرت کسب و کار مجموعه ای از قواعد هستند که نحوه تعامل افراد با یکدیگر، با مشتریان، و سایر ذی نفعان داخلی یا خارجی کسب و کار را مشخص می کند.
اهمیت رعایت اتیکت سازمانی چیست؟
اتیکت های سازمانی مجموعه قوانین نوشته یا نانوشته ای هستند که اعضای سازمان باید در پاسداشت آنها بکوشند و تلاش اعضاء برای رعایت اتیکت ها، نشانه تمایل آنها به ادامه حضور در سازمان است.
اینکه هر عضو سازمان، چه میزان خود را ملزم به تطبیق با اتیکت ها و رعایت آنها می داند، نشان دهنده این است که می خواهد چه تصویر از خودش به دیگر اعضای سازمان نمایش دهد.
مصادیق اتیکت سازمانی
اجازه بدهید تعدادی از انبوه مصادیق اتیکت سازمانی را مرور کنیم.
این توضیح را لازم می دانم که اولا، موارد زیر فاقد هرگونه رتبه بندی و اولویت بندی هستند. ثانیاً، درجه اهمیت هر مورد را فرهنگ سازمان تعیین می کند.
حضور به موقع در محل کار
کسب و کارها بسته به نوع نگاه مدیران در چارچوب قوانین بالادستی، ساعات کار مشخصی را برای کارکنان خود تعیین می کنند. بعضی کسب و کارها دورکاری را مجاز و امکان پذیر اعلام کرده اند. درگروهی دیگر، ساعت شروع و پایان کار شناور است. یعنی کارکنان این اختیار را دارند که در بازه زمانی مشخصی کار خود را شروع کنند و به تبع آن در بازه زمانی مشخصی ساعت کارشان پایان می پذیرد. فقط لازم است همه طول ساعات کار قانونی را رعایت کنند.
بعضی سازمان ها نیز ساعت شروع کار را کمی باز گذاشته اند و تاخیر تا دقایقی مشخص را مشمول بخشش می دانند و بابت آن کارکنان خود را مواخذه نمی کنند.
در هر حالت فرقی نمی کند الزام کارکنان به حضور به موقع در بازه زمانی تعیین شده از مصادیق اولیه اتیکت سازمانی است.
-
رعایت پوشش مناسب و آراستگی ظاهری
اینکه چه نوع پوششی در محیط کاری مجاز است، در سازمانهای دولتی تابع قوانین نهادهای نظارتی بالادستی است و در سایر کسب و کارها تابع نظر مدیران ارشد که به هر حال شکل و الگوی معقول و مرسومی از پوشش را برای کارکنان خود طراحی و ابلاغ کرده اند. شاید این الگو، همان الگوی عمومی و عرفی جامعه باشد و شاید هم نه. مثلا ممکن است به دلایلی که به مدیران مربوط است شکل و رنگ پوشش خاصی را برای کارکنان خود مناسب تشخیص داده باشند. به هر حال پوشش مناسب یعنی پوششی که از نظر مدیران کسب و کار پذیرفته شده و خالی از ایراد اعلام شده است.
-
احترام به حریم شخصی همکاران
بر خلاف موارد بالا که تابع نظر مدیران است، محدوده حریم شخصی بیشتر تابع نظر و خواست هر کارمند است. نگاه کردن یا نکردن به صفحه مانیتور همکاران، باید طبق خواست و نظر آنها باشد. در این مورد به جز مشاغل خاص، معمولا مدیران مصوبه و دستورالعملی ندارند. خود طرفین هستند که چارچوب را تعیین می کنند. موضوع ورود یا عدم ورود و سرک کشیدن یا نکشیدن به پرونده های همکاران هم همین طور است. گرچه در این موارد باز نظر مدیران نقش دارد، ولی ممکن است همکاری قصد مشارکت و همفکری و کمک گرفتن داشته باشد. به هر حال اندازه این حضور و همکاری را خود شخص همکار تعیین می کند.
فضاهای مشترک کاری چه فضای جغرافیایی، چه فضاهای اشتراکی مکانیزه مثل اتوماسیون و پورتال هم فاقد قواعد و الزامات نیستند. نوع و نحوه صحبت با تلفن در محل کار، از نظر میزان بلندی و کوتاهی صدا و طولانی یا کوتاه بودن مدت مکالمه هم از مصادیق اتیکت سازمانی هستند و باید چارچوب های مربوط به آنها را رعایت کنیم.
-
پرهیز از آلودن محل کار با غیبت و شایعه پراکنی
تجربیات و پژوهش ها موید این نکته بسیار مهم هستند که آلوده شدن محیط کار به غیبت و شایعه پراکنی، هم به کارکنان، هم به مدیران و هم به تداوم فعالیت کسب و کار لطمه می زند.
فضای آلوده، کسی را بدون آسیب رها نمی کند؛ گرچه ممکن است گاهی کارکنان تصور کنند که با غیبت و شایعه در مسیر ارتقاء و رشد خود هستند ولی این موضوع مصداق بارزی از عدم احترام به خود و دیگران است. و اتفاقاً، همان موردی است که تداوم کسب وکار را با مشکل مواجه می کند. فضای آلوده کسب و کاری، باتلاقی است که همه افراد سازمان را به درون خود می کشد.
-
رازداری و قابل اعتماد بودن
حتی وقتی در کسب و کاری خانوادگی مشغول به کار هستیم، باز هم رازهایی وجود دارند که قرار نیست در اختیار دیگران قرار داده شوند. همکاران یا افراد بیرونی فرقی نمی کند. ما باید خودمان را ملزم به رعایت اصول رازداری و رعایت قواعد محرمانگی سازمانی بدانیم تا در حد اعلاء قابل اعتماد شناخته شویم. این یکی از نشانه های تعهد ما به کسب و کار است.
-
رعایت آداب برگزاری و شرکت در جلسات
اصول برگزاری و حضور در جلسات، بسیار متنوع و متعدد هستند و آموختن آنها، زمان و انرژی زیادی طلب می کند که موضوع اصلی این نوشتار نیست. تاکید ما در اینجا بر این موضوع است که اصول و قواعد برگزاری جلسات را بیشتر و بیشتر بشناسیم و رعایت آنها را در دستور کار خودمان قرار دهیم.
مواردی نظیر عدم تاخیر در حضور، رعایت شأن و جایگاه شرکت کنندگان، احترام به افراد حاضر، رعایت اصول اخلاق سازمانی در ارتباطات و گفتگوها و موارد بسیار دیگر که چارچوب آنها را مدیران تعیین کرده و به کارکنان زیرمجموعه خود آموزش داده اند.
نهایتاً:
در زمانهای خیلی قدیم، شاید اتیکت و اتیکت داشتن مختص افراد در سطوح بالای هر جامعه دانسته می شد. اما امروزه با گسترش محدوده ارتباطات و توسعه فرهنگ سازمانی، این موضوع تبدیل به یک سنت فراگیر در سازمان ها شده است.
همانطور که در ابتدای نوشتار آوردم، رعایت اتیکت ها نشان دهنده تمایل ما به ادامه حضور در سازمان است.
_______________________________
*دکتر علیرضا داداشی
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران
- دکترای مدیریت بازاریابی
- مدیر و بنیانگذار گروه «مشاوره، آموزش و تحقیقات بازار خوشه‌چین»
- مشاور کسب و کارهای نوپا، کوچک و متوسط
- پژوهشگر بازار و کسب‌و‌کارها
- نویسنده بیش از 40 مقاله در فروش و بازاریابی
- مولف کتاب: بیست گفتار فروش و بازاریابی- کتاب همراه فروشندگان و بازاریابان
-بازرس اصلی انجمن علمی مدیریت کسب و کار ایران
