احتمالا این روزها زیاد عبارت «اتوماسیون اداری» را می‌شنوید، ولی شاید دقیقا نمی‌دانید که اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری به معنای یکپارچه‌سازی عملیات و امور اداری است؛ عملیات و اموری که با مدیریت اطلاعات در ارتباط هستند. ابزارهای زیادی برای اتوماسیون یا خودکارسازی عملیات موجود است و گسترش ابزارهای الکترونیکی مختلف رایانه‌ای و چاپگرها، دستگاه‌های کپی و … در مرکزیت بسیاری از پیشرفت‌های اخیر اتوماسیون اداری قرار دارند.
ذخیره‌ی داده‌های خام، انتقال داده‌های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب‌وکار الکترونیک به پیشبرد فعالیت‌های پایه در اتوماسیون اداری کمک می‌کند. تاریخ اتوماسیون اداری جدید از زمانی آغاز شد که دستگاه‌های نوشتن (تایپ) و کپی جایگزین فعالیت‌هایی شدند که با دست انجام می‌گرفت. این روزها اتوماسیون اداری تنها به ماشینی کردن فعالیت‌های دستی محدود نیست، بلکه با کمک آن می‌توان اطلاعات را به شکل الکترونیکی ردوبدل کرد.
ظهور رایانه‌های شخصی در اتوماسیون اداری انقلابی ایجاد کرده است و امروز سیستم‌های عملیاتی معروف و تعاملی با کاربران تکمیل و تکمیل‌تر شده و به بخش‌های مختلف کسب‌وکار نیز نفوذ کرده‌اند. به‌طوری که در هر کسب‌وکاری حداقل از یک رایانه‌ی تجاری در فعالیت‌های روزانه‌ی خود بهره می‌گیرند. حتی کوچک‌ترین شرکت‌ها نیز از فناوری‌های رایانه‌ای برای ثبت اطلاعات مالی، دارایی‌ها، پرداخت‌ها (حقوق، دستمزد و…) و سایر اطلاعات کسب‌وکار خود بهره می‌برند. با ما همراه باشید تا دقیق‌تر بدانید اتوماسیون اداری چیست؟
در سال‌های 1980 میلادی استفاده از اتوماسیون اداری کم‌کم ظهور کرد و به‌عنوان گزینه‌ای کاربردی اما اختیاری مورد بهره‌برداری بعضی شرکت‌ها و ادارات قرار گرفت. اما در سال‌های 1990 این ابزار جدید به یکی از اولویت‌های کار اداری بدل شد. بعد از ورود به هزاره‌ی اخیر نیز این اولویت به الزام در انجام کسب‌وکار تغییر پیدا کرده است.
اساس اتوماسیون اداری چیست؟
به‌طورکلی اتوماسیون اداری 3 وظیفه‌ی عمده برعهده دارد: ذخیره‌ی اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها. در هریک از این حیطه‌ها از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی برای پیشبرد اهداف و عملیات استفاده می‌شود.
ذخیره‌ی اطلاعات
اولین حیطه‌ی کاری اتوماسیون اداری به ذخیره‌ی اطلاعات بازمی‌گردد. ذخیره‌ی اطلاعات معمولا مربوط به اموری چون ثبت فُرم‌ها و مستندات گوناگون اداری است. کاربرد داده‌ها شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر یا داده‌های صفحه‌گسترده است. بسته‌های نرم‌افزاری تحت دسکتاپ و پردازش متن، داده‌های متنی و گرافیکی خام را بررسی و پردازش می‌کنند و نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده نیز کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.
نرم‌افزارها و برنامه‌های پردازش متن امور مرتبط با متون و نوشتار را ساده‌تر می‌کنند. این نرم‌افزارها رایج‌ترین و ساده‌ترین ابزار از ابزارهای اتوماسیون اداری هستند و امکان دخلوتصرف در داده‌هایی که معمولا از طریق صفحه‌کلید به سیستم وارد می‌شود را برعهده دارند و خدمات بی‌نظیری در زمینه‌ی نوع تایپ، ویرایش و چاپ مدارک و مستندات ارائه می‌دهند.
یکی از امکانات بسیار عالی این نرم‌افزارها الگوهایی است که امکان انتخاب اندازه، فونت، سبک پاراگراف‌نویسی، پاورقی‌ها، عنوان‌گذاری و … را در اختیار کاربر می‌گذارد. پس در هر بار استفاده‌ی مجدد از یک فایل تایپ‌شده لزومی به تنظیم دوباره‌ی موارد ذکرشده نیست. با وجود نرم‌افزارهای جدید نشر رومیزی، به‌سادگی می‌توان نوشته را با عکس‌ها، تصاویر، نمودارها، جلوه‌های گرافیکی و … ترکیب کرد.
نرم‌افزارهای پردازش تصاویر و سیستم‌ها از دیگر مظاهر اتوماسیون اداری جدید هستند. نمونه‌ای از این اطلاعات تصویری شامل اطلاعات بصری، عکس‌ها و سایر اطلاعات گرافیکی مانند نمودارها و جدول‌هاست. این تصاویر به فایل‌های دیجیتالی تبدیل می‌شوند و شیوه‌ی ویرایش آنها با فایل‌های متنی متفاوت است. در نرم‌افزارهای پردازش داده‌ها و نشر رومیزی به هر واژه یا نویسه‌ای (کاراکتر) جداگانه نگاه می‌شود اما در سیستم پردازش تصویر، تمام تصویر به‌عنوان یک واحد کلی مورد پردازش و بررسی قرار می‌گیرد.
یکی از کاربردهای گسترده‌ی برنامه‌های پردازش تصاویر در ارائه‌ها و سخنرانی‌های اداری و شرکت‌هاست. به کمک نرم‌افزارهای چندرسانه‌ای می‌توان از ترکیب ابزارهای ارائه مانند تصویر، ویدئو، متن و … استفاده کرد. برنامه‌های صفحه‌گسترده نیز به شما اجازه دست‌کاری و دخلوتصرف در داده‌های عددی را می‌دهند. از نمونه‌های اولیه این نرم‌افزارها می‌توان به «ویسیکالک» (Visicalc) و «لوتوس123» اشاره کرد. این نرم‌افزارها فعالیت‌های رایج اداری در زمینه‌ی ثبت و پیگیری امور را به‌خوبی برعهده می‌گرفتند.
یکی از ویژه‌ترین کاربردهایی که نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده در اختیار کاربران می‌گذارند، امکان استفاده متغیرها در حالت پیش‌فاکتور است. پیش‌فاکتور کردن داده‌ها باعث می‌شود کاربر توانایی تغییر متغیرها و اعمال محاسبات مجدد مبتنی بر متغیرهای جدید را به‌دست بیاورد. بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده برای مدیریت امور مالی، طرح‌های مالی و حسابداری کمک می‌گیرند.
تبادل داده‌ها
تبادل داده‌ها نیز به‌اندازه‌ی مؤلفه‌ی دیگر اتوماسیون اداری یعنی ذخیره‌سازی داده‌ها حائز اهمیت است. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکان‌پذیر می‌کند. پُست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی هستند. سیستم‌هایی که اجازه‌ی انتقال به‌هنگام یا فوری اطلاعات را می‌دهند (مثلا امکان برقراری مکالمات آنلاین ویدئویی و…) در دسته‌ی سیستم‌های بهاشتراکگذاری الکترونیکی قرار می‌گیرند.
این سیستم‌ها نمایان‌گر طبیعت مشارکتی سیستم‌های اتوماسیون اداری هستند. سیستم‌های اداری‌ای که توانایی بهاشتراکگذاری اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند، با عنوان گروه‌افزار نیز شناخته می‌شوند. یکی از انواع گروه‌افزارها، سیستمی برای برگزاری جلسات گروهی الکترونیکی است. این سیستم به افراد در نقاط مختلف جغرافیایی امکان برقراری تماس به‌هنگام و هم‌زمان را می‌دهد.
شرکت‌کنندگان در این جلسات می‌توانند تنها به‌اندازه‌ی یک اتاق در اداره از هم دور باشند یا کیلومترها فاصله داشته باشند. سیستم‌های الکترونیکی از راه دور، معمولا از یک خط تلفن برای انتقال داده استفاده می‌کنند، درحالی‌که ردوبدل کردن متداوم اطلاعات معمولا به یک شبکه‌ی محلی رایانه‌ای (بدون خطوط تلفنی خارجی) نیاز دارد.
اثربخشی کاربردی این سیستم‌های اشتراک‌گذاری اطلاعات عنصری بوده است در جهت رشد مخابرات به‌عنوان گزینه‌ای در دسترس کاربران. به کمک این سیستم‌ها افراد می‌توانند از خانه ارتباط خود را با اداره حفظ و پیگیری کنند. سیستم‌ها و نرم‌افزارهای انتقال الکترونیکی امکان انتقال اطلاعات از اداره را مقدور می‌سازند. پست الکترونیکی از ذخیره و حافظه‌ی مبتنی بر رایانه و مجموعه‌ای از پروتکل‌های ارتباطات شبکه‌ای متداول از کاربری به کاربر دیگر استفاده می‌کند.
بیشتر این سیستم‌ها به کاربران اجازه می‌دهند تا پیام الکترونیکی خود را به بیش از یک گیرنده بفرستند. هرچند این روش در ظاهر شبیه استفاده از کاربن برای تکثیر نامه‌ها برای بیش از یک گیرنده است اما در واقع امنیت، خودکار بودن و امکان مدیریت آن با وجود گزینه‌هایی چون ساخت پرونده‌های الکترونیک یا یادداشت‌ها، میان این نمونه و همتای قدیمی‌اش تمایز ایجاد می‌کند.
پست صوتی نیز کاربردهای مشابهی ایجاد می‌کند که البته دستیابی به آن از طریق تلفن مقدور است و نه رایانه. سایر ماشین‌ها و ابزراهای سنتی نیز در حال گسترش ظرفیت‌های خود برای تبادل داده‌ها هستند. برای مثال دستگاه‌های تکثیر دیجیتالی کاربردهای چندگانه‌ای یافته‌اند. (تکثیر، چاپ، ارسال دورنما و عکس‌برداری) و سایر ابزارهای بی‌سیم نیز امکان انتقال یا دسترسی به اطلاعات را فورا و از هر نقطه‌ای ممکن می‌سازند. فقط کافی است تلفن همراه هوشمند و خطوط اینترنتی را در اختیار داشته باشید.
مدیریت داده‌ها
سیستم‌های اتوماسیون اداری، اغلب برای پیگیری داده‌های کوتاه‌مدت و بلند‌مدت استفاده می‌شوند، مثلا برای: طرح‌های مالی، برنامه‌های تخصیص نیروی کار، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و سایر ابعاد کسب‌وکار. مدیریت وظیفه یا سیستم‌های برنامه‌ریزی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلفی را در اداره نظارت و کنترل می‌کنند و این کار را از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی پیش می‌برند.
ملاحظات اتوماسیون اداری: افراد، ابزارها و محل کار
استفاده از سیستم‌های اتوماسیون و به‌روزرسانی آنها نیازمند رعایت ملاحظاتی در زمینه‌های گوناگون است و عوامل مختلفی ممکن است بر اثربخشی این سیستم‌ها تأثیر بگذارند. برخی از این عوامل به ملاحظاتی درباره‌ی بودجه و فضای فیزیکی یا مثلا تغییرات در زمینه‌ی زیرساخت‌ها و … مربوط است. دو عامل مهم دیگری که باید بررسی شود، آموزش کارکنان و توسعه‌ی گزینه‌های مختلف در به‌کارگیری اتوماسیون اداری است.
- آموزش نیروها و کارکنانی که از اتوماسیون اداری بهره می‌برند و کسانی که این امکان را برای سایرین فراهم می‌کنند، بسیار مهم است. مهندسان سخت‌افزار و نرم‌افزار، مدیران اجرایی، کارشناسان مدیریت اطلاعات، کارمندان رده‌میانی و منشیان جزو افرادی هستند که از اتوماسیون اداری در سطح پایه و به‌طور روزانه استفاده می‌کنند.
از این‌رو آموزش این نیروها برای کار با سیستم‌های اتوماسیون در ادارات و سازمان‌ها به ضرورت بدل شده است. کارایی سیستم اتوماسیون دقیق به میزان کارایی افرادی است که آن را طراحی و از آن استفاده می‌کنند. مدیران و صاحبان مشاغل و کسب‌وکارهای باهوش به‌خوبی می‌دانند که مقاومت نیروهای کاری‌شان در برابر استفاده از اتوماسیون اداری منافع آنها را به‌طور چشم‌گیری کاهش خواهد داد.
در آینده نیاز به آموزش این سیستم‌ها کاهش پیدا می‌کند و دلیل آن رشد و توسعه‌ی برنامه‌ها و سیستم‌هایی است که به‌صورت خودآموز تمام وظیفه‌ی آموزش به کاربر را برعهده می‌گیرند. ولی فناوری هنوز به آن نقطه نرسیده است پس ضرورت آموزش کماکان احساس می‌شود؛
- انواع گوناگونی از سیستم‌های اتوماسیون اداری از لحاظ اندازه، شکل و موضوع موجود است. بنابراین مدیران باید با هوشمندی و مطالعه‌ی قبلی و با توجه به بودجه‌ای که در اختیار دارند، به خرید این سیستم‌ها اقدام کنند. ازجمله مواردی که در انتخاب و خرید این سیستم‌ها باید مورد توجه قرار بگیرد هزینه‌ی سیستم، زمان لازم برای معرفی و آموزش آن، سطح حمایت و پذیرش فنی، شرایط و امکانات فیزیکی برای معرفی سیستم، هماهنگی آن با سایر سیستم‌ها و البته میزان پیچیدگی سیستم است (باید به هزینه و زمان آموزش دقت شود). این موارد باید متناسب با حیطه‌ی کاری کسب‌وکار هر اداره بررسی شود.
با ظهور عصر اقتصاد توأم با اطلاعات و فناوری، کسب‌وکارهای کوچک نباید خود را از جریان روبه‌رشد و تکاملِ شکل‌گرفته عقب بیندازند. در واقع آنها نباید از موج پیش‌رو غافل بمانند. برخی از مدیران و کارآفرینان این کسب‌وکارها استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری را به بهانه‌ی هزینه سنگینی که در پی دارند، کنار گذاشته‌اند و معتقدند صرف هزینه و سرمایه‌‌گذاری روی این سیستم‌ها موجب ناتوانی آنها در تهیه‌ی ملزومات پایه‌ای کارشان می‌شود.
ولی واقعیت این است که هرچه به‌کارگیری این فناوری‌ها را به عقب بیندازند، پر کردن شکاف و خلأ شکل‌گرفته برای آنها دشوارتر خواهد شد و پیوسته از قافله عقب خواهند ماند. انتخاب با شماست: یا با آغوشی باز به سمت فناوری‌های تازه بروید یا همچنان با قلم و کاغذ مشتریان خود را راه بیندازید.
برگرفته از: inc.com
