هدف از ارتباط فرستادن پیام به دیگران به صورتی واضح است. این کار مستلزم اقداماتی است که فرستنده و گیرنده پیام انجام می‌دهند و فرایندی است که می‌تواند پر از خطا و سوءبرداشت توسط گیرنده پیام باشد. بی‌توجهی به این خطاها و سوءبرداشت‌ها، موجب آشفتگی زیاد و ازدست‌رفتن فرصت‌ها می‌شود. در حقیقت، ارتباط فقط موقعی موفق است که هم فرستنده پیام و هم گیرنده پیام اطلاعات را یکسان درک کنند. به رغم اهمیت بسیار زیادی که مهارت‌های ارتباطی دارند، افراد بسیار زیادی هستند که در بیان مؤثر افکار و اندیشه‌هایشان ناتوانند و این ناتوانی مانع از آن می‌شود که در زندگی‌شان موفق باشند. ارسال درست پیام برای پیشرفت‌کردن بسیارمهم است. برای این کار شما باید ابتدا پیامتان و سپس گیرنده یا گیرندگان پیام و نحوه دریافت آن را مشخص کنید. همچنین، باید موقعیتی را که در آن پیام ارسال و دریافت می‌شود بررسی کنید.
مهارت‌های ارتباطی: اهمیت برطرف‌کردن موانع
هر فرایند ارتباطی از 6 مرحله تشکیل می‌شود که این مراحل عبارت‌اند از: فرستنده پیام، رمزگردانی پیام، شبکه‌های ارتباطی، رمزگشایی پیام، دریافت‌کننده پیام و بازخورد پیام. البته باید در نظر داشت که این فرایند ارتباطی در بافت یا محیطی خاص انجام می‌شود که می‌تواند تأثیر عمده‌ای در کل ارتباط داشته باشد.
مشکلات مربوط به روابط می‌تواند در هر مرحله از این فرایند ارتباطی ایجاد شود و آشفتگی و ناراحتی و سوءبرداشت به وجود بیاورد. در اینجا به صورتی دقیق‌تر به هر یک از این مراحل می‌پردازیم.
منبع پیام
فرستنده پیام باید مشخص کند که چرا می‌خواهد پیامی را ارائه کند و چه چیزی را می‌خواهد بیان کند. همچنین لازم است تا مطمئن شود که اطلاعاتی که بیان می‌کند مفید و دقیق‌اند. خطاهای گوینده (منبع پیام) که می‌تواند باعث بروز مشکل در ارتباط شود، عبارت‌اند از:
1. کوشش برای سخن‌گفتنِ بیش‌ازحد در یک پیام که در نتیجهٔ آن احتمال اینکه شنونده بتواند تمامی آنچه را که گفته شده است به‌خاطر بسپارد کم می‌شود؛
2. گفتارِ بیش‌ازاندازه آرام و یکنواخت یا سریع؛ اگر شنونده نتواند حرف گوینده را به وضوح بفهمد، اطلاعات از دست خواهند رفت؛
3. پوشاندن بخش اصلی پیام در دریایی از جزئیات بی‌ارزش؛
4. درنظرنگرفتن دیدگاه شنونده.
پیام
اطلاعاتی است که منبع پیام میل دارد آن‌ها را بیان کند. برای جلوگیری از هرگونه سوءبرداشت و کژفهمی لازم است پیام واضح و مشخص باشد. اگر پیام شما طولانی، مغشوش یا حاوی خطا باشد، می‌توان انتظار داشت که بد فهمیده شود.
رمزگردانی پیام
به انتقال اطلاعات به صورتی که بتوان به طرف مقابل فرستاد و طرف مقابل بتواند آن را رمزگشایی کند، رمزگردانی پیام گویند. موفقیت شما در رمزگردانی پیام به توانایی‌تان برای رساندن اطلاعات به صورت واضح و ساده بستگی دارد. همچنین شما باید بتوانید منابع و علل کژفهمی و گیجی در دریافت پیام را که شامل پیش‌فرض‌های اشتباه، فقدان اطلاعات و… است، پیش‌بینی کنید.
شبکه ارتباطی
پیام‌ها از طریق شبکه‌ها و کانال‌های ارتباطی ارسال می‌شوند. در پیام‌های شفاهی این کانال‌ها عبارت‌اند از دیدارهای رودررو، گفت‌وگوهای تلفنی و از این قبیل. در پیام‌های نوشتاری هم راه‌های ارتباطی نامه، ای.میل، یادداشت، اخبار و… را شامل می‌شوند.
رمزگشایی پیام
همان طور که رمزگردانی موفق یک مهارت است، رمزگشایی موفق نیز چنین است. رمزگشایی موفق شامل صرف زمان کافی برای خواندن با دقت یک پیام یا گوش‌دادن فعالانه می‌شود. همان طور که خطا و اشتباه در رمزگردانی می‌تواند آشفتگی و سوءبرداشت ایجاد کند، خطا و اشتباه در رمزگشایی نیز می‌تواند باعث بروز چنین مشکلاتی شود.
دریافت‌کننده پیام
شکی نیست که شما پس از ارسال پیام تمایل دارید که دریافت‌کننده یا دریافت‌کنندگان پیام شما واکنش‌های خاصی را که مدنظرتان است نشان دهند. اما به خاطر داشته باشید که گیرنده پیام دارای ایده‌ها و احساساتی است که ممکن است بر فهم او از پیام و پاسخ و واکنشش به آن تأثیر بگذارد. برای اینکه بتوانید با موفقیت پیام خود را برسانید، باید این موارد را قبل از ارسال پیام در نظر داشته باشید و به طور مناسبی عمل کنید.
خطاهای شنونده (دریافت‌کننده پیام) که می‌توانند باعث بروز مشکل در ارتباط شوند، عبارت‌اند از:
1. فکرکردن به یک مسئله دیگر به جای گوش‌دادن به آنچه گوینده می‌گوید. این امر بسیار متداول است.
اگر با کسی که مشکلی دارد در حال گفت‌وگو هستیم، غالباً در همان زمانی که گوینده مشغول صحبت است و پیش از آنکه تمامی حقایق را بدانیم، به دنبال یک راه‌حل می‌گردیم.
2. شنیدن آنچه مورد انتظار است و نه آنچه واقعاً گفته شده.
3. فقط توجه به آخرین چیزی که گفته شده است و نادیده‌گرفتن بقیه پیام.
4. توجه به جزئیات بی‌ارزش و ازدست‌دادن معنای پیام.
بازخورد
گیرنده پیام با واکنش‌های شفاهی یا نوشتاری به پیامی که بیان شده است بازخورد نشان می‌دهد. به این بازخورد به دقت توجه کنید، زیرا این تنها چیزی است که به شما امکان می‌دهد تا مطمئن شوید گیرنده پیام به درستی پیامتان را دریافت کرده است. اگر دریابید که سوءبرداشتی وجود دارد، فرصت دارید که پیامتان را اصلاح کنید.
بافت
موقعیتی را که در آن پیامتان ارسال می‌شود، بافت یا زمینه گویند. این بافت شامل محیط پیرامونی یا فرهنگ است. افرادی که اطلاعات بسیار زیادی را در پیام خود ارائه می‌کنند بیشتر احتمال دارد که موانع موجود در بافت و محیطی را که پیام در آن ارسال می‌شود، نادیده بگیرند، زیرا ما باید مراقب زمان و فرصت‌های اندک افراد دیگری باشیم که گیرنده پیام ما هستند.
در نهایت، برای اینکه بتوانید پیام خود را به صورت مؤثر و مناسب ارسال کنید باید موانعی را که در هر یک از این مراحل وجود دارد رفع کنید.