اما تجربیات و بررسی های کارشناسان نشان می‌دهد که استفاده از نرم‌افزار حسابداری به دلایل گوناگونی ممکن است به تعویق بیفتد از جمله:
- عدم آشنایی مدیر و مالک کسب و کار با حسابداری
- هزینه‌های بالای خرید نرم‌افزار و راه‌اندازی آن
- نبود بستر مناسب سخت افزار، سرور، شبکه و ...
- هزینه بالای استفاده از مشاور و حسابدار
- اهمیت ندادن به موضوع مدیریت مالی و حسابداری
بدیهی است هرچقدر امور مالی و حسابداری خود را به تاخیر بیاندازید در آینده مشکلات بیشتری گریبان شما را خواهد گرفت. این مسائل و مشکلات از جنبه‌های مختلفی قابل بررسی هستند. همانگونه که میدانید استفاده‌کنندگان اطلاعات حسابداری فقط مدیران کسب و کارها نیستند و ذینفعانی مانند دولت (مالیات و بیمه)، بانکها نیز به اطلاعات مالی کسب و کارها نیاز دارند.
به صورت خلاصه می‌توان مشکلات عدم استفاده از یک سامانه جامع حسابداری را در عناوین زیر بیان کرد:
- عدم وجود اطلاعات لازم برای ارائه به دولت (مالیات، بیمه و ...)
- جرائمی که ممکن است به علت عدم ارائه دقیق اطلاعات برایتان تحمیل گردد.
- عدم وجود اطلاعات دقیق برای ارائه به بانکها و موسسات و سرمایه گذاران برای جذب سرمایه‌گذاری و یا دریافت تسهیلات
- عدم وجود اطلاع ا ز روند سود و زیان شرکت در سالهای گذشته و تصمیم گیری برای آینده
نکته: هر میزان که راه‌اندازی نرم‌افزار حسابداری خود را به تاخیر بیاندازید، در آینده راه‌اندازی آن دشوارتر می‌شود.
راهکار چیست؟
فرض کنید که مدیران و مالکان کسب و کارها از همان ابتدای کار با کمترین هزینه و عدم نیاز به تامین سخت‌افزار و نرم‌افزار بتوانند به آسانی امور مالی خود را سر و سامان دهند. در اینصورت براحتی می‌توانند تمامی تکالیف قانونی خود را ادا کرده و نیازمندیهای مدیریتی و اطلاعاتی خود را برطرف سازند.
خوشبختانه این نوع از فناوری هم‌اکنون براحتی و با کمترین هزینه در دسترس است و با نام سامانه‌های ابری شناخته می‌شوند. روند رو به رشد فناوری ابری در جهان نشان دهنده آن است که آینده بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط و حتی سازمانها به این سمت است و این رویکرد دلایل بسیاری دارد:
صرفه جویی در زمان: زمان راه‌اندازی کمتر
- اشکال و خرابی کمتر: بروز رسانی ساده‌تر و سریعتر بدون اینکه نگران چیزی باشید و یا درگیر مسائل فنی شوید.
- دسترسی از همه جا: خدمات ابری منحصر به زمان و مکان خاصی نیستند و در هرجایی که اینترنت باشد در دسترس شماست.
- کاهش هزینه‌ها و نیروهای IT
...
در این زمینه و در سطح جهانی مثالهای متعدد و بسیار موفقی وجود دارد که در زیر صرفا چند نمونه آمده است.
- Sales Force
- Fresh Books
- Billy App
نرم‌افزارهای ابری
از زمان تولد نخستین کامپیوترها تا به امروز صنعت نرم‌افزار تکامل و رشد بسیار شتابانی داشته است. از نرم‌افزارهایی که روی حافظه‌های فقط خواندنی برنامه‌ریزی می‌شدند و تنها توسط سازنده سخت افزار و فقط یک بار و فقط روی همان سخت افزار قابل نصب بودند، تا بعدها نرم‌افزارهایی که نزدیک به زبان ماشین با زبانهایی مثل اسمبلی نوشته می‌شدند. بعد از آنها نوبت به زبانهای برنامه‌نویسی سطح بالاتر و مخصوص سیستم عاملها رسید که یک بار نوشته می‌شدند و به صورت بسته‌های نرم‌افزاری بر روی سیستم عاملهای مشخصی قابل نصب بودند، مانند: نرم‌افزار آفیس در ویندوز یا نرم‌افزار پخش موسیقی در مک، یا نرم‌افزار مدیریت پارتیشن در لینوکس.
یکی از نمونه‌های بسیار معروف نرم‌افزارهای ابری همان GMail است که توسط google ارائه شده است و شما هم حتما از آن استفاده کرده‌اید.
چرا ابرها رونق گرفته‌اند؟
استفاده از نرم‌افزارهایی که خاص یک سیستم عامل باشند مطمئنا خوشایند نیست، اکثر کاربران تمایل به داشتن نرم‌افزارهایی دارند که بدون محدودیت و روی کلیه دستگاه ها قابل اجرا باشند. این مساله باعث می‌شود تولید کننده نرم‌افزار نیز بازار هدف بزرگتری داشته باشد و نرم‌افزاری تولید کند که توسط افراد بیشتری بدون توجه به سیستم عامل و دستگاهی که روی آن کار می‌کنند قابل استفاده باشد.
در حال حاضر نمی‌توان همه نرم‌افزارها را مستقل از سیستم عامل دید، بعضی از نرم‌افزارها مختص سیستم عامل خاصی نوشته شده‌اند، مانند نرم‌افزار پارتیشن بندی لینوکس. استفاده از این نرم‌افزار در محیط ویندوز با توجه به تفاوتهای ساختار فایل و نوع ذخیره سازی اطلاعات در لینوکس و ویندوز کاملا بی معنی است و مشخص است که هیچ توجیهی ندارد.
اما فارغ از تعداد کمی از نرم‌افزارها که در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند بسیاری از نرم‌افزارها وجود دارند که هدف اصلی آنها ورای سیستم عامل بوده و قرار است به طور عمومی خدمتی را ارائه کنند، مانند نرم‌افزارهای اشتراک آهنگ، نرم‌افزارهای ویرایشگر متن، برنامه‌های اداری و مالی، نرم‌افزارهای حسابداری و غیره.
نرم‌افزار حسابداری
نرم‌افزار حسابداری نمونه دیگری از نرم‌افزارهای بسیار پرکاربرد است که تعداد زیادی از کسب و کارها به آن نیاز دارند. نرم‌افزارهای حسابداری رایج در بازار نرم‌افزارهایی هستند که روی سیستم عامل (در بیشتر موارد ویندوز) نصب می‌شوند
و برای جلوگیری از کپی غیر قانونی آن یک قفل سخت افزاری نیز به همراه نرم‌افزار ارائه می‌شود که بایستی به کامپیوتر متصل شود. اما تنها نیاز به نصب و استفاده از قفل سخت افزاری نیست که کار با این نرم‌افزارها را دشوار می‌کند، مشکلات دیگری نیز وجود دارند که کاربر تمایلی به درگیری با آنها ندارد. در زیر به برخی از این مشکلات اشاره می‌کنیم:
1. کاربر بایستی نرم‌افزار را بر روی دستگاه مد نظر خود نصب کند، برخی مواقع کار نصب بسیار دشوار می‌شود، و نیاز به یک کارشناس کامپیوتر خواهیم داشت.
2. برای بروزرسانی نرم‌افزار بایستی نرم‌افزار مجددا نصب شود و یا گاهی بروزرسانی نرم‌افزار باعث می‌شود سیستم به طور کلی از کاربر بیفتد و یا اطلاعات از دست برود.
3. کاربر نمی تواند خارج از محیط کاری به نرم‌افزار دسترسی داشته باشد.
4. حفظ بک آپ از اطلاعات و مدیریت بک آپهای موجود نیاز به توجه و مراقبت ویژه دارد و در صورت کوتاهی باعث حذف اطلاعات بسیار زیادی می‌شود.
5. سیستمهای حسابداری فعلی برای نصب نیازمند فضای ذخیره سازی جهت نگهداری فایلهای نصب شده، اطلاعات ذخیره شده و فایلهای پشتیبان هستند و علاوه بر آن ram و cpu و سایر منابع سیستم را نیز به طور قابل ملاحظه‌ای اشغال می‌کنند.
نرم‌افزار حسابداری تحت وب و تفاوت آن با حسابداری آنلاین
نرم‌افزار حسابداری تحت وب نرم‌افزاری است که به ارائه قابلیتهای نرم‌افزار حسابداری در بستر وب می‌پردازد، بدون اینکه نیاز باشد نرم‌افزار نصب شود، پیکربندی خاصی روی آن انجام شود، و یا اینکه کاربر نگرانی بابت حفاظت از اطلاعات خود داشته باشد.
نرم‌افزار حسابداری تحت وب کلیه امکانات نرم‌افزارهای نصبی تحت سیستم عامل را ارائه می‌کند. همچنین مشکلات و دشواریهای استفاده از آن نرم‌افزارها را بر طرف می‌نماید. این نرم‌افزارها در سرور مشتری نصب و نگهداری می‌شوند و با مشکلاتی از قبیل نگهداری، پشتیبانی و نصب نگارشهای تازه نرم‌افزار مواجهند.
نرم‌افزار تحت وب با نرم‌افزار ابری یکی نیست
نسل بعدی نرم‌افزارهای تحت وب، نرم‌افزارهای آنلاین یا ابری است. این گونه نرم‌افزارها که به آنها (SaaS (Software as a Service نیز گفته می‌شود، سامانه‌هایی هستند که به صورت آنلاین و بر بستر اینترنت قابل استفاده هستند.
در این روش، مشتری (خدمت گیرنده) در سایت ارائه دهنده خدمات ثبت نام کرده و بر اساس اطلاعاتی که وارد می‌کند بستر اختصاصی وی بر روی سرورهایی که در دیتاسنترهای بزرگ و مطمئن قرار دارد ایجاد می‌شود. نگهداری از این سرورها بر عهده دیتاسنترهاست و وظیفه آن را شرکت ارائه دهنده خدمات پذیرفته است.
هزینه این نرم‌افزارها معمولا براساس مدت استفاده و کاربر مشخص شده و مشتری فقط برای چیزی که استفاده می‌کند پول پرداخت می‌کند. با توجه به قرارگیری این نرم‌افزارها در بستر ابر هزینه نگهداری و نیروی انسانی فنی سازمان به طور قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌یابد.
مشکلاتی مانند بروز رسانی، پشتیبانی و نگهداری در نرم‌افزارهای ابری در حد 0 کاهش یافته و استفاده از نرم‌افزار از هر مکان و در هر زمانی ممکن می‌شود.
حسابداری آنلاین لاندا
لاندا یک نرم‌افزار حسابداری آنلاین (مدیریت کسب و کار ابری) ایرانی است که بر اساس آخرین فناوریهای تولید و توسعه نرم‌افزار تولید شده است و هم اکنون با ماژولها و بخشهای زیر در دسترس مدیران و مالکان محترم کسب و کارها قرار گرفته است.
حسابداری
- خرید و فروش: امکان ثبت پیش‌فاکتور، فاکتور، تبدیل فاکتور به پیش‌فاکتور و ارسال فاکتور به ایمیل مخاطب به صورت آنلاین
- دریافت و پرداخت: ثبت انواع دریافت و پرداختها
- حقوق و دستمزد: امکان دریافت فایلهای بیمه و مالیات
- گزارشهای مدیریتی: شامل گزارشهایی مانند گزارشهای فصلی، مرور فروش، داشبورد مدیریتی، مرور اسناد حسابداری
برای مشاهده اطلاعات بیشتر درباره حسابداری آنلاین لاندا به وب سایت landa-sme.ir مراجعه فرمایید. همچنین می‌توانید راهنمای استفاده از این سامانه ابری را در بخش دانشنامه لاندا مشاهده نمایید.
ویژگیهای کسب و کار ابری لاندا
لاندا برای مدیران و مالکان کسب و کارهاست. برای کار کردن، دانش حسابداری زیادی لازم ندارید. بیشتر فرمها مانند فاکتور، دریافت، هزینه، پرداخت، حقوق و دستمزد به گونه‌ای طراحی شده‌اند که برای عموم افراد قابل فهم است، و اسناد حسابداری آنها به صورت اتوماتیک ایجاد می‌شود.
- داشبورد کاربردی، در یک نگاه مانده حسابهای کسب و کار را چک کنید و هزینه را با درآمد خود مقایسه کنید.
- حقوق و دستمزد رسمی خود را در این سامانه ثبت کنید، و فایلهای مورد قبول بیمه و مالیات را دریافت کنید. دیگر لازم نیست از نرم‌افزارهای دیگر مانند نرم‌افزار سازمان بیمه تامین اجتماعی و یا مالیات استفاده کنید. (نحوه ثبت حقوق و دستمزد را ببینید)
- گزارشهای خرید و فروش فصلی خود را از لاندا بخواهید.
- مرور فروش: فروش خود را براساس گروه کالا و خدمات، کالا و خدمت، مشتری به راحتی ردگیری کنید.
- همه تراکنشهای انجام شده با یک مخاطب (مشتری، تامین کننده) مانند پیش‌فاکتور، فاکتور، سند و ... را ببینید.
- در صورت لزوم فاکتورها و پیش‌فاکتورها را از طریق همین سامانه به مشتری خود ایمیل کنید.
- شرکای خود و یا حسابدار، و کارشناسان فروش خود را با دسترسیهای محدود و مورد نظر خود به کسب و کارتان دعوت کنید.
- لاندا زیباست، کار کردن با لاندا سریع و جذاب است. کاربر از کار کردن با لاندا لذت خواهد برد.
می‌توانید از این نرم‌افزار به مدت 1 ماه رایگان استفاده کنید و آنرا به دیگران هم پیشنهاد دهید. هم اکنون ثبت نام کنید.
منبع : ویرلن
