چطور رزومه را ایمیل کنیم؟

یکی از مهم‌ترین کارها در زمان کاریابی نوشتن رزومه به شکل حرفه‌ای است، اما نباید نوشتن محتوای ایمیل و نحوه ارسال رزومه توسط ایمیل را فراموش کرد. در واقع نحوه ارائه رزومه توسط شماست که حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد.

حتی اگر یک رزومه درخشان و یک نامه پوششی بسیار جذاب داشته باشید، اگر هنگام ارسال رزومه خود از طریق ایمیل مراحل را به درستی پیش نروید، ممکن است درخواست شما در میان ده‌ها و صدها رزومه ارسال‌شده گم شود. اگر قرار است رزومه خود را از طریق ایمیل ارسال کنید، باید ابتدا از نحوه ایمیل کردن رزومه باخبر باشید و بعد، از موارد زیر مطمئن شوید:

• اولین تاثیرها را فراموش نکنید
• از فرمت مناسب برای ارسال رزومه استفاده کنید
• تمام اسناد را در ایمیل پیوست کنید

در ادامه این مقاله، نکاتی را بیان می‌کنیم که باید در زمان ارسال رزومه از طریق ایمیل رعایت کنید.

1. دستورالعمل‌ها را به دقت دنبال کنید

برای جلوگیری از به‌هم‌ریختگی ظاهر ایمیل و تاثیر منفی روی مدیر استخدام، حتما باید شرح شغلی را برای دستیابی به دستورالعمل‌های درخواست شده، بررسی کنید.

بسته به درخواست شرکت و کارفرما، آنها ممکن است برای دریافت رزومه فرمت PDF را به DOCX ترجیح دهند، یا فرمت خاصی برای نام‌گذاری رزومه درخواست کرده باشند، یا از شما بخواهند که علاوه بر رزومه و نامه پوششی، اسناد و مدارک دیگری نیز ارسال کنید.

برخی از کارفرمایان الزامات بسیار سخت‌گیرانه‌ای دارند و در صورتی که الزامات آنها در ایمیل ارسال‌شده رعایت نشده باشد، آن را جدی نمی‌گیرند و به‌راحتی از آن گذر می‌کنند.

2. مدیر استخدام را با نام خطاب کنید

خطاب به مدیر استخدام با نام نشان می‌دهد که شما در مورد شرکت و مدیران آن تحقیق انجام داده‌اید و ابتکار عمل را در دست می‌گیرید. اما با این حال، از احوالپرسی‌های غیررسمی مانند «سلام آقای رضایی» یا «سلام خانم محمدی» خودداری کنید، چرا که این رفتار کاملا غیرحرفه‌ای است؛ به خصوص اگر تا به حال با مدیر استخدام ملاقات نداشته‌اید.

سلام و شروع مکالمه را رسمی شروع کنید، مانند «جناب آقای رضایی». اگر نام مدیر استخدام را نمی‌دانید و نمی‌توانید آن را در لینکدین یا وب‌سایت شرکت پیدا کنید، یکی از این گزینه‌ها را انتخاب کنید:

• خانم / آقای عزیز
• مدیر محترم امور استخدامی
• مدیر محترم منابع انسانی

نکته: از احوالپرسی‌های غیررسمی در ایمیل درخواست شغلی خودداری کنید، زیرا کاری قدیمی و در عین حال غیرحرفه‌ای است.

3. موضوع ایمیل را واضح و حرفه‌ای بیان کنید

موضوع ایمیل باید مختصر و دقیق باشد. سه عنصر برای نوشتن موضوع ایمیل به شکل حرفه‌ای و رسمی وجود دارد که عبارت‌اند از:

• اسم شما
• عنوان شغلی مورد نظر
• اصطلاح “درخواست کار”

در اینجا نمونه‌ای از یک موضوع خوب برای ایمیل کردن رزومه آمده است:

در صورتی که هر شخصی ایمیل بالا را دریافت کند، متوجه خواهد شد که ایمیل حاوی درخواست شغلی زهرا رحیمی است که برای موقعیت شغلی کارشناس فناوری اطلاعات درخواست داده است.

4. رزومه خود را پیوست کنید

در مرحله بعد، رزومه خود را به ایمیل پیوست کنید. دو فرمت استاندارد فایل رزومه برای انتخاب وجود دارد: PDF و DOCX. برای انتخاب این فرمت‌ها، ابتدا باید آگهی استخدامی را بررسی کنید تا ببینید در آن به فرمت رزومه اشاره شده یا خیر. اگر چیزی پیدا نکردید، می‌توانید هر کدام از این فرمت‌ها را انتخاب کنید اما حتما قبل از انتخاب مزایا و معایب هر کدام از این فرمت‌ها را بررسی کنید.

به عنوان مثال، نرم افزارهای ردیابی متقاضی (ATS) که رزومه شما را برای کلمات کلیدی موجود در شرح شغلی اسکن می‌کنند، ممکن است نتوانند رزومه‌های PDF را اسکن کنند. سیستم‌های ردیابی قدیمی‌تر نمی‌توانند فایل‌های تصویری را بخوانند، بنابراین رزومه شما ممکن است قبل از اینکه به دست مدیر استخدام برسد و شانس خواندن آن را داشته باشد، رد شود.

در جدول زیر به چند مورد دیگر از مزایا و معایب این فرمت‌ها را بیان می‌کنیم:

هر فرمتی که انتخاب می‌کنید، باید نام درستی روی فایل خود بگذارید. به عنوان مثال:

Zara-Tindall-Event-Planner-Resume.pdf

در صورت استفاده از سیستم و نرم افزار های رزومه ساز، این امکان برای شما فراهم است که ابتدا رزومه را به‌شکل کاملا استاندارد آماده کنید و همچنین در هر دو فرمت، رزومه خود را دریافت و آن را برای کارفرما ارسال کنید.

5. نامه پوششی خود را پیوست کنید

دو راه برای اضافه کردن نامه پوششی در ایمیل درخواست شغلی وجود دارد:

1. از متن ایمیل به عنوان محلی برای ارائه نامه پوششی خود استفاده کنید و فقط رزومه خود را پیوست کنید.
2. نامه پوششی خود را به ایمیل پیوست کنید. در این حالت، ایمیل باید شامل یک معرفی کوتاه باشد و بیان کند که برای کار درخواست می‌دهید و نامه پوششی و رزومه خود را پیوست کرده‌اید.

اگر انتخاب شما از این دو مورد، این است که نامه پوششی خود را به ایمیل پیوست کنید، آن را به صورت PDF یا DOCX ضمیمه کنید. سپس نام درستی برای فایل آن انتخاب کنید. نام، مدرک و عنوان شغلی خود را ذکر کنید. به عنوان مثال:

Kylie-Ellis-Makeup-Artist-Cover-Letter.docx

6. یک ایمیل آزمایشی برای خود ارسال کنید

قبل از ارسال ایمیل درخواست شغلی خود به مدیر استخدام، آن را تصحیح کنید و سپس ایمیل را برای خود یا یکی از دوستان خود ارسال کنید. این کار باعث می‌شود تا از موارد زیر مطمئن شوید:

• هیچ غلط املایی یا گرامری در آن وجود ندارد
• ضمیمه کردن فایلی را فراموش نکرده‌اید
• فایل‌های پیوست‌شده به‌درستی دانلود و باز می‌شوند

این کار به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که ایمیل شما بی‌نقص و عاری از خطا است، به‌طوری که وقتی در صندوق ورودی کارفرما قرار گرفت، بلافاصله و بی‌درنگ آن را به عنوان ایمیلی حرفه‌ای باز کند.

در زمان ارسال ایمیل، چه مواردی را باید در متن عنوان کنیم؟

محتوایی که در ایمیل خود قرار می‌دهید، باید نسخه‌ی کوتاه‌تر و البته فشرده‌تری از نامه پوششی شما باشد. محتوای ایمیل را کاملا از نامه پوششی خود کپی نکنید. به جای این کار، به نکات برجسته شغلی خود در یک یا دو جمله اشاره کنید و به یاد داشته باشید که هنگام نوشتن متن ایمیل از این قالب پیروی کنید:

• سلام و احوال‌پرسی
• قصد شما برای درخواست
• خلاصه‌ای از تجربیات شغلی و اینکه چه چیزی شما را به فرد مناسب برای این موقعیت شغلی تبدیل می‌کند
• دکمه کال تو اکشن یا فراخوان برای اقدام
• امضا

اگر هنوز مطمئن نیستید که ایمیل را چگونه برای درخواست شغلی ارسال کنید، در زیر یک نمونه ایمیل ارسال رزومه وجود دارد که می‌توانید از آن برای الهام گرفتن استفاده کنید. با اینکه این ایمیل به زبان انگلیسی است، اما فرمت استفاده‌شده در این ایمیل برای زبان فارسی نیز استفاده می‌شود و کاملا حرفه‌ای است:

این ایمیل، مرتبط‌ترین دستاوردهای کارجو را نشان می‌دهد، در حالی که به طور خلاصه علاقه فرد متقاضی به این موقعیت شغلی را نیز بیان می‌کند.