نکات مهمی که برای مدیریت زمان باید بدانید تا در شغلتان موفق شوید!

همه در طول شبانه روز 24 ساعت زمان دارند، اما عده‌ای در همین بازه زمانی کارهای بیشتری انجام می دهند. در واقع آن‌ها مهارت "مدیریت زمان" را فرا گرفته‌اند. در ادامه با یوکن همراه باشید تا 21 نکته درباره مدیریت زمان بیان کنیم.

افرادی که به مهارت "مدیریت زمان" دست یافته‌اند، زمان را به صورت متفاوت از دیگران مدیریت می کنند. این مهارت، سخت‌ترین مهارتی است که باید در شروع فعالیت شغلی‌تان بیاموزید. شاید مدیریت زمان خیلی پیچیده نباشد، اما عمل به آن به طور شگفت آوری سخت است. در ادامه مقاله 21 نکته درباره مدیریت زمان را بیان می کنیم که باید در دوران جوانی خود به کار گیرید.

"اِتیِن گارباگلی" (Etienne Garbugli)، نویسنده و طراح کانادایی، در دوران زندگی خود دریافته چطور زمان و شغلش را به طور کارآمدتری مدیریت کند. او هر آنچه برای خودش و دیگر کارآفرینان مفید بود را تحلیل و بررسی کرد و در سال 2013 میلادی سخنرانی او با موضوع "26 نکته‌ی مدیریت زمان که کاش در بیست سالگی می دانستم" از سوی سایت SlideShare به عنوان "بهترین و محبوب‌ترین سخنرانی" سال شناخته شد. گارباگلی در اوایل سال 2015، سخنرانی پرطرفدار سال 2013 را با سخنرانی دیگری با عنوان "25 نکته‌ی مدیریت زمان برای شروع طوفانی سال نو" ادامه داد.

اکنون 21 نکته مهم را از این دو سخنرانی گرد آورده‌ایم. سعی کنید تمام نکات را در جوانی در خود نهادینه کنید، البته این عادت‌ها می‌تواند برای یک مدیر 50 ساله هم مناسب باشد.

همیشه برای انجام کارها وقت دارید

شما هیچ گاه وقت کم نمی‌آورید. پس اگر کاری را در موعد مقرر انجام ندادید، به خاطر این است که آن کار چندان ضروری یا لذت بخش نبوده است.

زمان سریع‌تر از آنچه انتظار دارید می گذرد

بهتر است بین کارهایتان زمان "حائل" در نظر بگیرید. خیلی به دنبال برنامه ریزی دقیق نباشید. گارباگلی در این باره می گوید: "هر چقدر وظیفه یا هدفی را دقیق‌تر تعیین کنید، انجام ندادن آن محتمل‌تر می شود."

وقتی سرحال هستید، کارهای بیشتری انجام دهید

بعضی روزها بهره وری بیشتری دارید و به قول معروف روی دور هستید، در این زمان‌ها باید تمرکزتان را تا 12 ساعت حفظ کنید و نهایت استفاده را ببرید.

به دنبال کارهایی باشید که برای زندگی شخصی و حرفه‌ای‌تان سودمند است

"کریس گیل بو"، نویسنده و کارآفرین آمریکایی می گوید: "برای دست یابی به بهره وری بیشتر، اهداف شخصی و حرفه‌تان را در یک راستا قرار دهید." مثلاً اگر تمایلی به سفر به ژاپن و کار کردن در آنجا ندارید، به جای این که در کلاس‌های آموزش زبان ژاپنی شرکت کنید، چند ماهی را صرف گذراندن یک دوره‌ی آموزشی نمایید که سبب بهبود تجربیات شغلی‌تان می شود.

"فشار آوردن به خود" متفاوت از "فرسودگی شغلی" است

سخت کوشی مستلزم کم خوابی و تلاش بدون وقفه است. حتی اگر خیلی با انگیزه باشید، باز هم باید برای استراحت خود وقت بگذارید. در غیر این صورت خستگی باعث می شود بهره‌وری‌تان کاهش یابد.

چند کار را هم‌زمان انجام ندهید

انجام دادن کارها به صورت هم‌زمان، تمرکز را از بین می برد. تحقیقات نشان می دهد مغز انسان وقتی تمرکز خود را از موضوعی روی موضوع دیگر می برد، انرژی بیشتری مصرف می کند. پس اگر در طول روز، چند کار را هم‌زمان انجام می دهید، مغزتان به شدت خسته می شود و کارایی خود را از دست می دهید.

به خودتان استراحت دهید تا حواستان پرت نشود

روش "پومودورو" می گوید کارهایتان را به بازه‌های زمانی 25 دقیقه‌ای تقسیم کنید و بین هر دو بازه‌ی زمانی، استراحتی 3 تا 5 دقیقه‌ای به خودتان دهید. می توانید از نرم افزارهایی چون "SelfControl" استفاده کنید تا سر زدن به سایت‌هایی چون فیس بوک یا توئیتر وقتتان را نگیرد.

ابتدا یک کار کوچک انجام دهید

انجام یک کار کوچک بهترین راه شروع به کار است. شاید آماده کردن یک سخنرانی در ساعت 8 صبح استرس و فشار زیادی به شما وارد کند. پس بهتر است با انجام کارهای کوچک مانند پاسخ دادن به ایمیل‌های کاری مهم، ذهنتان را در مسیر درستی قرار دهید و بعد به سخنرانی بپردازید.

برای انجام کارهایتان کمال گرا نباشید

"جورج پَتِن" ژنرال آمریکایی گفت: "نقشه‌ی خوبی که همین الان اجرا شود، بسیار بهتر از نقشه‌ای عالی است که هفته‌ی آینده اجرا خواهد شد."

ساعت کاری طولانی به معنای بهره‌وری بیشتر نیست

شاید تصور کنید نشستن طولانی مدت پشت میز سبب می شود کارهایتان خود به خود تمام شوند. هر چقدر توان دارید انجام دهید تا به جای این که مجبور شوید تا دیروقت کار کنید، کارهایی که در دست دارید را در موعد مقرر به انجام رسانید.

کارهایی که به تمرکز بیشتری نیاز دارند از دیگر کارها جدا کنید

اگر مدام کارهایتان را متوقف می کنید تا به کارهایی که به تمرکز نیاز دارند فکر کنید، سرعت کار کردنتان را پایین می آورید.

کارهای بی‌اهمیت را انجام ندهید

اگر زمان زیادی را برای پاسخ دادن به ایمیل‌هایتان صرف کنید، از انجام کارهای مهم غافل خواهید ماند. بهتر است زمان مشخصی از روز را به انجام کارهای بی اهمیت اختصاص دهید.

اگر وقت گیر نیست، پیام‌ها و ایمیل‌ها را به محض این که به دستتان می رسد، پاسخ دهید

"دیوید آلِن"، نویسنده و مشاور آمریکایی، قانونی "دو دقیقه‌ای" معرفی می کند که با نام "کَلکِ کارها را بکن!" معروف است. این قانون بیشتر در مورد ارتباطات نوشتاری به کار می رود. پس اگر می توانید ایمیل یا پیامی را همین حالا پاسخ دهید، سریعاً پاسخ آن را بدهید و بعد کنارش بگذارید.

کارهای بزرگ را به چند کار کوچک تقسیم کنید تا آسان‌تر انجام شوند

"نیکُلاس لو سِیبان"، مربی فوتبال آمریکایی، از استراتژی مشابهی بهره می برد و آن را "the Process" می نامد. او به بازیکنان پیشنهاد می دهد تمرکز خود را روی قهرمانی در مسابقه نگذارند، بلکه به آن‌ها می‌گوید تنها روی وظیفه‌ای که همین حالا دارند تمرکز کنند.

اگر بیشتر از 20 دقیقه زمان نیاز است تا کاری را شروع کنید، به دنبال کار دیگری بروید

اگر نمی توانید کاری را شروع کنید، به دنبال کار دیگری بروید تا بهره‌وری خود را بالا ببرید.

هیچ دو کاری به یک اندازه اهمیت ندارد

برای برنامه ریزی روزتان بهتر است لیستی از کارهایی که باید انجام دهید داشته باشید، البته نکته‌ی مهم اولویت بندی کارهاست. کارهای با اولویت بالا را زودتر انجام دهید و کارهای بی‌اهمیت را برای وقتی بگذارید که ذهنتان توانایی خود را از دست داده است.

کار ضروری هر روز را مشخص کنید

برای اولویت بندی کارهایتان، باید ببینید کدام کار اهمیت بیشتری دارد تا وقت و انرژی خود را صرف آن کار کنید.

انجام برخی کارها را به دیگران محول کنید

برای این که بازدهی بیشتری داشته باشید، نباید فکر کنید تمام کارها را باید خودتان انجام دهید. پس برخی کارها را به افراد دیگر محول کنید. جان کالوین مَکسوِل، نویسنده‌ی آمریکایی کتاب "افراد موفق چطور فکر می کنند، فکرتان را تغییر دهید تا زندگی‌تان متحول شود"، می گوید: "اگر کسی می تواند کاری را تا 80 درصد همانند شما انجام دهید، آن کار را به او واگذار کنید."

روی گذشته تمرکز نکنید

نباید به فکر موفقیتها و شکستهای گذشته باشید، بلکه روی مسیر پیش رویتان تمرکز کنید.

نوت بردارید

هر ایده‌ی خوبی که در طول روز به ذهنتان می رسد تا پایان شب یادتان نخواهد ماند. توصیه می‌کنیم ایده‌های خود را داخل دفترچه یادداشت یا تخته‌ای بنویسید یا از برنامه‌هایی مانند "Evernote" استفاده کنید.

همیشه هدف را در ذهن داشته باشید

گارباگلی می‌گوید: "به انتهای مسیر فکر کنید. روی اهدافتان تمرکز کنید، نه روی وظایفتان. بهتر است همیشه هدفتان را مد نظر بگیرید."

منبع: levo