تا ساعت ها بعد از برخورد کشتی تایتانیک با کوه یخ فقط کاپیتان و تعداد انگشت شماری از ملوانان ارشد می‌دانستند که کشتی غرق خواهد شد. مطابق تحلیل کارشناسان، بی‌خبر نگاه‌داشتن کارکنان و مسافران به فاجعه‌ای منجر شد که در صورت اطلاع آن‌ها از وضعیت موجود می‌توانست سبب کاهش میزان خسارات‌ شود. بی‌خبر نگاه‌‌ داشتن، نشانه‌ی اصلی مدیریت قارچی است که مبنای آن بی‌اطلاعی و یا کم‌اطلاعی کارکنان در مورد عملکرد، راهبردها و وضعیت سازمان است.

مدیریت قارچی

مدیریت قارچی روشی رایج در مدیریت است که بر مبنای آن کارکنان از اهداف، راهبردها و ایده‌های کلی شرکت مطلع نیستند و ارتباط میان کارهای محوله با اهداف شرکت نیز برای آن‌ها مشخص نیست. در‌ واقع، درست شبیه به پرورش قارچ؛‌ کارکنان به مانند قارچ در تاریکی، در اینجا یعنی عدم دسترسی و آگاهی از اهداف کاری و اصلی شرکت، قرار می‌گیرند و نیز به شیوه‌‌ای که از کود برای پرورش و رشد قارچ استفاده می‌شود، آن‌ها فقط به اطلاعات و منابعی دسترسی دارند که برای به انجام رساندن کار و وظیفه به عهده‌ی ایشان سپرده شده است.

1. بر مبنای یکی از تحقیقات مرتبط با مدیریت سازمانی:
   بیش از 80 درصد کارکنان خواهان این هستند که مدیران اطلاعات بیشتری در مورد سازمان در اختیار آن‌ها قرار دهند.
2. بیش از 25 درصد پرسش شوندگان در اطرافیان خود کسانی را می‌شناسند که کار خود را به‌دلیل نبود شفافیت لازم در مورد رویکرد و راهبرد سازمان ترک کرده‌اند.
3. بیش از 50 درصد کارکنان باور دارند که دسترسی به اطلاعات و داده‌های مرتبط با سازمان، تاثیر زیادی در افزایش عملکرد و بهره‌وری آن‌ها داشته است.

نشانه‌های مدیریت قارچی

شاید در نگاه اول هیچ مدیری نپذیرد که با مشکل مدیریت قارچی روبرو است، بنابراین شناخت نشانه‌های آن به درک مساله و بالتبع حل آن کمک می‌کند.

عدم تمرکز کارکنان در راستای اهداف و راهبرد‌های سازمان

وقنی کارکنان از اهداف و شاخص‌های اصلی عملکرد (KPIs) موردنظر سازمان آگاهی پیدا نمی‌کنند، در‌نتیجه نمی‌توانند با آن هم‌راستا شوند. تبیین اهداف شرکت، این امکان را به کارکنان می‌دهد که کا‌رها را در راستای اهداف و مسیر شرکت با تمرکز، نوآوری و بهره‌وری بیشتری به انجام برسانند. همچنین دسترسی دایمی به داده‌های مرتبط با شاخص‌های اصلی عملکرد، کارکنان را قادر می‌سازد تا اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهند و از فرصت‌های موجود بهتر بهره‌برداری کنند.

کارکنان خودشان بدنبال اطلاعات در مورد عملکرد سازمان هستند

بررسی ها نشان می دهد وقتی مدیریت شفاف نیست بیش از 50 درصد کارکنان درصدد یافتن داده‌های مرتبط با عملکرد سازمان هستند. یکی از راه‌های شناسایی مدیریت قارچی بررسی رفتار کارکنان در مواجهه با مدیران است. وقتی به درخواست‌های متعدد کارکنان برای دسترسی به اطلاعات در مورد وضعیت شرکت بی‌توجهی صورت‌گیرد، آن‌ها در مواجهه با مدیریت درصدد یافتن هر نوع اطلاعات یا حتی سرنخ‌هایی مرتبط با عملکرد سازمان هستند. روش موثرتر آن است که در مواقع لزوم، مدیران بصورت خود جوش، شرایط را برای کارکنان توضیح و اطلاعات لازم را در اختیار آن‌ها قرار دهند.

کارکنان شما در تصمیم‌گیری خود استقلال ندارند و دایما از شما کسب تکلیف میکنند

در نبود آگاهی از رویکرد‌ها و راهبردها، کارکنان ابزار لازم برای گرفتن تصمیمات جامع را ندارند. به‌همین‌ دلیل دایما از مدیران کسب تکلیف می‌کنند چون آن‌ها را مطلع می‌دانند. حتی در سازمان‌هایی که تصمیم‌گیری در لایه‌های بالای مدیریت انجام می‌‌شود، انتقال بهینه‌ی داده‌ها و اطلاعات به کارکنان یعنی دست یافتن به راه‌حل‌هایی که در مرحله‌ی تصمیم‌سازی در اختیار شما قرار می‌گیرد؛ بی‌شک، این موثرتر از گزینه‌هایی است که در بی‌خبری و بدون در اختیار داشتن اطلاعات لازم در مورد یک موضوع از سوی کارکنان پیشنهاد داده می‌شود.

منشا مدیریت قارچی

مدیریت قارچی از دو مشکل اصلی نشات می‌گیرد: فقدان اطلاعات و عدم دسترسی همگانی به آن‌ها. یک موقعیت نسبتا رایج این است که اساسا داده‌های منسجم در مورد عملکرد سازمان وجود ندارند تا بتوان آن‌ها را در اختیار کارکنان گذاشت. سازمان، اِشراف درستی بر عملکرد خود ندارد چون داده‌ها بین بخش‌ها و ابزارهای مختلف پراکنده هستند و روشی برای انسجام و تبدیل آن‌ها به اطلاعات مفید وجود ندارد.

در وهله‌ی بعدی ممکن است داده‌ها موجود باشند ولی به دلایل مختلف در اختیار کارکنان قرار نگیرند. یکی از دلایل این موضوع ترس از به اشتراک گذاشتن اطلاعات با کارکنان به‌دلیل نگرانی از نتایج پیش‌بینی نشده‌ی آن است. در موارد دیگر سازمان‌ها ارزش و اولویت کمی برای این موضوع قایل هستند، بنابراین ‌هزینه و زمان لازم را برای آماده‌سازی داده‌ها و اطلاعات اختصاص نمی‌دهند و این منجر به نبود روشی موثر برای به اشتراک گذاری اطلاعات با کارکنان می‌شود.

راه‌های کنترل مدیریت قارچی

سه روش موثر در کاهش مدیریت قارچی، اندازه‌گیری، به اشتراک گذاری و قابل‌‌فهم کردن داده‌ها و آمارها هستند.

اندازه‌گیری؛ هر کار قابل سنجشی، انجام‌شدنی است

قدم اول، تبیین شاخص‌های سنجش است. شاخص‌های اصلی عملکرد سازمان باید بر مبنای اهداف و راهبرد‌های کلی سازمان تبیین شود. همچنین شاخص‌های معین شده باید بر مبنای وضعیت کنونی، مسیر دستیابی به اهداف برای موفقیت سازمان را هموار ‌کنند. علاوه بر مشخص کردن شاخص های اصلی در سطح کلان، هر بخش و واحد نیز باید شاخص های اصلی عملکرد خود را منطبق با شاخص‌های کلان تعریف و اندازه‌گیری کند. این سبب می‌شود که هر بخش از سازمان بتواند عملکرد خود را بر مبنای شاخص های کلان بسنجد. همچنین این امکان میسر می‌شود تا اطلاعات جمع آوری شده از همه‌ی بخش‌ها به صورت منسجم، عملکرد کلی سازمان در راستای اهداف و راهبرد‌ها را قابل اندازه گیری کند.

مرحله بعد، تصمیم بر نحوه‌ی اندازه‌گیری و سنجش شاخص‌های اصلی‌ عملکرد است. امروزه حجم داده‌ها و اطلاعات بیش از هر زمان‌ دیگری است که تا کنون تجربه کرده‌ایم. بنابراین اهمیت دارد که ابزار لازم برای اندازه‌گیری و انسجام داده‌ها برای استخراج نتایج همواره در دسترس باشد. به همین‌خاطر، سرمایه گذاری روی یکپارچه‌سازی داده‌ها غیر‌قابل اجتناب است اما بازگشت این سرمایه قطعی است زیرا بر مبنای تحقیقات، بیش از نیمی از کارکنان در‌اختیار داشتن اطلاعات را عامل بسیار مهمی در بهره‌وری و اشتیاق خود می‌دانند.

اشتراک گذاری؛ در اختیار قراردادن اطلاعات برای همه و بدون محدودیت

پس از تولید اطلاعات، یکپارچه‌سازی و به اشتراک گذاری داده‌ها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. نکته‌ی مهم این است که داده‌ها باید حتی‌الامکان همواره در اختیار همه‌ی کارکنان قرار بگیرد. تولید گزارش‌های ماهانه یا هفتگی و ارسال آن‌ها در ایمیل روش چندان موثری نیست زیرا بسیاری از آمارها ممکن است در همان دوره‌ی زمانی گزارش‌ها دستخوش تغییر شود و این باعث می شود که کارکنان نتوانند نوسانات را درست مورد ارزیابی قرار دهند. بنابراین باید داده‌ها را تا جای ممکن همواره به اشتراک گذاشت.

اطلاعات مربوط به عملکرد سازمان باید در اختیار همه باشد، نه فقط مدیر عامل. هر یک از کارکنان باید امکان دسترسی به داده‌ها را داشته باشند تا بتوانند به شیوه‌ی موثر عمل کنند. این به کارکنان اجازه می‌دهد تا به اصطلاح «در تاریکی شمشیر نزنند» و اقداماتشان را به‌طور مداوم اندازه‌گیری کنند و برای رفع نواقص به‌طریق بهتری اقدام کنند.

بهترین راه‌کار، طراحی یک صفحه‌ی اعلان مجازی (Dashboard) است که شامل همه شاخص‌های اصلی عملکرد باشد. نصب یک صفحه‌ی نمایش دیواری و نمایش این اعلان به صورت دایمی این انگیزش را ایجاد می‌کند که تیم همواره داده‌ها را رصد کند و نسبت به آن واکنش لازم را نشان دهد.

قابل فهم کردن؛ داده‌ها را قابل فهم کنید

قابل فهم کردن داده‌ها پیچیده‌تر از آن است که به‌نظر می‌رسد. بسیاری از شرکت‌ها هنوز هم به نرم‌افزار اکسل کمپانی مایکروسافت اتکا می‌کنند که روشی وقت‌گیر و به شدت غیرموثر است. خواندن داده‌های خام در صفحه‌های اکسل توانایی استنتاج را کاهش می‌دهد و حتی به سوء برداشت و تفسیر غلط نیز می‌انجامد.

مساله‌ی دیگر بصری‌کردن اطلاعات است. مغز انسان توانایی استنباط سریع و دقیق از بسیاری از روش‌های رایج نمایش اطلاعات را ندارد؛ به همین دلیل، قابل فهم کردن داده‌ها از طریق نمایش بهینه‌ از اهمیت فوق‌العاده ای برخوردار است.

اشتباهات رایج در بصری کردن

1. در اینجا به چند مورد از اشتباهات رایج در بصری‌ سازی و نحوه‌ی پرهیز از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
2. به جای تمرکز بر زیبایی به قابل فهم بودن اهمیت دهید.
3. تنوع بیش از حد رنگ باعث کاهش عملکرد مغز در درک اطلاعات می‌شود. سعی کنید از رنگ‌ها صرفا برای مشخص کردن اطلاعات مهم استفاده کنید.
4. استفاده زیاد از تکنیک‌های بصری مانند اندازه، رنگ و نوع قلم های مختلف و یا متحرک کردن‌های زیاد، باعث گمراه شدن از نکات اصلی می‌شود.

در نهایت به تعداد محدودی از تکنیک‌های بصری سازی از جمله رنگ، اندازه و نوع قلم اکتفا کنید تا مخاطب از منظور اصلی دور نشود.

جمع‌بندی

در مجموع علایم مدیریت قارچی همانطور که در بالا اشاره شد به راحتی قابل شناسایی هستند. هرچند، با بکارگیری روش‌هایی که توضیح داده شد، می‌توان به روش موثری از مدیریت قارچی پرهیز کرد و با اندازه گیری داده‌ها و به اشتراک گذاری، ذهن کارکنان را روی اهداف سازمان متمرکز کرد.

برگرفته از: www.geckoboard.com