شما به این دلیل استخدام شده‌اید که نتایجی به بار بیاورید. این نتایج باید در سود شرکت مؤثر باشند. اگر به صورت مستقیم یا غیر‌مستقیم برای شرکتتان سوددهی نداشته باشید چطور میتوان هزینه‌ای را که بابت حقوق شما صرف می‌شود، توجیه کرد؟
فقط به این دلیل که مدت زیادی است برای سازمانی کار می‌کنید یا اینکه مرتکب اشتباه نمی‌شوید، لزوما به این معنا نیست که ارزشآفرینی می‌کنید. برای ارزشآفرینی کردن، باید تأثیر مثبت مهمی بر موفقیت شرکتتان داشته باشید و برای خیلی از شرکت‌‌ها این موفقیت در سوددهی خلاصه می‌شود.
بعضی از سازمان‌ها، خصوصا در بخش غیرانتفاعی و دولتی، موفقیت را به روش‌های دیگری ارزیابی میکنند. برای آنها موفقیت ممکن است به معنای کمک کردن به دیگران، یا انجام اقدامی مؤثر برای محیط‌زیست باشد. برای اینکه ارزشآفرینی کرده و ثابت کنید که لایق حقوقی که می‌گیرید هستید، باید ابتدا ببینید سازمان‌تان موفقیت را چطور ارزیابی می‌کند.
چرا ارزشآفرینی مهم است
شاید یکی از مهم‌ترین اقداماتی که در ارتباط با کارتان انجام میدهید فکر کردن به ارزشی باشد که ایجاد می‌کنید. تجربه، وفاداری، اخلاق کاری و وقف کردن خود به کار مهم هستند، اما هیچ کدام از آنها به تنهایی نمی‌توانند به شما اطمینان دهند که در آینده هم در همین سازمان مشغول به کار خواهید بود. ممکن است کار شما شمردن گیره‌های کاغذ باشد و این کار را به سختی و برای مدت طولانی انجام دهید، اما تا زمانی که شمردن گیره‌های کاغذ برای شرکتتان سوددهی نداشته باشد، کسی متوجه تلاشی که می‌کنید نخواهد شد.
پس، دلیل اصلی که شما را وادار می‌کند نگران ارزشآفرینی باشید، نگه داشتن شغل‌تان است. خصوصا این روزها، شرکت‌‌ها اکثرا تمایل دارند که با اعضای کم‌تر و مؤثرتری کار کنند، پس حتما اطمینان حاصل کنید کاری که انجام میدهید ارزش ایجاد کند، و اگر این اتفاق نمی‌افتد، به این فکر کنید که چطور می‌توانید مشارکت بیشتر و مستقیم‌تری در موفقیت شرکتتان داشته باشید، و این کار را هر چه سریع‌تر انجام دهید.
وقتی شغل‌تان را بر مبنای ارزشی که ایجاد کرده ارزیابی می‌کنید، بیشتر قدر کارهایتان را می‌دانید، بدین معنی که در طول روز تا آنجا که ممکن است وقت‌تان را به فعالیت‌هایی می‌گذرانید که مستقیما بر سوددهی تأثیر می‌گذارند. با این دانشی که از ارزش پیدا می‌کنید، می‌توانید برای خود هدف تعیین کنید و کارهایتان را با بازدهی بهتری اولویت بندی کنید.
فعالیت‌های ارزش‌آفرین را شناسایی کنید
افزودن ارزش به سود سازمان‌تان کاری ساده و در عین حال پیچیده است. اساسا برای انجام آن از 2 طریق می‌توانید اقدام کنید:
- درآمد را افزایش دهید.
- هزینه را کاهش دهید.
شما مسئول هستید تا در رساندن شرکت به سوددهی سهیم باشید، زیرا این چیزی است که باعث پرداخته شدن حقوق‌تان می‌شود. آگاهی داشتن به این امر و تمایل به کمک به سازمان‌تان برای اداره شدن به بهترین شکل، کلید موفقیت شما در بلند مدت است.
افرادی که در بخش فروش کار میکنند، راحت‌تر می‌توانند ارزشی را که برای شرکت‌‌شان ایجاد میکنند ارزیابی کنند. اما برای دیگران، موضوع به این آسانی نیست. بنابراین، اگر کارتان خیلی با بخشی که مستقیما به سوددهی و درآمد یا کاهش هزینه مربوط می‌شود فاصله دارد، باید دیدگاهی از سود و زیان داشته باشید.
با تجزیه شرح وظایف کاری شروع کنید. هدف کُلی شغل‌تان چیست؟ این هدف را طوری بازنگری کنید که به سوددهی ارتباط پیدا کند.
شاید هدف مدیر پروژه این باشد که پروژه را با موفقیت، در زمان و با بودجه‌ی معین به پایان برساند. با این تعریف، ارتباط مدیر پروژه با سوددهی مشخص است ولی کسی که مسئول پذیرش است، شاید نتواند به راحتی این هدف را پیدا کند. از نظر سطحی، شاید هدف مسئول پذیرش این باشد که به تلفن‌ها یا به سؤالات مستقیم مشتریان پاسخ دهد، هیچ کدام از اینها مهم بودن شغل مسئول پذیرش را در موفقیت سازمان نشان نمی‌دهد. اما اگر هدف به شکل «دریافت سؤالات مستقیم: توانایی کارکنان در پاسخ‌گویی به مشتریان در زمان مناسب و بهبود خدمات به صورت کُلی» تعریف شود، راحت‌تر میتوان ارتباط آن را با سوددهی نهایی متوجه شد. اگر مسئول پذیرش کارش را به خوبی انجام دهد، بازدهی و خدمات بهبود پیدا می‌کند.
بعد از اینکه هدف‌تان را به سوددهی نهایی شرکت مرتبط ساختید، تمامی فعالیت‌هایتان را ارزیابی کنید تا ارزشی که تولید میکنند را شناسایی کنید. بر فعالیت‌هایی که مستقیم‌ترین ارتباط را به سوددهی دارند تمرکز کنید: اینها فعالیت‌هایی هستند که باید از آنها پشتیبانی کرده و ترویج‌شان کنید. به این فکر کنید چطور می‌توانید این فعالیت‌ها را تکمیل کرده و ارزش بیشتری اضافه کنید و مطمئن شوید افرادی که اطراف‌تان هستند، یا افرادی که باید به آنها گزارش دهید، قدر ارزشی را که شما ایجاد می‌کنید، می‌دانند.
مثال‌هایی از فعالیت‌هایی که ارزش ایجاد میکنند
این مثال‌ها به شما نشان می‌دهند چطور می‌توانید به سازمان‌تان ارزش اضافه کنید:
مثال1
مدیر پروژه‌ای در یک شرکت ارائه دهنده خدمات مالی، مسئول تحویل زیر‌ساخت‌ها برای محصولات جدید است. این فعالیت چطور ارزشآفرینی می‌کند؟ باعث می‌شود محصولات جدید برای فروش به دست مسئولان فروش برسند، و این کار درآمد را افزایش می‌دهد. به همین شکل، مدیر پروژه میتواند با ارائه‌ی سریع و دقیق پروژه‌ها، کاری کند که محصولات جدید در سریع‌ترین زمان ممکن وارد بازار شده و به فروش برسند.
مثال2
حسابداری مسئول ارائه‌ی گزارش‌های مالی به مدیران ارشد است. اما این وظیفه چطور میتواند ارزشآفرینی کند؟ مدیران ارشد می‌توانند با کمک این گزارش‌های مالی تصمیمات استراتژیک آگاهانه‌ای اتخاذ کنند. این کار چطور باعث خلق ارزش می‌شود؟ مدیران ارشد می‌توانند محصولات مناسب را پیدا کرده و بر آنها تمرکز کنند و بدین طریق درآمد سازمان را افزایش دهند. بنابراین، تمرکز حسابدار باید بر ارائه‌ی گزارش‌هایی شفاف، دقیق و به موقع باشد. بررسی سیستم فعلی برای بهبود بازدهی نیز میتواند هدف خیلی خوبی برای یک حسابدار در جهت ارزش‌‌افرینی باشد.
مثال3
دستیار شخصی، مسئول فراهم کردن خدمات پشتیبانی به مدیر اجرایی است. او چطور میتواند با این کار ارزشآفرینی کند؟ او باعث می‌شود که مدیر وقت خود را صرف کارهای کوچک یا روزمره نکند و بدین طریق با آزاد کردن زمان مفید بیشتری برای مدیر، ارزش ایجاد می‌کند.
مثال4
مدیر انبار، مسئول این است که از رسیدن به موقع تمامی سفارشات و اینکه کالاها به خوبی بسته‌بندی شده باشند، اطمینان حاصل کند. این وظیفه چطور ارزشآفرینی می‌کند؟ رضایت مشتریان افزایش پیدا می‌کند. مشتریان سفارشات را بیشتر تکرار میکنند و در نتیجه سود افزایش پیدا می‌کند. همچنین، می‌توانیم تأثیر این کار را در کنترل هزینه هم در نظر بگیریم: اگر بسته بندی محصولات به خوبی انجام نشود و خرابی در آنها ایجاد شود، باید محصولات جایگزین فرستاده شوند و این باعث افزایش هزینه‌ها می‌شود. اگر سفارشات به اشتباه تکمیل شوند، کالاها مرجوع شده و دوباره به انبار برمی‌گردند و کالاهای سالم باید جایگزین آنها شده و دوباره به مشتری فرستاده شوند. این روند به شدت هزینه‌ها را افزایش می‌دهد. اگر سفارشات به اشتباه مدیریت شده باشند، باعث نارضایتی مشتریان و در نتیجه زیان سازمان می‌شود.
وقتی مدیر انبار بر دقیق بودن سفارشات تمرکز کند، ارزشآفرینی می‌کند چون با این کار هزینه‌های اضافی کاهش پیدا می‌کند.
نکته
هزینه‌هایی که در هر ساعت بر شرکتتان اعمال می‌کنید را مشخص کنید. این هزینه‌ها معمولا خیلی بیشتر از چیزی است که تصور می‌کنید، مخصوصا وقتی
بیمه،
مالیات، فضا و تجهیزاتی که از آن استفاده می‌کنید را نیز در نظر بگیرید. دانستن تمامی این حقایق، به شما کمک می‌کند که بر اولویت‌هایی که ارزشآفرینی میکنند تمرکز کنید.
