تقویت مهارت نوشتن با ۱۰ توصیه ساده و کاربردی

آیا از نوشتن لذت می‌برید؟ آیا استعداد ذاتی برای نوشتن دارید؟ همه‌ی همکاران از نوشته‌های دقیق و زیبای شما تعریف می‌کنند؟ تبریک می‌گوییم! به این خاطر که اگر شما در اداره‌ای کار می‌کنید یا کسب‌و‌کار خودتان را دارید، احتمالا یک‌چهارم از زمان خود را صرف یک کار می‌کنید: «نوشتن»

در این مقاله تصمیم داریم که نکاتی برای تقویت مهارت نوشتن را به شما بگوییم که بتوانید بهتر بنویسید.

نوشتن گزارش‌ها، راهنمای شخصیِ کار، پست‌های وبلاگ، متن‌های فیس‌بوک، توئیت‌ها، پیامک‌ها، و خاطرات روزانه بیشتر از یک‌چهارم روزتان را به خود اختصاص می‌دهد.

در دوره‌ای زندگی می‌کنیم که نوشتن همه‌چیز است. بیشتر ماها حداقل در سال 40 هزار کلمه می‌نویسیم. برای همین هم بهتر‌ است یاد بگیریم به بهترین شکل ممکن بنویسیم. بهتر است نویسنده‌ای باشیم که کلمات او بهترین تأثیر را می‌گذارند.

1. واضح بنویسید

قبل از اینکه بنشینید و چیزی بنویسید، از خودتان بپرسید چرا دارم می‌نویسم؟ از نوشته‌ی خود چه نتیجه‌ای می‌خواهید بگیرید؟

می‌نویسید که زندگی کسی را بهتر کنید؟ گروه خود را تشویق کنید که بعد از یک شکست مفتضحانه تلاش خود را از سر بگیرند؟ کارکنان خود را مجاب کنید زمان جلسه‌ی جدید را قبول کنند؟

بهترین نوشته‌ها همیشه هدفی کاملا واضح دارند. اول هدف خود را انتخاب کنید و بعد کار را ادامه دهید.

2. بروید سر اصل مطلب

در دنیای تجارت مختصر نوشتن طلاست. اگر سر اصل مطلب رفتن برای شما سخت است، به فرد یا افرادی فکر کنید که برای آنها می‌نویسید. سعی کنید این جمله‌ها را برای خود کامل کنید:

دلیل نوشتن من…. است.

می‌خواهم بدانید…..

می‌خواهم …. را انجام دهید.

در این‌ صورت انگار یک نقشه‌ی راه برای خود به‌وجود آورده‌اید. اول این نکته‌ها را روشن کنید. در طول کار به آنها بازگردید تا در مسیر اصلی باقی بمانید.

3. ساده بنویسید

آلبرت اینشتین می‌گوید: «اگر مطلبی را متوجه شده‌ باشید، باید بتوانید آن را برای یک کودک 6 ساله توضیح بدهید».

فرض کنید مخاطبان شما همه کودک هستند؛ کودکانی بی‌صبر که به‌آسانی حواس‌شان پرت می‌شود و اصلا حوصله‌ی کلمات سخت را ندارند. می‌توانید در دنیای واقعی با کودکان صحبت کنید. مثلا می‌توانید به کودکی نوپا شغل خود را توضیح دهید. خیلی سریع خواهید دید که صحبت‌کردن شما جذاب و واضح است یا نه.

4. با خوشحالی بنویسید

تا حالا شده وقتی مضطرب هستید، خودتان را «مجبور» کنید که متن زیبایی بنویسید؟ دیده‌اید که تقریبا هیچ‌وقت موفق نمی‌شوید. تحقیقات نشان می‌دهند که وقتی آرام و خوشحال هستید، راحت‌تر می‌توانید از خلاقیت خود استفاده کنید. مثلا می‌توانید دوش بگیرید. وقتی بدن شما سرشار از دوپامین می‌شود، لحظات الهام‌بخش خود را تجربه می‌کنید. مثلا: «به‌به! بهترین عنوان را برای سخنرانی‌ام پیدا کردم!»

خب سر کار که نمی‌توانید دوش بگیرید؛ اشکالی ندارد. قبل از اینکه مشغول نوشتن شوید، می‌توانید از راه‌های دیگری به خودتان آرامش ببخشید. مثلا می‌توانید موسیقی انرژی‌بخش گوش کنید. یک شمع معطر روشن کنید. روی توپ ورزشی بالا و پایین بپرید. هرکاری می‌توانید انجام دهید تا آرامش بگیرید.

5. به خودتان محدودیت زمانی بدهید

در بیشتر موارد هرچه بیشتر وقت برای نوشتن داشته باشید، کارتان خراب‌تر می‌شود. وقتی هدف خاصی از نوشتن دارید و خوشحال و آرام هستید، اولین نسخه از همه بهتر است. لازم نیست دوباره‌و‌دوباره آن را ویرایش کنید.

مثلا می‌خواهید به ایمیل‌های خود برسید؟ به خودتان محدودیت زمانی بدهید. مثلا دو دقیقه برای هر ایمیل. اگر محدودیت زمانی نداشته باشید ممکن است دچار فلج تحلیلی شوید. (فلج تحلیلی یعنی زمان زیادی در مورد چیزی فکر می‌کنید و دیگر نمی‌توانید در مورد آن تصمیم بگیرید.)

می‌توانید فهرستی از آهنگ‌ها را برای خودتان انتخاب کنید که هر کدام فقط 2 دقیقه هستند. به‌این‌صورت، همراه با آهنگ‌ها کار خود را انجام می‌دهید. وقتی آهنگی تمام شد، ایمیل را بفرستید و به سراغ بعدی بروید.

6. از یک الگو پیروی کنید

گاهی اوقات با متنی خیلی خاص و ویژه روبه‌رو هستید که باید حتما در آن احساس درست را منعکس کنید. دراین‌مواقع می‌توانید از یکی از الگوهای شخصی خود پیروی کنید.

«میستر راجرز در این شرایط چه می‌نوشت؟»، «دالایی لاما چه می‌گفت؟»، «ریچارد برنسون در این ایمیل گروهی چه می‌نوشت؟»

7. پایان قوی داشته باشید

در دریای بی‌پایانی از مکالمات الکترونیک غرق شده‌اید؟ سؤال پشت سؤال به سمت شما روانه شده؟ هرگز نمی‌توانید به تصمیم نهایی برسید؟

به‌جای اینکه ایمیل خود را با سؤال به‌پایان ببرید، یک موضع مشخص داشته باشید.

مثلا بنویسید «به نظر من، این روش بهترین روش است. اگر موافقید بنویسید «بله» تا کار را شروع کنیم».

ننویسید: «شما چه فکر می‌کنید؟ می‌خواهم نظر همه را بشنوم».

8. از عبارت‌های جادویی استفاده کنید

از این عبارت‌ها در بالای ایمیل خود استفاده کنید:

• کاری که می‌خواهم انجام دهید.
• خیلی خوشحالم که قرار است شما سخنرانی افتتاحیه‌ی کنفرانس را ارائه دهید.
• کاری که می‌خواهم انجام دهید این است که عنوان سخنرانی، یک قطعه عکس و شرح‌حال خود را به من بگویید.

این عبارت‌‌ها به خواننده‌ی شما به‌روشنی اعلام می‌کند که باید چه کاری انجام دهند. اگر لازم بود می‌توانید بعدا اطلاعات بیشتری به متن خود اضافه کنید: «این مطالب را برای بعدا به‌خاطر داشته‌ باشید».

9. متن خود را بلند بخوانید

هر وقت توانستید متن خود را بلند بخوانید.

متن شما طبیعی به‌نظر می‌رسد؟ به‌نظر نمی‌رسد که ربات‌ها آن را نوشته‌اند؟ جملات شما آن‌قدر بلند هستند که نمی‌توانید تمامش را یک‌نفس بخوانید؟ غلط املایی یا کلمات اضافه پیدا کردید؟ اگر بله، آنها را درست کنید و دوباره بخوانید.

گاهی اوقات امکان بلندخواندن وجود ندارد. مثلا نمی‌خواهید مزاحم کار همکاران شوید. دراین‌صورت، وقتی کلمه‌ای را به‌آرامی می‌خوانید یک بار انگشت خود را روی میز بزنید. کار عجیبی است. ولی این کار به‌خوبی بلندخواندن عمل می‌کند.

10. همه را خوشحال کنید

دیوید واگنر (David Wagner) مدیرعامل باشگاه و استخر جووت معمولا از خوشحال‌کردن دیگران سخن می‌گوید. او فقط از طریق توجه به مراحل کار عمل نمی‌کند. او می‌خواهد منبع انرژی مثبت باشد و همه را تشویق کند. او می‌خواهد همه را خوشحال کند.

وقتی چیزی می‌نویسید، مثلا ایمیل یا پیغام یا توئیت، این فرصت را دارید که کسی را خوشحال کنید. اکثر اوقات فقط باید چند کلمه‌ی خوشایند بگویید، با خوش‌فکری از کسی تعریف کنید، یا یادآوری باملاحظه برای آنها بفرستید. کاری کنید مخاطب شما به خود بگوید: «چه حرف خوبی، واقعا مرا خوشحال کرد».

هرچه می‌نویسید و هر کاری که برای موفقیت می‌کنید، سعی کنید دیگران را خوشحال کنید.

چه نوشتار شما عالی باشد، چه نباشد، اگر نیت خیر داشته باشید موفق می‌شوید.