غیبت در محیط کار، معضلی است که مدیران همواره با آن مواجه بوده و تاثیراتی منفی بر میزان بهره‌وری، کارامدی، روحیه و عملکرد کلی کسب و کارها دارد. در دنیای رقابتی کسب و کارها، مدیریت موثر در جهت کاهش غیبت، امری ضروری به منظور حفظ نیروی کار توانمند و با انگیزه در محیط کار محسوب می شود.
سیستم های حضور و غیاب، راهکاری هوشمندانه و موثر برای حل این معضل به شمار می آیند. این سیستم ها با بهره گیری از فناوری های جدید، ابزارهایی قدرتمند در اختیار کارفرمایان قرار می دهند تا از طریق آن ها بر الگو های حضور و غیاب پرسنل نظارت داشته باشند و از طریق داده های به روز، اصلاحات و اقدامات لازم را انجام دهند. در این مجال می خواهیم به تاثیرات مخرب غیبت، سیستم های حضور و غیاب و مزایای بسیار این سیستم ها، هم برای کارفرما و هم پرسنل، بپردازیم. با ما همراه باشید.
تاثیرات مخرب غیبت
غیبت که به عدم حضور فرد به طور مکرر یا عادت وار در محیط کار اطلاق می گردد، از علل مختلفی از جمله بیماری، مسائل شخصی، نارضایتی شغلی و عدم مشارکت فعالانه ناشی می شود. علت غیبت هرچه که باشد، نتایج آن بر سازمان اغلب مخرب خواهد بود. از جمله:
کاهش تولید و بهره‌وری: زمانی که کارکنان غایب هستند، کار آن ها ناتمام باقی مانده و ناگزیر بین کارکنان حاضر تقسیم می شود. این امر موجب افزایش حجم کاری، فشار بر پرسنل حاضر و کاهش بهره‌وری و تولید می گردد.
افزایش هزینه ها: غیبت، هزینه هایی را به طور مستقیم و غیر مستقیم بر سازمان تحمیل می کند؛ از جمله پرداخت استعلاجی، هزینه استخدام نیروی کار جایگزین و موقت و حقوق اضافه کار پرسنل حاضر.
انگیزه زدایی از پرسنل: غیبت های مکرر باعث رنجش خاطر پرسنلی می گردد که بار وظایف غایبین را به دوش می کشند و این عامل در ایجاد نارضایتی و جو سنگین محیط کار نقش دارد.
کاهش رضایت مشتریان: مسئله غیبت در حوزه تعامل با مشتریان نیز اثرگذار می باشد. در حقیقت، غیبت موجب اختلال در خدمات رسانی و پاسخگویی و در نهایت، نارضایتی و عدم وفاداری مشتریان می گردد.
بار مضاعف بر دوش مدیریت: مدیریت غیبت های مکرر، مستلزم صرف زمان و تلاش زیاد از سوی سرپرستان و متخصصان منابع انسانی بوده و آن ها را از پرداختن به سایر فعالیت های مهم باز می دارد.
با توجه به تاثیرات منفی غیبت که در بالا بدان ها پرداختیم، پر واضح است که کاهش میزان غیبت امری لازم و ضروری برای هر سازمانی است که در پی حفظ عملکرد عالی و رضایت پرسنل خود می باشد.
با استفاده از یک نرم افزار حضور غیاب خوب می توانید ورود و خروج کارکنان سازمان را به بهترین شکل کنترل کنید و نظارت کامل بر حضور و غیبت پرسنل داشته باشید.
نرم افزار حضور غیاب راهکاری مطمئن در برابر غیبت
سیستم های حضور و غیاب راهکارهایی فناوری محور هستند که به منظور رهگیری، مدیریت و ثبت دقیق حضور و غیاب پرسنل طراحی شده اند. این سیستم ها که در مسیر تحولات دیجیتالی، از دستگاه حضور غیاب قدیمی به نرم افزارهای پیشرفته تغییر شکل داده اند، ویژگی های بسیاری دارند که در ادامه مقاله به برخی از آن ها در سیستم های حضور و غیاب مدرن می پردازیم:
رهگیری زمان به صورت خودکار: سیستم های ثبت حضور غیاب با استفاده از شیوه‌هایی مانند اسکنرهای بیومتریک، کارت های رادیو شناسه (RFID) و یا اپلیکیشن های گوشی های هوشمند می توانند زمان ورود و خروج پرسنل را در هر روز کاری به طور خودکار ثبت کنند.
نظارت حقیقی: مدیران می توانند با استفاده از سیستم های کنترل تردد، به داده هایی حقیقی در مورد پرسنل دست پیدا کنند و در صورت بروز هر گونه مشکل، فورا تصمیم گیری و اقدام نمایند.
مدیریت مرخصی: سیستم های کنترل تردد، فرایند درخواست و تایید یا رد درخواست را از طریق قابلیت گردش کار پرسنل تسهیل نموده اند.
قابلیت ادغام با سیستم های پرداختی: سیستم های ثبت حضور غیاب از طریق ادغام با سیستم های پرداختی، محاسبه دقیق دستمزد کارکنان را بر اساس داده های حضور و غیاب پرسنل امکان پذیر ساخته اند.
اخیرا مطالعاتی در خصوص تاثیرات استفاده از سیستم های ثبت حضور غیاب مدرن در صنایع و سازمان های مختلف صورت گرفته است که نتایج قابل ملاحظه ای را به دنبال داشته اند. در ادامه به آن ها می پردازیم.
یکی از شرکت های تولیدی بزرگ، با معضل غیبت بیش از حد پرسنل خود مواجه شد. این معضل که بر برنامه های تولیدی و زمان تحویل محصولات تاثیراتی منفی گذاشته بود، این شرکت تولیدی را مجبور به راه‌اندازی یک نرم افزار ثبت حضور و غیاب بیومتریکی نمود. این سیستم بیومتریکی توانست در ظرف مدت 6 ماه میزان غیبت پرسنل را تا 25 درصد کاهش دهد. قابلیت نظارت حقیقی و گزارش دهی سیستم حضور و غیاب به مدیران شرکت تولیدی این امکان را داده بود تا پرسنلی را که بیش از سایرین و به کرات غیبت داشتند، شناسایی کرده و از طریق گفتگو با آن ها علت غیبتشان را جویا شده و مشکلات را برطرف کنند.
مطالعه دوم در بخش بهداشت و سلامت انجام گرفت. رئیس بیمارستانی که با غیبت زیاد پرستاران خود مواجه شده بود، تصمیم گرفت از یک سیستم کنترل تردد و ثبت حضور و غیاب مبتنی بر فناوری رادیو شناسه استفاده کند. این سیستم، داده هایی حقیقی در مورد حضور پرسنل ارائه داده و به مسئولان در برنامه ریزی شیفت های کاری و تخصیص منابع کمک بسیاری کرده بود. در نتیجه استفاده از این سیستم، میزان غیبت پرسنل این بیمارستان به 20 درصد کاهش یافت و رسیدگی به بیماران به موجب حضور مستمر کادر درمان بهتر صورت می گرفت.
نتیجه‌گیری
همان طور که دیدید، استفاده از سیستم های پیشرفته ثبت حضور و غیاب، نرخ غیبت را به میزان قابل توجهی کاهش داده و در افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه های سازمان نقش مهمی ایفا می کند. در این راستا، متخصصان شرکت مهندسی حضور غیاب کسرا نرم افزار های حضور و غیاب مدرن و پیشرفته ای را تولید نموده اند که با بیش از 50 قابلیت نوین، گزینه ای مطمئن و موثر جهت مبارزه با غیبت محسوب می‌شوند. برخورداری از سیستم کارتخوان پرسنل، سیستم مدیریت کارکرد، ارائه برنامه حضور و غیاب، قابلیت ردیابی لحظه ای پرسنل خارج از شرکت با استفاده از لایو لوکیشن، امکان ثبت درخواست جابجایی و جایگزینی در شیفت و ساختار توسط پرسنل، امکان تشخیص تردد ناقص توسط نرم افزار، قابلیت ثبت درخواست توسط پرسنل، امکان تعریف انواع کاردکس، نامحدود بودن تعداد تردد در یک روز کاری و امکان ثبت درخواست ماموریت درون شهری و برون شهری با محاسبات مخصوص، تنها بخشی از قابلیت های گوناگون نرم افزار حضور و غیاب ساخت شرکت کسرا می باشد. همین حالا می توانید برای مشاوره با متخصصان و کارشناسان شرکت مهندسی حضور و غیاب کسرا با شماره های 02141452000 و 03134104 تماس بگیرید.